Web-Software optimiert das Management von Dokumenten für die Qualitätssicherung

Tuning der Unternehmensorganisation mit "Workflow 2.0"

Millionenbeträge gehen den Unternehmen durch mangelnde Prozessqualität verloren. Oft ist Bauchgefühl statt exakter Daten die Handlungsgrundlage von Mitarbeitern. Das lässt sich mit einfachen Mitteln ändern. Dokumentationssoftware – bereitgestellt als preiswerter Webservice – erlaubt das Aufsetzen und Verwalten von Verfahrensanweisungen in Eigenregie. So kann jetzt jedes Unternehmen Qualitätsmanagement betreiben und durch Prozessoptimierung sowie effizientes Arbeiten seine Kosten senken.

Für Benjamin Kolb, Geschäftsführer des auf Unternehmensdokumentation spezialisierten Anbieters Orgavision aus Berlin, gewinnen Qualitätsaspekte zunehmend an Bedeutung: »Die Unternehmen sind unter den gegenwärtig schwierigen Marktbedingungen dazu gezwungen, ihre Prozesse mit Qualitätsmanagement zu optimieren. Gleichzeitig werden insbesondere bei Dienstleistungen neue Maßstäbe angesetzt. Hier zählt nicht nur Lieferqualität von innen, sondern auch von außen oktroyierte Prozessqualität. Ohne Zertifizierungen nach DIN oder ISO läuft auch bei kleinen und mittleren Unternehmen oder bei gemeinnützigen Einrichtungen bald gar nichts mehr.«

Doch nicht immer und überall hat Qualität hohe Priorität, geschweige denn, dass aufwendig erstellte Vorgaben tatsächlich Grundlage der täglichen Arbeit sind. Oft werden Qualitätshandbücher nur geschrieben, um sie in Aktenschränken verstauben zu lassen. Beim Landesausschuss für Innere Mission (LAFIM) ist das anders. Klaus Ehrmann, Beauftragter für Qualitätsmanagement (QM) bei der LAFIM-Einrichtung Fliedners Wohn- & Werkstätten in Brandenburg/Havel, sieht den hohen Anforderungen an QM im Pflegebereich entspannt entgegen: »Wir beschäftigen uns schon seit langem mit QM und haben gute Tools zur Steuerung unserer Prozesse im Einsatz.« Heute kann Ehrmann seinen Mitarbeitern auf Basis von Orgavision einen rollenbasierten Zugriff auf sogenannte Vorgabedokumente, mit denen die Einrichtungen die Qualität ihrer Services sicherstellen, geben. So ist gewährleistet, dass alle am Q-Prozess Beteiligten am gleichen Strang ziehen.

Ehrmann zufolge ist QM die Basis für effiziente Arbeits- und Pflegevorgänge im Unternehmen. Und die sind heute dringend notwendig. Vor dem Hintergrund der geringer werdenden Budgets findet in Eingliederungshilfe- und Pflegeeinrichtungen derzeit ein harter Konkurrenzkampf um Finanzierungen statt. Gleichzeitig sollen unterstützungsbedürftige Menschen beim LAFIM adäquate und sinnvolle Betreuung erhalten. »Wenn kommunale Zuteilungen immer härter diskutiert werden, müssen wir stichhaltige Argumente haben, um unsere Kostensätze durchsetzen zu können«, stellt Ehrmann fest. Doch diesem Wettbewerb stellen sich die Brandenburger mittlerweile gerne: »Weil wir hier mit der neuen Software gut organisiert sind, macht QM als Grundlage für erfolgreiche Verhandlungen mit den Trägern und infolgedessen einen nachhaltigen Betrieb sogar Spaß. Wir sehen, dass unsere QM-Maßnahmen greifen, wir haben Argumente und können etwas bewegen.« Mit insgesamt 20 Hauptprozessen, 30 Verfahrensanweisungen und 300 Formblättern organisiert Ehrmann das LAFIM-QM. Alle Vorgabedokumente werden unter Orgavision zur Verfügung gestellt. Neben Ehrmann selber greifen etwa 30 Mitarbeiter aus der mittleren Leitungs- und Beratungsebene auf die Software zu.

Qualitätsmanagement als Führungsinstrument einsetzen

Was beim LAFIM im Bereich sozialer Einrichtungen funktioniert, rangiert Benjamin Kolb zufolge zwar schon weit über dem Durchschnitt hiesiger QM-Installationen, stellt aber erst die halbe Strecke auf dem Weg zum Qualitätsgipfel dar. Der Orgavision-Chef sieht weiteres Rationalisierungspotenzial, wenn QM als Führungsinstrument im Unternehmen integriert wird: »Über 80 Prozent der Unternehmen arbeiten bei QM immer noch auf der untersten Digitalisierungsstufe, haben ineffiziente QM-Prozesse bei der Dokumentenlenkung und akzeptieren damit versteckte Kosten. Mit integrierenden Tools lässt sich das effizienter gestalten – und zwar mit Einsparungen von bis zu 40 Prozent beim Dokumentenlenkungsprozess.«

Entsprechende Werkzeuge für effizientes Dokumentenmanagement und damit einher gehende Optimierung der Qualitätsprozesse müssen nach den Worten von Kolb nicht teuer sein. Gerade der Software-as-a-Service-Ansatz ist eine interessante Alternative sowohl zu anderer webbasierter Software wie Web-Content-Management-Systemen (WCMS) oder Wikis und erst recht zu komplexen Enterprise-Content-Management-Systemen, in denen das Dokumentenmanagement nur eine Funktion unter vielen darstellt.

So erfüllen WCMS und Wikis jeweils nur Teilbereiche der für QM erforderlichen Funktionen. WCM-Systeme bieten keine vordefinierten Inhaltstypen wie Abläufe oder Rollen, welche eine Abbildung von Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen unterstützen. Ausserdem fehlt ihnen ein Vorgehensmodell für die Erstellung von Organisations- beziehungsweise QM-Handbüchern. Wikis, eine spezielle Form von WCMS, haben Wissensmanagement als Zielsetzung und bilden daher Systeme, welche die freie Erstellung von Inhalten in einfacher Notation und eine simple interne Verlinkung von Begriffen erlauben. Was diesen Tools aber in Bezug auf integriertes QM fehlt, sind Freigabemechanismen und Berechtigungen.

Online-Tools bieten enormes Optimierungspotenzial

Auch Enterprise Content Management-Systeme (ECMS) werden oft als Applikationen gesehen, mit denen sich Dokumenten- und Qualitätsmanagement quasi im Vorbeigehen gleich mit erledigen lässt. Doch ECMS dienen in erster Linie der produktiven Nutzung von Dokumenten aller Art, insbesondere in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern. Damit fehlt auch den ECMS ein Vorgehensmodell für die Erstellung von Organisations- beziehungsweise QM-Handbüchern. Die benötigten Inhaltsformen sind nicht in der erforderlichen Form mit den wichtigen semantischen Verknüpfungen in der Software abgebildet.

Allerdings gibt es interessante Überschneidungen zwischen ECM-Systemen und Tools für die Dokumentenverwaltung. So sehen »komplette« ECM-Systeme unter anderem die Erstellung von Inhalten über ein Web Content Management vor. Doch stehen in einer solchen Lösung die Informationen, die erfasst werden, nicht in einem so konsequenten semantischen Zusammenhang wie etwa bei Orgavision. Der Grund: ECM-Systeme haben einen breiteren Fokus und damit allgemeinere Methoden, um Informationen zu erfassen.

Größter Vorteil von Dokumentations-Tools, die im SaaS-Verfahren angeboten werden, ist die Verbesserung der Dokumentenlenkung. Mit einem Online-System hat ein Anwender nicht nur die Möglichkeit, Vorgabedokumente allen Mitgliedern einer Arbeitsgruppe zuzuleiten. Er kann Mitarbeiter auch aktiv an der Ausarbeitung der Struktur – beispielsweise eines Handbuches – beteiligen. Zudem ist der Zugriff der Mitarbeiter deutlich höher als bei der Nutzung klassischer Ordnerformen oder gar ausgedruckter Formulare. Das Ergebnis ist ein »gelebtes« Qualitätsmanagement in Unternehmen, die ihre Organisation durch engagierte Beschäftigte permanent verbessern.

Ines Brunner