Test: Welchen Reifegrad hat Ihre Prozessdokumentation?
„Welchen Reifegrad hat Ihre Prozessdokumentation?“ – Das ist keine Frage, zu der Ihnen spontan eine fundierte Antwort einfällt? Eher eine, die leisen Stress in Ihnen auslöst? Wunderbar! Sie sind genau die Zielgruppe für diesen Blogartikel! 😉
Raus aus dem Prozess-Dschungel
Vielen ist gar nicht bewusst, wie und ob Prozesse in ihrem Unternehmen dokumentiert werden: „Solange alle ihre Aufgaben kennen und erfüllen, ist das doch egal, oder?“ Ha! Sie als QM-affine Person wissen natürlich, dass dieser Gedanke spätestens dann überholt ist, wenn jemand spontan länger ausfällt. Oder wenn mal etwas anders läuft als nach Schema F.
Wie also sieht es in Ihrem Unternehmen in Sachen Prozessdokumentation aus?
Herrscht bei Ihnen Klarheit über Aufgaben, Verfahren und Zuständigkeiten? Oder existieren Prozesse bei Ihnen nur in den Köpfen einzelner Kolleg:innen? Sind alle froh, dass der Laden bisher „irgendwie“ läuft? Wurden Prozesse bereits verschriftlicht, aber schlummern in uralten Office-Dateien irgendwo auf dem Netzlaufwerk? Oder trifft alles ein bisschen auf Ihre Organisation zu? Auch kein Einzelfall. 😉
Um die Dinge anzupacken, braucht es eine Standortanalyse.
Wo verorten Sie sich? Genau dafür haben wir ein Reifegradmodell entwickelt – und einen kurzen Test, mit dem Sie Ihr Unternehmen einordnen. In nur 5 Minuten wissen Sie, wo Sie stehen und welche Handgriffe wir Ihnen als Nächstes empfehlen.
🌱 🪴 🌳 Das orgavision Reifegradmodell in Kürze
Wie bei vielen Themen sind auch bei der Prozessdokumentation verschiedene Einteilungen denkbar. Unser Modell unterscheidet drei Stufen:
🌱 Reifegrad I – Erstes Prozessverständnis
Prozesse werden eher nach Bauchgefühl und Pi mal Daumen ausgeführt als aufgrund klarer Vorgaben. Oft wissen nur die unmittelbar beteiligten Kolleg:innen, wie der Hase läuft. Fällt jemand aus, ist auch nicht wirklich klar, woher man Informationen zu den Abläufen beziehen kann.
🪴 Reifegrad II – Strukturierte Prozessdokumentation
Erste Prozesse wurden beschrieben, meist in Word oder Excel. Es gibt vermutlich auch schon einen zentralen Ablageort für das betriebliche Prozesswissen, aber es fehlen Einheitlichkeit und Verbindlichkeit – also etwa eine Leitlinie, was im Eskalationsfall geschieht.
🌳 Reifegrad III – Integrierte Prozessdokumentation
Prozesse sind digitalisiert und in das QM-System integriert. Damit stehen sie aktuell und mit individuellen Zugriffsrechten versehen zur Verfügung. Die Versionierung und Bereiche der Dokumentenlenkung wurden bereits automatisiert. Sieht doch gut aus!
Lesetipp für Prozessdokumentations-Fans und solche, die es werden wollen
Noch ausführlicher (= als schicke Tabelle 🎀) haben wir das Ganze in unserem kostenlosen Praxis-Guide„Prozesse dokumentieren – ohne sich zu verlieren“ dargestellt. Dort erhalten Sie auch weitere Tipps rund um die Prozessdokumentation und erfahren z. B., was BPMN ist und wer es braucht.
Reifegrad Prozessdokumentation: Machen Sie den Test!
Der Test umfasst 8 kurze Fragen. Am Ende sehen Sie, welchem Reifegrad (🌱, 🪴 oder 🌳) Ihre Prozessdarstellung zuzuordnen ist – und erfahren, wie es sinnvollerweise bei Ihnen weitergehen könnte.
Die Test-Auswertung
🌱 Überwiegend A
Reifegrad A: Es besteht kaum oder nur wenig Prozessverständnis in Ihrer Organisation. Vermutlich existieren bei Ihnen viele Prozesse nur im Kopf, es gibt keine Übersicht und keine zentrale Ablage. Die Gefahr: Es kommt zu uneinheitlichen Arbeitsweisen oder Verzettelung; Prozesse werden doppelt, falsch oder gar nicht ausgeführt. Und nun?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Übernehmen Sie hierfür die Verantwortung? Super, dann machen Sie sich zunächst schlau! Gewinnen Sie selbst ein gutes Prozessverständnis, um dann andere für das Thema zu sensibilisieren. Im nächsten Schritt lassen sich im Team Prozesse identifizieren, einheitlich beschreiben und zentral ablegen. Wir zeigen Ihnen, wie!
Das hilft Ihnen konkret weiter
Wie Sie vorgehen können, zeigt Ihnen unser Whitepaper »Schritt für Schritt zur Prozessdokumentation«. Sie legen das Grundgerüst für Ihre Prozesslandkarte und erfahren, mit welchem Prozess Sie beginnen sollten. Immer im Blick: die Minimal-Anforderungen der ISO 9001:2015 in Bezug auf Prozesse.
🪴 Überwiegend B
Reifegrad B: Prima, Sie haben bereits ein solides Fundament für eine strukturierte Prozessdokumentation gelegt, auf das sich aufbauen lässt. Möglicherweise haben Sie Ihr Unternehmenswissen schon digital erfasst, aber die Prozesse im Hintergrund laufen noch nicht optimal. Was kommt als Nächstes?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Jetzt lohnt es sich, das digitale QM weiter auszubauen, also z. B. die Dokumentenlenkung zu automatisieren – Freigabe, Wiedervorlage, Versionierung sowie das Verteilen an die richtigen Personenkreise. Möchten Sie wissen, welche Vorteile digitales QM sonst noch für Sie bereithält?
Das hilft Ihnen konkret weiter
In unserem Webinar „7 Tipps für ein besseres QM“ zeigen wir Ihnen anhand von konkreten Praxistipps, wie Sie Ihr Qualitätsmanagement verbessern und zum Leben erwecken. Unsere Kollegin Jenny verrät Ihnen, wie Sie ein mitarbeiterfreundliches „Mitmach-QM“ aufbauen, das auch funktioniert.
🌳 Überwiegend C
Reifegrad C: Kompliment, das sieht nach einer integrierten QM-Software aus. Ihre Abläufe sind transparent und konsistent dokumentiert, Veröffentlichungen und Kenntnisnahmen werden automatisch gelenkt. Alles super! Aber findet die Belegschaft das auch?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Selbst das beste Tool richtet nichts aus, wenn Prozesskultur im Unternehmen nicht gelebt wird. Wenn etwa Skepsis gegenüber der konsequenten Prozessdarstellung herrscht – oder andersherum, Hierarchien immer wieder Prozesse schlagen. Aber auch da können Sie nachjustieren – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Das hilft Ihnen konkret weiter
Unser Leitfaden »In 6 Schritten zu mehr Mitarbeiterakzeptanz im QM« zeigt Ihnen, wie Sie in sechs klaren, leicht umsetzbaren Schritten Ihr QM nachhaltig stärken: Erfahren Sie, wie Sie es als Unterstützungsinstrument positionieren und Mitarbeitende in die QM-Prozesse einbeziehen.
🌱 + 🪴 Gleichstand A und B
Ihr Unternehmen hat es sich offenbar zwischen zwei Stufen gemütlich gemacht: zwischen den Anfängen der Prozessdokumentation und deinem Stadium, in dem bereits erste strukturierte Elemente vorliegen. Prozesse werden also teilweise dokumentiert, aber das Fundament scheint noch etwas wackelig. Wie gehen Sie nun vor?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Zunächst sollte das gemeinsame Prozessverständnis gestärkt werden. Erste Standards wie eine zentrale Ablage oder Vorlagen für Prozesse wären hier eine gute Idee. Wer sein Change-Projekt startet, kann die Motivation gleich nutzen, um die weitere Digitalisierung vorzubereiten.
Das hilft Ihnen konkret weiter
Stichwort Motivation: Unser Prozess-GPT sorgt bestimmt für lächelnde Gesichter. Er erstellt aus Ihren Beschreibungen automatisch eine saubere Prozessdokumentation, als Fließtext oder Tabelle. Sie liefern das Thema oder ein paar Stichworte – der GPT erledigt den Rest. Macht richtig Spaß!
🌱 + 🌳 Gleichstand A und C
Hier zeigt sich ein heterogenes Bild: Manche Bereiche arbeiten schon hochprofessionell, in anderen herrscht Chaos. Im Unternehmen finden sich offenbar einzelne „Inseln“ – Momentaufnahmen von guten Prozesslösungen, aber punktuell auch das Gegenteil: keine Struktur. Okay, was lässt sich damit anfangen?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Es gilt, den Reifegrad zu vereinheitlichen und Prozesse in allen Abteilungen auf ein vergleichbares Niveau bringen. Übertragen Sie erfolgreiche „Best Practices“ aus den reifen Bereichen auf die weniger strukturierten. Achtung: Die Gefahr besteht, dass Mitarbeitende frustriert reagieren, weil die Unterschiede spürbar sind.
Das hilft Ihnen konkret weiter
Unser Praxis-Guide holt sämtliche Niveaustufen ab. Sie finden darin auch das Reifegradmodell ausführlicher beschrieben. Außerdem stellen wir Ihnen unseren Prozess-GPT vor und klären die Frage, was BPMN ist und wer es braucht.
🪴 + 🌳 Gleichstand B und C
Das Unternehmen hat bereits ein solides Fundament gelegt und in Teilen eine integrierte Lösung etabliert. Alles befindet sich auf einem guten Weg, aber es fehlt der finale Schliff, die letzte Konsequenz. Nichts, was sich nicht lösen ließe!
Empfehlung für die nächsten Schritte
Entwickeln Sie eine klare Roadmap: Überführen Sie Prozesse, die noch „halbstrukturiert“ sind, schrittweise ins QM-Tool, welches ja bereits viele Workflows für Sie automatisiert (u. a. Freigabe, Prüfung, Versionierung). Denken Sie dabei den kulturellen Aspekt mit: Prozesse müssen gelebt werden, nicht nur dokumentiert.
Das hilft Ihnen konkret weiter
Wünschen Sie sich mehr Engagement, mehr Einsatz von Mitarbeiterseite? Mangelt es an Motivation? Häufig liegt die Ursache in schlechter oder fehlender Kommunikation. Unser Blogartikel liefert Ihnen »4 Kommunikations-Spielregeln für mehr Mitarbeiterakzeptanz«.
🌱 + 🪴 + 🌳 Ein Mix aus A, B und C
Welch bunter Blumenstrauß! In manchen Bereichen herrschen eher unstrukturierte Zustände, in anderen existiert bereits ein Fundament, und teilweise sind Prozesse bereits ins digitale QMS integriert worden. Das Unternehmen scheint stark fragmentiert, was die Prozessdarstellung betrifft. Keine Sorge, das kriegen Sie in den Griff!
Empfehlung für die nächsten Schritte
Schaffen Sie zunächst Transparenz: Welche Abteilungen oder Prozesse stehen auf welchem Reifegrad? Setzen Sie dann Prioritäten: Wo sehen Sie die größten Risiken, z. B. Prozesse, die noch gar nicht dokumentiert wurden und nur von einzelnen Personen „beherrscht“ werden. Entwickeln Sie im Team schrittweise eine gemeinsame Linie, um die Uneinheitlichkeit zu verringern.
Das hilft Ihnen konkret weiter
Vielleicht erst einmal eine Tasse geballtes Prozesswissen: Unsere Kollegen Kay und Frank kennen sich super mit Prozessdarstellung aus und geben ihr Know-how im Webinar weiter. Sie erfahren, wie Sie das Thema zum echten Gamechanger machen, wie Sie Prozesse verständlich darstellen, Mitarbeitende einbinden und die Prozessverantwortung fördern.
Schluss
Na, und nun? Sind Sie überrascht von Ihrem Ergebnis, oder hält sich Ihr Erstaunen in Grenzen? Konnten Sie ein paar nützliche Anregungen oder Link-Tipps sammeln? Sie sind jederzeit herzlich eingeladen, sich auf unserer Webseite umzuschauen – oder uns zu kontaktieren, wenn Sie auf der Suche nach einer soliden Lösung für Ihre Prozessdokumentation sind.
