Wie Sie Ihr QM einfach digitalisieren
Wer beruflich gerne optimiert, kommt nicht vorbei an der digitalen Transformation: Digitales QM birgt große Chancen für Unternehmen und Mitarbeiter:innen. Machen Sie es sich leicht!
Was ist digitales Qualitätsmanagement?
Wie der Name schon sagt: QM – bloß digital und damit zeitgemäß. Die Dokumentation samt Versionierung oder das Informationsmanagement übernehmen Softwarelösungen; Workflows lassen sich automatisieren. Das reduziert Fehler, schafft Klarheit und sorgt für reibungslose Abläufe. Mitarbeiter:innen werden spürbar entlastet und sparen eine Menge Zeit.
Auf digitalem Wege lassen sich auch Standards wie die ISO 9001 gut abbilden und Zertifizierungen begleiten: Eine Software unterstützt bei der Auditvorbereitung und -durchführung sowie bei der Einhaltung der Compliance. Der Gewinn? Dank zentral angelegter Dokumentation und automatisierter Prozesse arbeiten Unternehmen viel effizienter. Das stärkt nicht zuletzt die Wettbewerbsfähigkeit.
Warum ist digitales Qualitätsmanagement wichtig?
Weil Sie wettbewerbsfähig bleiben möchten. Digitale Lösungen erhöhen die Prozesssicherheit und sorgen für reibungslose Abläufe: Das verringert Fehlerquoten und beschleunigt Zertifizierungsprozesse. Vor allem aber schraubt die Automatisierung die Anzahl der Dinge, die manuell erledigt werden müssen, dramatisch herunter.
Digitale Systeme bringen zudem mehr Transparenz und Nachverfolgbarkeit in Ihr QM: Das erleichtert Ihnen die Steuerung, die Dokumentation und das Informationsmanagement. Unternehmen erfüllen ISO- und Audit-Standards auf diese Weise einfacher und stärken ihre Compliance. Kurz: Das Qualitätsmanagement gestaltet sich in digitaler Form schlanker, sicherer und zukunftsfähiger.
Warum braucht man eine Software im Qualitätsmanagement?
Eine QM-Software zu verwenden, ist keine Pflicht. Doch die Vorteile sprechen für sich – und das finden nicht nur wir als Anbieter, sondern auch viele Stimmen aus der Praxis. Wie sagte neulich eine QM-Expertin im Interview so schön: „Jede Fußzeile, die ich von Hand lenken muss, ist eine zu viel.“
Hier einige Herausforderungen für alle, die ihre Dokumentation weiterhin ohne digitale Hilfe führen möchten:
- Zeitaufwand: Eine Dokumentation von Hand zu führen, kostet Zeit und Nerven und kann den Arbeitsalltag spürbar belasten.
- Fehleranfälligkeit: Irren ist menschlich: Manuell erstellte Dokumente sind anfälliger für Fehler.
- Nachvollziehbarkeit: Ohne digitale Tools ist es schwierig, Änderungen und Versionierungen historisch klar nachzuvollziehen.
- Zugänglichkeit: Liegen Informationen physisch und nicht digital vor, sind sie den Beteiligten evtl. gar nicht oder nur erschwert zugänglich.
- Unübersichtlichkeit: Papierdokumente lassen sich weitaus schwerer durchsuchen als digitale. Tschüss, hektisches Blättern!
- Sicherheit: Physische Dokumente können leichter verloren gehen oder in falsche Hände geraten als digitale, die mit entsprechenden Rechten versehen sind.
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Digital ist nicht gleich digital:
Es macht einen Unterschied, ob Sie Ihre Dokumente auf dem Netzlaufwerk in Ordnern lagern, sie auf SharePoint speichern oder eine spezielle QM-Software nutzen. Sie blicken da nicht mehr durch?
So führen Sie ein digitales QM mit einer Software ein: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Im Grunde gestalten Sie die digitale Transformation des Qualitätsmanagements wie jeden anderen Change-Prozess. So lässt sich diese Anleitung z. B. auch auf die Einführung eines anderen Managementsystems übertragen.
Bestandsaufnahme
Betrachten Sie Ihr aktuelles QM-System: Identifizieren Sie Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale. Schaffen Sie eine solide Grundlage für die Digitalisierung.
Was ist eine Qualitätsmanagement-Software? Das müssen Sie wissen
Inwiefern eine QM-Software Ihr Unternehmen unterstützt, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Zielsetzung definieren
Formulieren Sie klare, messbare Ziele für Ihr digitales QM: Konzentrieren Sie sich dabei z. B. auf Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen oder eine bessere Qualitätskontrolle.
Ab wann lohnt sich eine Investition?
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Stakeholder einbinden
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Software-Auswahl
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Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verwundert wie einfach sie die aktuellste Version eines Dokuments finden können. Die Auditoren (u.a. 9001:2015, 13485, DaKKS) äußerten sich stets positiv.
Die Einführung von orgavision hat die Akzeptanz unserer QM-Dokumentation deutlich verbessert.
Seit wir orgavision haben, übernehmen die Leitungen mehr Verantwortung, durch Kenntnisnahmen, Freigaben oder Schreib-Berechtigungen für ihre eigenen Bereiche.
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