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@orgavision ∙ 23. Nov

Für alle Bildschirmgrößen und Geräte – ergonomischer & übersichtlicher: orgavision ist #mobil 🎉 
Das heutige #Release ist ein #Meilenstein unserer #QM-Software.
https://bit.ly/3nMnN5Q

Wir suchen Talente:
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Office Manager (mwd) – in Teilzeit

Hi :) 

Wir sind ein Software-Unternehmen aus Berlin. Unsere Software orgavision macht den Arbeitsalltag von mehr als 150.000 Menschen einfacher, strukturierter und perfekt organisiert. Wir sind das Zuhause für die Themen Qualitätsmanagement, Wissensmanagement und Integrierte Managementsysteme. Du hast es sicher bemerkt: Wir sind in der B2B-Branche unterwegs – hauptsächlich im DACH-Raum. Unser Ziel ist es, hier die bekannteste QM-Software auf dem Markt zu werden.  


Und da kommst Du ins Spiel.  

Es ist eine besonders spannende Zeit zu uns zu stoßen! Wir vergrößern uns und möchten unser Team ab sofort mit einer engagierten und zuverlässigen Office Manager:in unterstützen, die/ der sich um alle administrativen und organisatorischen Aufgaben im Unternehmen kümmert.
Du arbeitest detailliert, bist top organisiert und hast Lust auf eine neue Herausforderung, bei der Du Verantwortung übernimmst, eigenständig arbeitest und eine Menge Spaß mit tollen Kolleg:innen hast? Dann haben wir vielleicht Deinen neuen Traumjob. 🧨 

 

Das erwartet Dich:   

  • Du kümmerst Dich um Bestellungen und Lieferungen inkl. Inventarisierung, Verträge, Beauftragungen und Kündigungen.
  • Du bist Ansprechpartner:in für unsere Dienstleister:innen und Lieferant:innen und wickelst die Korrespondenz mit Lieferant:innen, Behörden, etc. ab.
  • Du stellst sicher, dass unsere Kolleg:innen, alles haben, was sie benötigen, um ihren Job gut auszuführen – vom Besorgen von Verbrauchsmaterialien, über die Raumausstattung bis hin zur Ausstattung unserer Home Office Kolleg:innen.
  • Darüber hinaus trägst Du generell zum Schaffen und Aufrechterhalten eines angenehmen Arbeitsumfeldes bei (inkl. Organisation On-/Off-Boarding von Mitarbeiter:innen, Management von Incentives wie die orgavision Altersvorsorge, Fahrrad-Leasing, Weiterentwicklungsbudget, etc.)
  • In Zusammenarbeit mit Deinen Kolleg:innen aus dem Backoffice leistest Du einen wichtigen Beitrag, damit unser Rechnungswesen und die Buchhaltung effizient arbeiten können (Unterstützung bei unserem digitalen Belegfluss inkl. Zahlungsverkehr, Vertragswesen, Lizenzmanagement, stellvertretend Mahnwesen).
  • Du bearbeitest Versicherungsfälle und hilfst bei der Abwicklung von Reklamationen und Reparaturen (inkl. Garantiemanagement).
  • Du unterstützt bei der Umsetzung und Koordinierung interner Projekte (z.B. Umgestaltung von Büroräumlichkeiten) und Teamevents.
  • Die Pflege der Mitarbeiterstammdaten in unserer Software Personio sowie die Dokumentation von Finance-Prozessen in unserem Handbuch liegt in Deinen Händen.
  • Du bist bzw. entwickelst Dich zu einem kompetenten Ansprechpartner:in für arbeitsrechtliche und lohnsteuerrechtliche Fragestellungen inkl. Vertragswesen und Personalvorgänge (Kündigung, Elternzeit, etc.) – die Unterstützung von Experten (wie beispielsweise unserem Steuerberater bei lohnsteuerlichen Fragen) ist Dir sicher.

Das bringst Du mit:   

  • Idealerweise hast Du eine kaufmännische Ausbildung oder ein gleichwertiges Studium (wie Betriebswirtschaftslehre) in der Tasche.
  • Du hast Lust an unterschiedlichen Themen (generelles Office Management sowie Unterstützung der Buchhaltung, Personalwirtschaft und IT) zu arbeiten und Interesse, Dich in Details einzuarbeiten bzw. diese zu klären.
  • Du bist kommunikationsstark und hast Freude am Umgang mit Menschen.
  • Dich zeichnet Deine verbindliche, verlässliche und genaue Arbeitsweise aus.
  • Deine schnelle Auffassungsgabe, Dein sicheres Auftreten und Deine Fähigkeit Dich in neue komplexe Sachverhalte einzuarbeiten – gepaart mit Deiner Lebens- und Berufserfahrung- ermöglicht es Dir auch als Quereinsteiger:in erfolgreich bei uns durchzustarten!
  • Dein Zeitmanagement- und Organisationstalent mit der Fähigkeit zur Priorisierung runden Dein Profil ab.
  • Du bist sattelfest im Umgang mit den gängigen MS Office Programmen und generell technisch versiert (als SaaS-Unternehmen setzen wir viele Tools ein).
  • Du bringst verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischsprachkenntnisse mit. 

Das haben wir für Dich:  

  • Büro und remote – 2 Tage in unserem Büro mit 360° Blick über Berlin und sonst, wo es für Dich am besten passt. 
  • Flexible Arbeitszeiten – Bei uns ist die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben tief in unserer Firmenkultur verankert. Fallen mal Überstunden an, kannst Du sie durch freie Tage ausgleichen.  
  • Kurze Wege, schnelle Ergebnisse – Wir sind ein kleines Unternehmen mit 40 Kolleg:innen. Unsere Entscheidungswege sind kurz und was Du leistest wird gesehen und hat direkten Einfluss auf unseren Erfolg. 
  • Schön unterwegs – Mit unserem Fahrrad-Leasing. 
  • Gut geplant – Mit unserem Familien-Service. 
  • Top Arbeitgeber: Mach Dir selbst ein Bild anhand der Top-Bewertungen auf Kununu.
  • Top Team: Kompetente, motivierte Kolleg:innen und tolle Arbeitsatmosphäre und Unternehmenskultur. 
  • Deine Gehaltsspanne – je nach Erfahrung und Skills: 38.000 - 48.000 Euro Jahresbrutto (auf 40 Std./ Woche gerechnet). 

Wollen wir uns kennenlernen?  

Diese Stelle kannst Du in Teilzeit ab 20 Stunden (an min. 3 Tage/ Woche) besetzen. 

Deine Ansprechpartnerin ist Marie Griehl. Bei weiteren Fragen zu diesem Job freut sie sich über Deine Nachricht.

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