Integrierte Managementsysteme: Ihr Leitfaden für effiziente Unternehmensführung
Wieso unterschiedliche Systeme einzeln managen, wenn sie sich auch zusammenführen lassen? Genau das leistet ein Integriertes Managementsystem, kurz IMS. Ob Qualitäts-, Umwelt- oder Sicherheitsmanagement – ein IMS hilft dabei, gängige Standards und Normen einheitlich umzusetzen.
Einfach erklärt: Was ist ein Integriertes Managementsystem?
Definition: Ein integriertes Managementsystem (IMS) vereint mehrere Managementsysteme zu einer umfassenden Lösung. Ziel ist es, Doppelaufwände zu reduzieren, etwa bei internen und externen Audits. Unternehmen können auf diese Weise verschiedene Systeme, wie das Qualitätsmanagement nach ISO 9001:2015, das Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001, das Umweltmanagement nach ISO 14001, das Arbeitssicherheitsmanagement nach ISO 45001, das Energiemanagement nach ISO 50001, das Wissensmanagement und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) in einem gemeinsamen Rahmen bündeln. Überschneidungen zwischen den Systemen lassen sich so effizient identifizieren und die verschiedenen Anforderungen miteinander verknüpfen.
Welche Ziele verfolgt ein Integriertes Managementsystem?
Ein integriertes Managementsystem (IMS) zielt vor allem darauf ab, zentrale Funktionsbereiche eines Unternehmens wie Geschäftsprozesse, den KVP, Dokumentenlenkung und Risikomanagement optimal zu vereinen. Durch die Zusammenführung dieser Elemente soll es die Effizienz steigern und Reibungsverluste durch isolierte Systeme vermeiden. Eine übersichtliche Prozessdokumentation und die integrierte Benutzer- sowie Dokumentenverwaltung erhöhen dabei die Effektivität eines solchen Systems enorm. Diese weiteren wichtigen Ziele setzen sich Unternehmen bei der Einführung ihres IMS:
- die Komplexität von Unternehmensprozessen bewältigen
- klare Unternehmensziele definieren und die Effizienz kontinuierlich erhöhen
- die Zufriedenheit ihrer Kund:innen und das Wohl ihrer Mitarbeiter:innen steigern
- alle relevanten Parameter – vom Qualitätsmanagement über die Arbeitssicherheit bis zum Umweltschutz – in einem integrierten Managementsystem effizient gestalten
- grundsätzlich die Effektivität der Unternehmensabläufe maximieren.
Vorteile von Integrierten Managementsystemen
Ein Integriertes Managementsystem überzeugt gleich mit mehreren, wegweisenden Vorteilen. Den größten Benefit markieren die durch ein IMS vereinten Unternehmensziele und die damit verbundene zentralisierte Steuerung der zugehörigen Prozesse. Dadurch verbessern sich beispielsweise die Bereiche Umweltschutz, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterwohl kontinuierlich. Möglich ist dieser Quantensprung dank der effizienten Verknüpfung von Qualitäts-, Umwelt-, Arbeits- und IT-Sicherheits- sowie Energiemanagement.
Durch transparente und dokumentierte Prozesse steigert das IMS zudem die Mitarbeitermotivation erheblich. Gleichzeitig reduziert es für alle Beteiligten den Verwaltungsaufwand: Unternehmen sparen somit Zeit und Kosten. Die überall spürbaren Synergieeffekte zeigen sich auch bei Schulungen und Audits, die sich im Rahmen eines IMS perfekt kombinieren lassen. Das IMS schafft darüber hinaus klare Strukturen, die die interne und externe Kommunikation verbessern und die Glaubwürdigkeit gegenüber Kund:innen und Geschäftspartner:innen erhöhen.
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Meilensteine zur Implementierung eines Integrierten Managementsystems
Jede Organisation verfolgt individuelle Ziele und stellt eigene Anforderungen an ein integriertes Managementsystem. Der Weg zum eigenen IMS beginnt oft mit einem bestehenden Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001. Die meisten Unternehmen integrieren nach und nach weitere Systeme, wie beispielsweise das Umweltmanagement nach ISO 14001, das Energiemanagement nach ISO 50001 oder das Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement nach ISO 45001. Die Erfahrung unserer orgavision-Berater:innen zeigt: Je eher Organisationen den Fokus auf ein integriertes System legen, umso schneller profitieren sie von reibungslosen und effizienten Prozessen.
Mit den folgenden zehn Meilensteinen dieser kleinen Roadmap gelingt der Start in das eigene IMS:
- Erkenntnisgewinn: IMS ist ein Gewinn für die eigene Organisation und schafft zahlreiche Vorteile.
- Top-Management überzeugen und ins Boot holen: Ohne C-Level-Support wird es nichts. Die oberste Führungsebene muss von der Einführung eines IMS überzeugt sein und die notwendigen Ressourcen bereitstellen.
- Soll-Ist-Vergleich: Eine Gap-Analyse hilft dabei, die Lücken zwischen den aktuellen Managementprozessen und den Anforderungen der entsprechenden ISO-Normen zu schließen.
- Projektplan erstellen und Verantwortlichkeiten festlegen: Die Planung enthält alle notwendigen Schritte, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und legt den Zeitrahmen für die IMS-Einführung fest.
- Externen Softwarepartner suchen: Eine Eigenentwicklung bindet Ressourcen. Der Markt bietet praxisbewährte Lösungen, wie beispielsweise orgavision.
- Personal schulen: Die Schulungen aller Mitarbeiter:innen zu den entsprechenden ISO-Normen sowie die Klärung spezifischer Rollen und Verantwortlichkeiten sichern den Weg zu einem erfolgreich integrierten MS.
- Dokumentieren: Um den Normanforderungen zu entsprechen, braucht es alle notwendigen Dokumente und Prozessbeschreibungen.
- Implementierung intelligenter Prozesse: Führen Sie die festgelegten Verfahren und Kontrollen ein und überwachen Sie Leistungsindikatoren durch interne Audits.
- Lernen und Anpassen: Ein IMS lebt! Darum sollten die Verantwortlichen es regelmäßig weiterentwickeln, Schwachstellen identifizieren und nutzerorientierte Anpassungen sowie Verbesserungen vornehmen.
- Effektivität messen: Den Erfolg eines IMS messbar zu machen, ist wichtig für seine Akzeptanz im Unternehmen und seine Weiterentwicklung.
- Externes Audit: Eine externe Zertifizierungsstelle überprüft, ob das IMS alle Anforderungen der jeweiligen ISO-Norm vollständig abbildet.
Wichtige Begriffe für ein Integriertes Managementsystem kurz zusammengefasst:
Was ist eine High Level Structure?
Die High Level Structure (HLS) sorgt für eine einheitliche Struktur von Managementsystemnormen. Sie legt standardisierte Kerninhalte, Anforderungen sowie gemeinsame Begriffe und Definitionen fest.
Was ist ein EFQM-Modell?
Das EFQM-Modell ist ein global anerkanntes Management-Framework, das Organisationen hilft, ihre Leistung zu verbessern, Veränderungen zu managen und Nachhaltigkeit zu fördern. Es unterstützt eine ganzheitliche Betrachtung von Führung, Prozessen und Ergebnissen.
Was ist Total Quality Management (TQM)?
Total Quality Management (TQM) ist ein umfassendes Qualitätsmanagementsystem, das alle Unternehmensbereiche einbezieht. Es fokussiert sich auf Kundenzufriedenheit und fördert kontinuierliches Lernen und Verbesserungen.
Fallstricke umgehen, Herausforderungen meistern
Ein eigenes IMS einzuführen, kann ein steiniger Weg sein. Unternehmen stoßen dabei auf verschiedene Herausforderungen, die sie meistern müssen. Ein zentrales Problem liegt mitunter in der Kultur und Denkweise der verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens: Teams für Qualität, Umwelt und Energie arbeiten oft mit unterschiedlichen Prioritäten und Methoden. Die Zusammenführung dieser Bereiche kann auf Widerstände stoßen, da die Mitarbeiter:innen befürchten, ihre Verantwortungsbereiche zu verlieren.
Ein weiterer Fallstrick ist der hohe Dokumentationsaufwand. Die Harmonisierung der verschiedenen Dokumente und Berichte erfordert viel Zeit und Sorgfalt. Dabei müssen auch die Zugriffsberechtigungen im Fokus bleiben – insbesondere mit Blick auf sensible Informationen.
Eine dritte Herausforderung bildet der bürokratische Aufwand, der durch die getrennte Systemverwaltung unweigerlich entsteht. Oft wurden die Systeme unabhängig voneinander aufgebaut, was den Überblick erschwert und die Arbeitslast erhöht. Hinzu kommt die Gefahr doppelt entstehender Arbeit: Anpassungen an Dokumenten müssen an vielen Stellen gleichzeitig erfolgen, was oft unnötig Zeit für wiederkehrende Tätigkeiten kostet.
Die gute Nachricht: Fast alle Aufreger federt eine praxisbewährte IMS-Software erfolgreich ab. Mit orgavision zum Beispiel wird das eigene Integrierte Managementsystem zu einer echten Erfolgsmaschine. Ob Prozesslandkarte, Intranet, Knowledge Base, Kantinenplan, Verbesserungsvorschlagsecke oder Wiki: Die bei Hunderten von Organisationen eingesetzte Lösung schafft Ordnung und Struktur. orgavision bietet alle technischen Möglichkeiten, die ein IMS braucht. Die Software deckt dabei jede Norm und jedes Regelwerk ab – vom Qualitätsmanagement bis zur Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz.
Fazit: Integrierte Managementsysteme: Effizienz und Struktur in einem
Ein Integriertes Managementsystem (IMS) führt verschiedene Managementsysteme zusammen. Im Ergebnis entstehen unter anderem klare, strukturierte Prozesse für alle Unternehmensbereiche. Mit einem IMS profitieren Organisationen auf vielen Ebenen – unter anderem von Effizienzsteigerungen und optimierten Abläufen. Die erfolgreiche Implementierung eines IMS kann jedoch trotz durchdachter Planung einige Herausforderungen mit sich bringen. Mit einer praxisbewährten Softwarelösung wie orgavision schafft es ein IMS dennoch schnell, seine zahlreichen Vorteile auszuspielen: nämlich die Unternehmensziele zu vereinen, Ressourcen zu schonen und langfristig eine kontinuierliche Verbesserung zu fördern.
