orgavision | Es lebe die Dokumentation! | Tipps und Tricks: Benutzerimport mit Excel

Bereits seit einigen Monaten verfügbar bietet der automatische Benutzerimporter auf Basis von Excel-Dateien nicht nur einen sehr komfortablen Mechanismus für den einmaligen Import von Benutzern und Rollen, sondern man kan damit sogar die Anwender im orgavision mittels Excel auch immer aktuell halten.

Berlin,

7. August 2011

Aufbau der Exceldatei

Die Excel Tabelle für den Import von Benutzern besteht im Prinzip aus drei Teilen bzw. Blättern.

Den eigentlichen Anwendern mit allen Ihren Daten wie Name, Titel, Login-ID, etc., aber auch entsprechende Rollen und Rechteprofile (s. unten) können dem Nutzer beim Import direkt zugeordnet werden.
Rollen inkl. Ihrer Beschreibung
Die typischen Rechteprofile eines Benutzers (Darf nur lesen, Admin-Recht etc.), die beim Import sofort den Nutzern zugeordnet werden.

Sowohl Rollen als auch Nutzern kann ein Zielverzeichnis mitgegeben werden, in dem die Nutzer angelegt werden. Wichtig ist dabei , dass wann immer Elemente referenziert werden, dies nie über den Namen in orgavision geschehen kann, sondern nur über die (weltweit) eindeutige ID des Elements, die immer in der URL des Browsers sichtbar ist, zum Beispiel:

http://orgavision.orgsolution.de/folder.html?id=100a3286-336a-42ff-aa8b-c1a78f7eae82.

So kann den Benutzern eine neue Rolle aus dem Excel zugewiesen werden (dann die entsprechende ID aus dem Excel benutzen) aber auch eine bestehende Rolle über eine 32stellige orgavision-ID. Damit lassen sich elegant auch eine größere Anzahl Nutzer direkt in das System importieren. Aber nicht nur der einmalige Import ist möglich, sondern die Benutzer können auch mit dem Excel synchron gehalten werden: optional kann jedem Benutzer eine eindeutige ID im Excel (erste Spalte) zugeordnet werden. Diese kann vom Anwender frei vergeben werden und könnte z.B. die entsprechende Personalnummer sein. Die Nummer muss aber eindeutig sein und es auch bleiben.

Damit erkennt orgavision beim Import, ob es sich um schon existierende Nutzer handelt, und aktualisiert die Daten gegebenenfalls. Über diesen Mechanismus können Benutzer auch deaktiviert werden.

Wo finde ich das Tool?

Der eigentliche Import kann nur der admin-Benutzer (Login: admin) starten. Der Befehl befindet sich im Menu Einstellung "Benutzer importieren".

Hier findet sich auch ein Link auf ein Muster-XLS für den Download, dass bereits das richtige Format hat. Den Import startet man dann einfach durch den Upload der fertigen Exceldatei. Optional kann man auch CSV- (Komma separierte) Dateien verwenden: das System fragt dann dreimal nach einer CSV-Datei, je einmal für die Nutzer, die Rollen und die Rechte.

Beim Import kann man dann auch entscheiden, ob die neuen Nutzer eine Willkommens-Email erhalten sollen und oder ein Passwort.

Da die Nutzerdaten meist in verschiedensten Systemen enthalten sind, und diese vielfach über die Möglichkeit eines Excel-Exports verfügen, können so auch eine große Anzahl von Nutzern schnell und sicher in das neue orgavision System importiert und wahlweise sogar über diesen Weg aktuell gehalten werden. Die Möglichkeiten von Excel selber helfen dann ggf. sogar, diese Daten in das richtige Format zu bringen. Mehr Informationen finden sich auch im Benutzerhandbuch hierzu.