»Macht orgavision was mit KI?«

»Frag orgavision«, die KI-unterstützte Suchfunktion

Einen echten Mehrwert hatten wir rasch definiert: die noch bessere, noch komfortablere Suchfunktion! Welch ehrgeiziges Ziel: orgavision verfügte ja bereits über eine hervorragende, moderne Volltextsuche – das Herzstück unserer nutzerfreundlichen Software.  

Doch das neue KI-Modul kann diese tatsächlich toppen: »Frag orgavision« spielt Inhalte aus dem Handbuch oder dem QM-System noch einfacher und schneller aus. Das Feature versteht Fragen in natürlicher Sprache und Fremdsprachen. Es sucht Infos aus der ganzen Dokumentation zusammen, erlaubt Nachfragen per Chat und erkennt Synonyme. Das hebt das Wissensmanagement im Unternehmen auf ein ganz neues Niveau. 

Ab sofort steht Ihnen »Frag orgavision« als Zusatzmodul zu Verfügung. Damit zu arbeiten macht richtig Spaß! 

Funktionen und Vorteile: Was kann »Frag orgavision«? 

Natürliche Sprachverarbeitung 

Statt lange über korrekte Begriffe oder Schlüsselwörter nachzudenken, geben Nutzer:innen ihre Frage einfach in natürlicher Sprache ins Suchfeld ein. So, als ob sie die Kollegin in der Teeküche fragen.  

Synonym-Erkennung 

Dabei versteht die orgavision KI verschiedene Begriffe mit gleicher Bedeutung, z. B. „Onboarding“ und „Einarbeitung“. Oder in der Dokumentation steht der Begriff „Workation“ – dann erkennt die KI die korrekten Abschnitte, auch wenn nach einem Arbeitsaufenthalt im Ausland gefragt wird.  

Mehrsprachigkeit 

Super für Unternehmen mit internationalen Teams: Fragen lassen sich nicht nur auf Deutsch stellen. Die KI erkennt über 90 Fremdsprachen und spielt die Antwort auch in derselben Sprache aus.  

Kontextuelle Antworten 

Liegen Ihre Antworten in verschiedenen Teilen der Dokumentation? »Frag orgavision« sucht Inhalte aus den einzelnen Abschnitten oder Dokumenten zusammen und antwortet „gebündelt“ mit direkten Links zu den Quellen. 

Interpretation der Inhalte 

Mitunter enthält die Dokumentation Inhalte, die Sie noch interpretieren müssen – etwa die Zahl der Urlaubstage, aber nur im Falle eines Vollzeitjobs. Die KI rechnet den Urlaubsanspruch auf Ihre individuelle Teilzeit-Stelle um.  

Chat-Funktion 

Das kennen Sie von ChatGPT: Stellt eine Antwort Sie noch nicht zufrieden, fragen Sie einfach innerhalb der Konversation gezielter nach. „Und wie genau ist das an meinem Standort geregelt?“ 

orgavision Standard-Suche versus neue KI-Suche »Frag orgavision« 

Unsere „normale“ (ziemlich großartige) Volltext-Suchfunktion rettet bereits viele Nutzer:innen im Arbeitsalltag. Welchen Mehrwert bietet die neue KI-Suche? 

Das alles umfasst die orgavision Volltext-Suche 

• Durchsucht das gesamte Handbuch  
• Macht Suchvorschläge beim Eingeben 
• Beachtet Zugriffsrechte beim Ausspielen der Ergebnisse 
• Grenzt Suchergebnisse über Filter ein 

Das bietet die neue KI-Suche 

• Versteht Fragestellungen in natürlicher Sprache 
• Beherrscht 90 Fremdsprachen für Suchanfragen und Antworten 
• Erkennt Synonyme und Ähnlichkeiten 
• Kombiniert Infos aus verschiedenen Teilen des Handbuchs 
• Interpretiert Inhalte, falls Antworten nicht explizit im Handbuch stehen 
• Erlaubt Nachfragen 

Wie funktioniert »Frag orgavision« in der Praxis? 

Kinderleicht, wie andere bekannte KI-Tools. Mit der Ausnahme, dass »Frag orgavision« nicht das gesamte Internet, sondern immer nur die Dokumentation des Unternehmens durchforstet. Bei ihren Antworten beachtet die KI die Zugriffsrechte der Fragenden. So funktioniert Wissensmanagement heute! 

Ronja ist neu im Vertrieb. Sie möchte eine E-Mail an eine Kundin schreiben und vorher wissen, ob es da sprachlich etwas zu beachten gibt – wie Schreibregelungen.  

Sie findet bereits sehr praktisch, dass sie all diese Fragen direkt in orgavision stellen kann, ohne ständig Kolleg:innen behelligen zu müssen.  

Mit dem Schlagwort „Schreibregelung“ erzielt Ronja keinen Treffer in der normalen orgavision Suche. Es gibt zwar Regeln – aber diese werden unter dem Stichwort „Kunden-Mailings“ zusammengefasst. Das weiß Ronja nicht.  

Also probiert sie die KI-Suche aus: „Gibt es Schreibregelungen für mich, wenn ich Kunden E-Mails schreibe?“ 

Die Antwort: „Ja, es gibt Schreibregelungen für E-Mails an Kunden. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten: …“  

Es folgen technische und rechtliche Aspekte, und die KI listet alle Elemente auf, in denen sie diese Infos gefunden hat.  

Das war aber nicht das, was Ronja wissen wollte. Also fasst sie im Chat der KI nach: „Ich meinte, auf den Text bezogen: Tonalität, Ansprache usw.“ 

Jetzt hat die KI verstanden: „Ja, es gibt Schreibregelungen für die Kommunikation mit Kunden! Hier sind die wichtigsten Punkte:“ (…)  

Ronja kann sich entscheiden, ob ihr diese Infos reichen oder sie die aufgelisteten Quellen anklickt und alles im Detail nachliest. 

Luka hat mitbekommen, dass seine Kollegin eine Weile von Spanien aus gearbeitet hat. Er fragt sich, ob er das auch darf. Luka weiß, es gibt einen speziellen Begriff dafür, aber den hat er vergessen.  

Also fragt er gleich die KI: „Darf ich vom Ausland aus arbeiten?“ 

»Frag orgavision« durchforstet das Handbuch von Lukas Firma. Die entsprechende Info liegt im Element mit dem Titel „Workation“. 

Die Antwort: „Ja, Sie dürfen für maximal 30 Tage vom Ausland aus arbeiten, sofern Sie die Workation-Regelung beachten. Bitte stimmen Sie Ihre Pläne rechtzeitig mit Ihrer Teamleitung ab und beantragen Sie die Workation.“ 

Die KI gibt Luka gleich noch weitere Tipps: „Achten Sie darauf, eine private Auslandskrankenversicherung abzuschließen und die Anforderungen an Ihren mobilen Arbeitsplatz zu gewährleisten.“ 

Das gefällt Luka. Er fragt gleich hinterher: „Kann ich auch unbezahlten Urlaub nehmen?“ 

Dazu weiß die KI leider nichts. Sie verweist Luka aber weiter: „Leider kann ich keine Informationen darüber finden, ob Sie unbezahlten Urlaub nehmen dürfen. Bitte konsultieren Sie Ihren Arbeitsvertrag oder sprechen Sie mit Ihrer Teamleitung.“ 

Ein Wörtchen zu Sicherheit und Datenschutz 

»Frag orgavision« greift ausschließlich auf interne Quellen zu – auf freigegebene, veröffentlichte Inhalte aus dem firmeneigenen QM-System. So können Sie sicher sein, nur aktuelle und korrekte Informationen auszuspielen. 

Wichtig: Bei ihren Antworten berücksichtigt die KI die jeweiligen persönlichen Zugriffsrechte. Wie bei der normalen orgavision Volltextsuche liest also jede:r nur das, was er oder sie darf.  

Datenschutz und Sicherheit haben für uns wie immer oberste Priorität: Die von Ihnen eingegebenen Daten bleiben in Ihrem Rechenzentrum. Sie werden nur für die Anfrage temporär verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert, wodurch wir höchste Datenschutzstandards einhalten. 

KI im QM: Ihr Wissensmanagement gewinnt! 

Wir finden, mit »Frag orgavision« setzen wir ganz neue Maßstäbe im Qualitäts- und Wissensmanagement. Unsere KI-gestützte Suchfunktion gestaltet es so viel leichter und komfortabler, die richtigen Informationen zu finden. Sie spart im Arbeitsalltag noch mehr Zeit ein – und es bringt Spaß, sie zu nutzen. 🥳 Vor allem ihre Mehrsprachigkeit macht sie zu einem echten Zukunfts-Tool!