Systemaudit einfach erklärt: Tipps und Checkliste für Ihr internes Audit

Was ist ein Systemaudit? 

Wer Qualitätsmanagement ernst nimmt, kommt an einem Systemaudit nicht vorbei. Nur wenn Sie regelmäßig prüfen, ob Ihr Managementsystem auch wirklich funktioniert, können Sie langfristig Qualität, Effizienz und Vertrauen gewährleisten. Ein Systemaudit bringt System in Ihr System. 🤓 Und es sorgt „ganz nebenbei“ dafür, dass Sie die Voraussetzung für DIN-Normen wie die ISO 9001 erfüllen.

Egal, ob es sich um die Vorbereitung auf ein internes Audit oder eine externe Prüfung für die Zertifizierung handelt: Ein gutes Systemaudit bringt frischen Wind in eingefahrene Prozesse und deckt Verbesserungspotenziale auf.

Systemaudit: diese Vorteile sprechen für sich

Warum ein Systemaudit – muss das sein? Um unsere Aufräum-Metapher vom Anfang erneut aufzugreifen: Auch auf den alljährlichen Frühjahrsputz haben die wenigsten Menschen Lust. Doch ist die Arbeit getan und die Wohnung blitzeblank, hat sich der Aufwand sichtlich gelohnt – und man ist froh, sich aufgerafft zu haben.

Ein Systemaudit gibt Ihnen nicht nur ein gutes Gefühl. Es bietet handfeste Vorteile für Ihr Qualitätsmanagement und Ihre gesamte Organisation.

Darum lohnt sich der „Frühjahrsputz“ fürs Managementsystem:

✅ Normkonformität: Check!

Merke: Wer ISO sagt, muss auch Audit sagen. Sie wollen sicherstellen, dass DIN-Normen wie die ISO 9001 nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis gelebt werden? Ein Systemaudit überprüft das – und schützt Sie vor bösen Überraschungen bei externen Prüfungen.

⚙️ Prozesse gezielt verbessern

Manchmal hilft es, einen Schritt zurückzutreten, um ein Bild in seiner Gänze wahrzunehmen. Das Systemaudit ist eine ideale Möglichkeit, alteingesessene Prozesse mit etwas Abstand zu betrachten und auf den Prüfstand zu stellen. Ein kritischer Blick von außen hilft, eingefahrene Muster aufzubrechen und Platz für neue, effizientere Abläufe zu schaffen.

🔮 Für Transparenz sorgen

Beim Systemaudit geht es nicht (nur) darum, Fehler und Abweichungen zu finden. Es bietet auch eine Chance, für mehr Klarheit und Nachvollziehbarkeit zu sorgen. Das fördert ein besseres Verständnis innerhalb des Unternehmens und erleichtert die interne Kommunikation.

🏁 Ready, steady, Zertifizierung

Zertifizierungen sind ein zentrales Element im Auditmanagement und Voraussetzung für viele Qualitätssiegel und branchenspezifische Nachweise. Wenn Sie Ihre Systeme rechtzeitig auf Vordermann bringen, starten Sie gut vorbereitet ins Audit und sparen sich Stress, Zeit und Kosten.

Wie läuft ein Systemaudit nach ISO 9001 ab?

Egal, ob Sie sich auf ein internes Audit oder auf eine externe Prüfung durch einen Auditorin bzw. Auditor vorbereiten: Ein Systemaudit folgt einem klaren Fahrplan.

1. Planung
2. Durchführung
3. Bewertung
4. Berichterstattung

1. Planung ist die halbe Miete.

Ein strukturierter Auditplan legt fest, welche Systeme bzw. Prozesse geprüft werden, wer auditiert und wann das Audit stattfindet. Der Auditplan berücksichtigt zudem alle relevanten Normabschnitte und Unternehmensbereiche.

2. Mit der Durchführung wird’s konkret.

Jetzt wird Ihr Managementsystem unter die Lupe genommen. Auf dem Prüfstand stehen unter anderem das QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen und Verfahrens- und Arbeitsanweisungen. Als interne:r Auditor:in führen Sie Interviews, beobachten Abläufe und gleichen die Praxis mit den Vorgaben ab.

3. Nach der Datensammlung folgt die Bewertung.

Welche Prozesse laufen rund? Wo gibt es Abweichungen oder Verbesserungspotenziale? Die Ergebnisse werden mit den Normanforderungen abgeglichen. Besonders wertvoll ist es, wenn daraus nicht nur Mängel hervorgehen, sondern konkrete Ideen für Weiterentwicklungen.

4. Berichterstattung schafft Klarheit.

Der Auditbericht hält fest, was gut läuft, wo Nachbesserungen nötig sind und welche Maßnahmen sinnvoll wären. So entsteht aus dem Audit eine wertvolle Grundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und für zukünftige Audits.

Erfolgreiche Audits: eine Frage der (Firmen)Kultur

Neben einem handfesten Plan brauch es für in gelungenes Systemaudit noch etwas: die passende Haltung im Unternehmen. Audits meistern Sie besser in Teamarbeit statt im Alleingang.

Wichtig ist zunächst die Ressourcenfrage: Fachbereiche müssen sich Zeit nehmen, um mit den Auditor:innen ins Gespräch zu gehen, Prozesse zu erklären und Fragen zu beantworten. Der hierfür notwendige Zeitaufwand muss realistisch eingeplant werden. Dafür braucht es grünes Licht von oben: Sichern Sie sich rechtzeitig die Freigabe der (Geschäfts-)Leitung für zeitliche und personelle Ressourcen.

Genauso entscheidend: die Akzeptanz im Team. Der Erfolg eines Audits steht und fällt mit der Bereitschaft der Mitarbeiter:innen, an sich und ihren Prozessen zu arbeiten. Machen Sie klar, dass es nicht darum geht, Kritik und Kontrolle auszuüben oder mit dem Finger auf einzelne Personen bzw. Abteilungen zu zeigen.

Systemaudits durchführen: Tipps für die Auswahl einer Software

Wer Systemaudits effizient, nachvollziehbar und normgerecht durchführen möchte, greift am besten zu einer digitalen Lösung. Ein gutes Tool begleitet Sie über den gesamten Auditprozess hinweg und passt sich flexibel an die Voraussetzungen Ihres Unternehmens an. Aber woran erkennen Sie eine geeignete Audit-Software?

Hier sind vier wichtige Fragen, die Sie sich vorab stellen sollten:

• Ist die Software leicht zu bedienen?
  Eine QM- bzw. Audit-Software macht den Auditprozess einfacher – nicht komplizierter. Achten Sie darauf, dass die Oberfläche intuitiv und ohne großangelegte IT-Schulungen verständlich ist. Dies ist eine der wichtigsten Stellschrauben für Mitarbeiterakzeptanz, damit Ihre Kolleg:innen das Tool im Alltag wirklich nutzen.
• Kann ich Fragenkataloge aus Excel importieren?
  Fragenkatalog fürs Systemaudit in Excel erstellen, in die QM-Software importieren – fertig! So einfach kann (und sollte) es sein. Idealerweise erlaubt die Software den Import und die individuelle Anpassung bestehender Fragenkataloge mit wenigen Klicks. So sparen Sie Audit für Audit jede Menge Zeit.
• Ist ein Maßnahmenmanagement integriert?
  Eine gute Software unterstützt Sie über das reine Audit hinaus – zum Beispiel bei der Umsetzung von Verbesserungen. Schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe! Entscheiden Sie sich für eine Software, die es Ihnen ermöglicht, Maßnahmen zu erfassen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Fristen automatisiert nachzuhalten.
• Modularer Aufbau oder „One Size Fits All“-Prinzip?
  Nicht jedes Unternehmen braucht dieselben Funktionen. Wählen Sie am besten eine QM-Software aus, die sich nach dem Baukastenprinzip flexibel anpassen lässt. Achten Sie darauf, dass Sie nur die Funktionen nutzen (und bezahlen), die Sie wirklich brauchen – und dass Erweiterungen möglich sind.

✅ Gut zu wissen: orgavision erfüllt übrigens all diese Kriterien!

Fazit: systematisch besser auditieren

Ob für die ISO-Zertifizierung, als Teil Ihres Qualitätsmanagements oder einfach, um den Dingen mal wieder auf den Grund zu gehen: Ein Systemaudit bietet eine echte Chance zur Weiterentwicklung.

Mit der richtigen Software an Ihrer Seite wird daraus kein bürokratischer Kraftakt, sondern ein sinnvoller, strukturierter Prozess. Für alle, die beim nächsten Audit lieber vorbereitet als überrascht sein wollen.