Die 5 größten Hürden fürs QM mit SharePoint – und wie man sie elegant nimmt

Hier zeigen wir Ihnen die fünf größten Hürden beim QM mit SharePoint – und verraten, wie man sie elegant nimmt. 

Software einrichten

Die umfangreichen Funktionen von SharePoint erfordern IT-Kenntnisse, die über das normale Maß hinausgehen. Objekte, Logiken und Abläufe müssen selbst erdacht und angelegt werden. Viele Nutzer:innen verwenden SharePoint daher nur als Dateiablage, ohne die tiefergehenden Funktionen auszuschöpfen. 

… und Sprung!

• Stellen Sie sich gut mit Ihren IT-Expert:innen (Tipp: Muffins) oder setzen Sie einen eigenen Administrator ein, um SharePoint fachgerecht nach Ihren Bedürfnissen zu konfigurieren. 
• Keine IT-Kapazitäten, kein Budget für einen SharePoint-Admin? Dann denken Sie doch einmal über eine spezifische QM-Software mit vordefinierten Logiken und Abläufen nach: Kostet in der Regel viel weniger als der IT-Support – und SharePoint nutzen Sie einfach weiterhin als Dateiablage.

Benutzerfreundlich arbeiten

SharePoint überwältigt viele Nutzer:innen durch seine vielen Funktionen. Zudem ist die Benutzeroberfläche nicht sehr intuitiv angelegt. 

… und Sprung!

• Definieren Sie die häufigsten Nutzungsszenarien und erstellen Sie einfache Anleitungen und FAQ-Dokumente, auch in Form von kurzen Videos (Tool-Tipp: Loom). 
• SharePoint-Schulungen sind Ihnen zu arbeitsintensiv? Dann lohnt sich der Blick auf eine intuitivere Lösung wie eine spezifische QM-Software, die auf kinderleichte Nutzung setzt – auch mobil.

Dokumente lenken

Ob Sie sich nach ISO 9001 zertifizieren lassen möchten oder nicht: Eine saubere Dokumentenlenkung erfordert Versionierungen und klare Freigabeprozesse.

… und Sprung!

• Natürlich bietet SharePoint Versionierungs- und Workflow-Optionen. Wie Sie Veröffentlichungsprozesse aufsetzen und Kenntnisnahmen einholen, haben wir in diesem Blogartikel zusammengestellt.
• Weder Zeit noch Nerven, sich mit den SharePoint-Funktionen auseinanderzusetzen? Schnell und einfach geht’s mit einer QM-Software, die extra für die Dokumentenlenkung erdacht wurde. 

Zugriffsrechte vergeben

Die Verwaltung von Zugriffsrechten kann sich kompliziert gestalten, wenn einzelne Mitarbeitergruppen unterschiedliche Rechte benötigen.

… und Sprung!

• Erstellen Sie Nutzergruppen mit spezifischen Rechten (bzw. bitten Sie die IT darum) und nutzen Sie dann die Möglichkeit, Berechtigungen auf Dokumenten- und Ordner-Ebene zu vergeben. Tipp: Immer Rollen oder Gruppen berechtigen – keine Einzelpersonen.
• Sie möchten so etwas unkompliziert selbst anlegen und ändern können? Definieren Sie Rollen und Rechte selbst mit wenigen Klicks anhand einer spezifischen QM-Software.

SharePoint ergänzen

Was SharePoint in puncto QM nicht gut löst, übernimmt meist ein anderes Produkt aus der Microsoft-Familie oder ein externes Tool. Das kostet dann allerdings extra – und aufgrund der Schnittstellen gilt es, die Microsoft-Update-Politik im Blick zu behalten. 

… und Sprung!

• Welche Tools SharePoint auf welche Weise ergänzen, erklären wir in unserem zweiten Blogartikel. 
• Falls Sie sich alle QM-Funktionalitäten gebündelt in einer Software wünschen, die auch noch als SaaS-Lösung läuft (Updates, Backups und Wartung übernimmt der Hersteller): Herzlich willkommen bei uns!

Fazit

SharePoint bietet so viele Möglichkeiten, dass es sich selbstverständlich auch für Prozesse im Qualitätsmanagement einsetzen lässt. Mit der richtigen IT-Unterstützung und einer sorgfältigen Planung kann das Projekt gut gelingen! 

Wer sein Qualitätsmanagement jedoch einfacher und lebendiger gestalten möchte, sollte über eine spezifische QM-Software nachdenken. Zugegeben, wir sind da etwas voreingenommen: Schließlich haben wir orgavision entwickelt, um Transparenz, Zeitersparnis und Teilhabe in Ihren QM-Arbeitsalltag zu bringen. (Unser Ziel? Ach, bloß eine bessere Welt. 😉)

Egal, ob Sie sich von SharePoint oder einem anderen Tool unterstützen lassen: Wir wünschen Ihnen in jedem Fall, dass Sie sämtliche Hürden mit Leichtigkeit nehmen!