Qualitätsmanagement unterstützt Unternehmen aller Branchen: Sie hinterfragen Abläufe, erkennen Optimierungspotenzial und verbessern sich dadurch stetig. Der Lohn: Zufriedenere Kund:innen und Mitarbeiter:innen sorgen für steigende Erträge. Ein geeignetes QMS wie orgavision erleichtert Etablierung und Betrieb – und verringert zugleich den Aufwand fürs Qualitätsmanagement.
Qualitätsmanagement ist ein sperriges Wort, das zunächst abstrakt und theoretisch klingt. Tatsächlich profitieren Unternehmen in verschiedensten Branchen stark von gelebtem Qualitätsmanagement. Sie hinterfragen die eigenen Abläufe strukturiert, erkennen Optimierungspotenzial und verbessern sich so stetig. Das kommt schließlich nicht nur dem Unternehmen zugute – sondern auch Kund:innen und Mitarbeiter:innen. Und ist dementsprechend ein wichtiger Vorteil im Wettbewerb.
Qualitätsmanagement (QM) bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen qualitätsrelevante Prozesse geplant und gesteuert werden. Kurz: alles, was sicherstellt, dass Dienstleistungen und Produkte der geforderten Qualität entsprechen. Und zwar „gefordert“ aus Sicht der Kund:innen: Ihre Ansprüche sind der Maßstab für das Qualitätsmanagement. Bessere Produkte und Services sind also das Ziel.
Dafür muss das QM natürlich die Qualität der Arbeit und der Prozesse im Unternehmen optimieren. Dazu sind alle relevanten Prozesse und die Verantwortlichkeiten sämtlicher beteiligter Arbeitskräfte systematisch zu ordnen und zu fixieren. Es gilt, Qualitätspolitik und -ziele zu definieren, nach denen sich dann im sogenannten „Regelkreis“ Qualitätsplanung, -lenkung, -sicherung und -verbesserung richten.
Das Qualitätsmanagement ist dabei eng verwandt mit der Qualitätssicherung. Die eine ist Bestandteil des anderen und die gewünschten Ziele zu erreichen, gelingt nur in enger Zusammenarbeit: Die Qualitätssicherung (QS) sorgt dafür, die gewünschte Endprodukt-Qualität zu garantieren.
Dafür entwickelt die QS geeignete Maßnahmen und folgt dabei den Vorgaben des Qualitätsmanagements. Ohne diese kann das QS nicht funktionieren. Andersherum sind selbst noch so durchdachte QM-Prozesse ohne QS nur Papier.
Ein Qualitätsmanagement mit Zertifizierung nach ISO 9001 (dazu später mehr) ist zwar nicht grundsätzlich verpflichtend, doch Unternehmen sollten trotzdem keinesfalls darauf verzichten. Denn ein so eklatanter Wettbewerbsvorteil wird natürlich automatisch zum Nachteil, wenn man ihn nicht vorweisen kann.
Kund:innen, Mitarbeiter:innen, schließlich und vor allem das Unternehmen selbst, egal in welcher Branche: Alle Parteien profitieren von einem ausgereiften Qualitätsmanagement.
So steigen letztendlich Umsatz und Ertrag. Und damit schließt sich der Kreis: Ein erfolgreicheres Unternehmen kann wiederum mehr für seine Klientel leisten – und seinem Personal mehr bieten.
Qualitätsmanagement dient dem Unternehmenserfolg. Es soll also letztendlich Umsatz und Gewinn dauerhaft erhöhen. Aus diesem generellen Ziel ergeben sich verschiedene Teilziele, die Organisationen idealerweise ganzheitlich verfolgen:
Qualitätsmanagement ist auf den ersten und auch auf den zweiten Blick eine sehr abstrakte Angelegenheit. Die sieben formulierten Grundsätze in der ISO 9000 nennen die konkreten Anforderungen an Qualitätsmanagementsysteme:
Die Organisation muss ihre gesamten Anstrengungen darauf ausrichten, die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer (auch zukünftigen) Kund:innen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen.
Die Führungsebene muss das Qualitätsmanagement durch ihr Handeln und ihre Entscheidungen fördern und unterstützen.
Engagierte Menschen im Unternehmen müssen motiviert werden und sich entsprechend aktiv einbringen (können).
Die Organisation muss alle qualitätsrelevanten Prozesse als ihre Grundlage betrachten und laufend verbessern, um effektiv und effizient zu arbeiten. Dies gilt besonders für die Schnittstellen, da diese überdurchschnittlich fehleranfällig sind.
Eines der Kernziele im Qualitätsmanagement: mit systematischem Vorgehen Fehlerquellen finden, sich selbst hinterfragen und so fortlaufend Prozesse und Systeme weiterentwickeln und verbessern.
Bei Entscheidungen gilt es, den Einfluss subjektiver Wahrnehmung zu reduzieren. Deshalb gilt es, Daten und Informationen zu nutzen, um fundiert zu entscheiden und so Prozesse optimieren zu können.
Alle Stakeholder sind aktiv einzubinden, ihre Wünsche zu erkennen und diese mit einzubeziehen. So hilft es erfahrungsgemäß sehr, ganzheitlich nachhaltige Beziehungen inner- und außerhalb des Unternehmens aufzubauen und zu pflegen.
Mit den sieben Grundsätzen nach DIN EN ISO 9000 haben wir uns auch intensiver beschäftigt – und das Ganze in ehrliche Worte verpackt. Lesen Sie alles hier:
Die drei Säulen des Qualitätsmanagements entstammen einem Qualitätsmodell aus dem Gesundheitswesen. Es definiert drei miteinander vernetzte Qualitätsdimensionen:
Bei der Strukturqualität geht es um personelle und materielle Ressourcen, die dem Leistungsanbieter zur Verfügung stehen. Dazu gehören die technische Ausrüstung, die bauliche Einrichtung, die Infrastruktur sowie die Räumlichkeiten und Arbeitsmittel – aber auch die Kenntnisse, Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter:innen. Auch organisatorische und finanzielle Gegebenheiten zählen zur 1. Säule, außerdem Zugangs- und Nutzungsmöglichkeiten durch Kunden.
Die 2. Säule „Prozessqualität“ betrifft die Herstellung von Produkten oder die Erbringung von Dienstleistungen. Im Gesundheitswesen z. B. zählen hierzu alle ärztlichen, pflegerischen und administrativen Tätigkeiten, die zur Patientenversorgung gehören: Beratung, Aufnahme, Behandlung und Versorgung gemäß vorgegebener Standards.
Um die Ergebnisqualität überprüfen zu können, muss eine Organisation im Vorfeld im Rahmen ihrer Qualitätspolitik Ziele definieren. An diesen wird der Erfolg gemessen. Alle Mitarbeiter:innen sind aufgerufen, an der Erreichung dieses Ziels mitzuwirken und die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen.
Die QM-Norm ISO 9001 ist die bekannteste und häufigste aller Normen für Qualitätsmanagementsysteme – weltweit. Sie bietet ein Konzept für Aufbau und Funktion des QMS und nennt minimale Anforderungen, die eine Organisation dafür erfüllen muss. Diese sind unabhängig von Art, Größe und Produkt bzw. Dienstleistung anwendbar auf alle Organisationen.
Diese aktuell gültige Version von 2015 gibt Organisationen in der Praxis weit mehr Freiheiten bei der Einführung eines QMS als das bis dahin der Fall war.
Die Norm gliedert sich in 10 Kapitel. Die ersten drei definieren den Anwendungsbereich, nennen normative Verweise und legen Begriffe fest. Die Kapitel 4 bis 10 bilden den PDCA-Zyklus (Planen – Durchführen – Prüfen – Handeln) nach:
Die kurze Antwort: Nein.
Etwas ausführlicher: „Norm“ mag nach Pflicht klingen. Doch jedem Unternehmen steht es frei, den Regeln des Managementsystems nach ISO 9001:2015 zu folgen – und auch, sich entsprechend zertifizieren zu lassen. Abgesehen von einigen z. B. aus Sicherheitsgründen besonders regulierten Branchen und Bereichen gibt es nicht einmal vorgeschriebene Verfahrensweisen für die Zertifizierung. Allerdings können Auftraggeber selbstverständlich die Zertifizierung nach ISO 9001:2015 zur Bedingung erklären.
Und doch: Die Zertifizierung schafft einen Vertrauensbonus und damit einen entsprechenden Vorteil im Wettbewerb. Denn sie zeigt, wie wichtig es Ihrem Unternehmen ist, Ihre Kund:innen mit der Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu überzeugen. Das wird honoriert und zahlt sich entsprechend für Ihren Unternehmenserfolg aus.
Wenn ein Unternehmen sein QM-System gemäß ISO 9001 abbildet, ist eine entsprechende Zertifizierung möglich.
Erste und wichtigste Voraussetzung ist ein geordnetes Unternehmen mit strukturiertem Organisationsaufbau und geplanten Prozessen. Die ISO 9001 fordert dabei im Wesentlichen, folgende größere Themenbereiche zu organisieren, anzuwenden und zu überwachen:
Zuerst gilt es, eine geeignete Zertifizierungsstelle zu finden. Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Achten Sie auf
Bei der Deutschen Akkreditierungsstelle finden Sie eine Liste mit passenden Anbietern.
Vereinbaren Sie den Termin für die Zertifizierung nach ISO 9001 am besten ein Jahr im Voraus, um genug Vorbereitungszeit zu haben. Die Zertifizierungsstelle und auch der Auditor werden vorab einige Formalien und Fragen mit Ihnen klären.
Ihre Zertifizierungsstelle erstellt einen Auditplan mit konkreten Schritten und dazugehörigen Terminen.
Tipp: Bei der Vorbereitung hilft eine geeignete QM-Software wie orgavision, wenn sie gut in die Strukturen des Unternehmens eingegliedert und effektiv genutzt wird.
Führen Sie am besten – wenn Ihr Unternehmen dafür bereit ist – ein Test-/Vor-Audit vor dem tatsächlichen QM-Audit durch! Fragen Sie Ihren Zertifizierungsanbieter nach diesem Service. So erhöhen Sie Ihre Chance, im ersten Anlauf zu bestehen, und sparen entsprechend Zeit und Kosten.
Ihre Zertifizierungsstelle führt das QM-Audit gemäß Plan durch und erstellt einen Auditbericht, der Übereinstimmungen mit der Norm ebenso festhält wie etwaige Abweichungen, unterteilt in Haupt- und Nebenabweichungen. Dazu zeigt der Bericht Verbesserungsvorschläge auf.
Nach eingehender Prüfung des Berichts entscheidet die Zertifizierungsstelle, ob Ihr Unternehmen bestanden hat. Dies ist auch noch bei wenigen oder kleineren Abweichungen möglich.
Sie erhalten ein Zertifikat, welches drei Jahre gültig ist.
Sind die Abweichungen zu groß, erhalten Sie sechs Wochen Zeit und Verbesserungsvorschläge des Auditors, um in einem zweiten Versuch doch noch zu bestehen.
Nach bestandener Prüfung erhalten Sie eine Auswertung mit Maßnahmen, die nun abzuarbeiten sind. Dies wird im meist jährlichen Überwachungsaudit überprüft. So wird Ihr Unternehmen immer besser, die Auditoren aber werden meist auch sukzessive strenger.
Nach drei Jahren verliert Ihr Zertifikat seine Gültigkeit: Im Rahmen einer Rezertifizierung wird das gesamte Qualitätsmanagement erneut geprüft, in einem ähnlichen Umfang wie beim ursprünglichen Zertifizierungsaudit.
Wer eine Hose im Internet bestellen kann, findet sich auch mühelos in unserer QM-Software zurecht.
„Führung“ gehört zu den sieben Grundsätzen: Qualitätsmanagement nach ISO 9001 muss lebendig sein. Dies funktioniert nur mit entsprechend engagierter und QM-kompetenter Führung. Um hier entscheidungs- und handlungsfähig zu sein, entwickeln sich die entsprechenden Führungspersonen am besten zum Qualitätsmanager weiter – und arbeiten im Idealfall gemeinsam mit einem spezialisierten Team:
All diese Rollen arbeiten eng zusammen, um die Qualität in allen Bereichen des Unternehmens zu sichern und kontinuierlich zu verbessern.
Oft ist es sogar sinnvoll, die gesamte Führungsebene entsprechend zu qualifizieren, damit das Thema im Unternehmensbewusstsein verankert wird. So legt die Chefetage den Grundstein für ein QM, das in letzter Konsequenz alle Mitarbeiter:innen sinnvoll umsetzen.
In dieser Funktion laufen die QM-Fäden zusammen: Der Qualitätsmanager (auch Qualitätsmanagement-Beauftragter/QMB) ist dafür verantwortlich, dass die im Unternehmen definierten Qualitätsstandards eingehalten werden. Der Aufgabenbereich umfasst:
Entsprechend benötigt man für diese Aufgabe neben dem Know-how auch Soft Skills, sollte u. a. kommunikations- und durchsetzungsstark sein.
Auch die kontinuierliche Verbesserung ist Teil der sieben Grundsätze. Ziel des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist es, in kleinen Schritten fortlaufend Verbesserungen zu erzielen, ohne dass es zu großen, disruptiven Änderungen kommt.
Indem Erfahrungen zurück in die Planung fließen, entsteht ein Regelkreis aus
Dieser Regelkreis des Qualitätsmanagements baut auf dem PDCA-Zyklus auf:
Dieser Zyklus wird iterativ wiederholt und sorgt dafür, dass Qualitätsverbesserungen nicht einmalig, sondern kontinuierlich und systematisch verfolgt werden.
Ein klassischer Fall fürs Projektmanagement: Bei der Etablierung eines Qualitätsmanagementsystems sind vielseitige Aufgaben zu erledigen und verschiedenste Prozesse zu koordinieren. Um Aufwand und Dauer zu verringern, lohnen sich eine effiziente Organisation und Planung.
Zum funktionierenden Qualitätsmanagementsystem sind es dabei nur wenige Schritte:
Wie Sie ein QM in 8 Schritten einführen, beschreiben wir noch ausführlicher für Sie in einem Extra-Blogartikel:
Alles hat geklappt, das QMS läuft? Ihr Unternehmen strebt eine Zertifizierung nach ISO 9001:2015 an oder benötigt diese auf Kundenwunsch? Dann können Sie nun den entsprechenden Prozess anstoßen. Die passende Zertifizierungsgesellschaft haben Sie bestenfalls bereits vor den internen Audits gesucht und gefunden.
Das Qualitätsmanagementsystem (kurz QMS) organisiert das Qualitätsmanagement. Es stellt sicher, dass alle diesbezüglichen Aufgaben erledigt, alle notwendigen Parameter erfasst und so die gestellten Ziele erreicht werden. Dazu gehört auch die kontinuierliche Überprüfung, ob die Vorgaben eingehalten, die festgelegten Qualitätsstandards und die gewünschte Kundenzufriedenheit erreicht sind. Und natürlich, ob das alles die erstrebten positiven Auswirkungen auf Unternehmenserfolg, auf Umsatz und Gewinn hat.
Dafür bezieht das QMS das komplette Unternehmen und sein Umfeld mit ein: Verantwortlichkeiten, Arbeitsanweisungen sowie Verfahren und Prozesse, die der Einhaltung der Unternehmensziele dienen, indem sie die Leistungsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems realisieren, aufrechterhalten und stetig verbessern. Dazu gehören Vorgaben, Aufgaben, organisatorische Regelungen, Dokumente, Hilfsmittel und Maßnahmen.
Jede Branche hat eigene spezifische Anforderungen an das QM. Beim Qualitätsmanagement in der Pflege gilt es zum Beispiel andere Dinge zu beachten als im Krankenhaus oder in der Kita. Lesen Sie in unseren Erfolgsgeschichten mehr darüber:
Was eine QMS-Lösung wie orgavision bringt? Das lässt sich in einem Satz zusammenfassen: Sie können sich auf das Wesentliche fokussieren, weil automatisch alle QM-relevanten Abläufe organisiert werden und das ISO-Musterhandbuch die passenden Inhalte liefert.
Die revidierte DIN EN ISO 9001:2015 stellt jedem Unternehmen komplett frei, wie es sein Qualitätsmanagementsystem (QMS) abbildet. Für garantierte Prozessqualität ist es jedoch wichtig, dass alle im Unternehmen schnell auf garantiert aktuelle Informationen zugreifen können.
Genau dafür haben wir die QM-Software entwickelt: als unkompliziertes, praxistaugliches Werkzeug für ein wirkungsvolles QMS – und als Unterstützung auf dem Weg zur erfolgreichen Zertifizierung. So können Anwender:innen direkt bereits vorhandene Inhalte, z. B. Verfahrensanweisungen oder andere Vorgaben, importieren – in Textform oder als verlinkte Dokumente.
Besonders komfortabel: die normgerechte ISO 9001:2015-Mustervorlage in orgavision, die alle Anforderungen berücksichtigt und nur noch ausgefüllt werden muss.
Mehr Tipps, wie Sie mit einem digitalen System ein lebendiges QM erschaffen, gibt's im Video.
Auf Basis langjähriger Erfahrung selbst stetig optimiert, bietet orgavision zahlreiche Features, die die tägliche Arbeit der QM-Verantwortlichen wesentlich erleichtern und absichern. Dazu zählen interaktive Organigramme, Prozess-Visualisierungen sowie die HLS (High Level Structure), wenn mehr als eine Norm im Einsatz ist: In orgavision bilden Sie Ihr gesamtes Unternehmen ab. Sie erhalten Übersichten zu Rollen und Verantwortungsbereichen.
Das digitale Qualitätsmanagementsystem bringt allen Beteiligten maximale Klarheit und Übersicht. Und Sie erledigen alle Aufgaben im Rahmen des Qualitätsmanagements effizient und anwendungssicher, wie
orgavision eignet sich zudem perfekt für den Ein- und Umstieg in bzw. auf eine QM-Software – es ist intuitiv bedienbar, Audit-geprüft und passt auf alle Branchen. Normgerechte Mustervorlagen enthalten bereits alle für Ihr QMS benötigten Inhalte. Importieren Sie das Handbuch einfach in Ihr orgavision und starten Sie so Sie mit der optimalen Grundlage Richtung QMS und Zertifizierung.
Eine ISO-Zertifizierung ist zwar nur bei entsprechenden Anforderungen der Auftraggeber notwendig. Doch ein funktionierendes Qualitätsmanagement, das den Regeln der ISO 9001 folgt, ist heute für Unternehmen und Organisationen unerlässlich. Es bringt vielfältigen Nutzen für
Das Fehlen eines geeigneten QM/QMS hingegen führt deshalb zu einem eklatanten Wettbewerbsnachteil.
Ein Qualitätsmanagement zu etablieren ist jedoch eine lösbare Aufgabe, wenn man das Projekt gut genug gliedert, plant und mit entsprechendem Rückhalt im Unternehmen durchführt. Für die Einführung des Qualitätsmanagements sowie für die Erfüllung des KVP-Ansatzes (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bieten sich entsprechende Lösungen wie orgavision an: Sie tragen dazu bei, das Qualitätsmanagement von Organisationen effektiver und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig setzen sie so Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben frei und stärken die Unternehmensleistung.
Qualitätsmanagement (QM) bezieht sich auf alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um sicherzustellen, dass seine Produkte oder Dienstleistungen gleichbleibend hohe Qualität aufweisen. Es geht darum, Kundenanforderungen zu erfüllen, Prozesse zu optimieren und Fehler zu vermeiden.
Die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements sind in der internationalen Norm ISO 9001 festgeschrieben. Diese Grundsätze dienen als Leitfaden für den Aufbau eines effektiven Qualitätsmanagementsystems.
Zu den Aufgaben im Qualitätsmanagement gehören das Überwachen und Verbessern von Prozessen, die Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards, das Analysieren von Fehlerquellen sowie die Schulung von Mitarbeitenden in Bezug auf Qualitätssicherung.
In der Regel liegt die Verantwortung für das Qualitätsmanagement bei der Führungsebene eines Unternehmens. Zudem gibt es häufig einen Qualitätsmanager oder ein QM-Team, das die Umsetzung der QM-Prozesse sicherstellt.
Laut der aktuellen ISO 9001 ist ein Qualitätsmanagement-Handbuch nicht mehr verpflichtend. Dennoch kann es hilfreich sein, um Prozesse zu dokumentieren und Mitarbeitende zu schulen. Viele Unternehmen nutzen es weiterhin als wertvolles Werkzeug.
