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@orgavision ∙ 23. Nov

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Intelligentes Prozessmanagement
mit orgavision

ASSA ABLOY (Schweiz) AG
  • Standorte in über 70 Ländern
  • Weltweit über 47.500 Mitarbeitende
  • orgavision ist in Deutschland und der Schweiz im Einsatz
  • 850 Mitarbeitende (D) und ca. 350 (CH)
  • Produktion – Baubranche und OEM
  • Qualitätsmanagement
  • ISO 9001:2015
Lesezeit
5 Min.

Herausforderung
Im Fokus stand der Aufbau und die Darstellung eines integrierten Managementsystems für mehrere Standorte in der Schweiz.

Lösung
Die Einführung von orgavision stellt sowohl ein intelligentes, mit modernen Funktionen gestütztes Managementsystems, übersichtliche Prozesslandkarten als auch die Dokumentenlenkung in der Organisation sicher.

Mehrwert
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von zentral gespeicherten Dokumenten und leicht zugänglichen Prozesslandkarten und -beschreibungen.


Reibungslose Prozesse dank integriertem Managementsystem

Der weltweit führende Hersteller und Lieferant von Schließ- und Sicherheitssystemen ASSA ABLOY entwickelt, produziert und vertreibt mehr als 660 führenden Marken in über 70 Ländern. Die Ansprüche seiner Kunden sind hoch. Nur mit stimmigen Arbeitsabläufen kann ihnen das Unternehmen dauerhaft gerecht werden. Die ASSA ABLOY (Schweiz) AG setzt deshalb auf ein integriertes Managementsystem, das reibungslose Prozesse ermöglicht.

Heterogene Prozesse wurden zur Herausforderung

Dokumente und Prozesse als Word- oder PDF-Dateien in definierten Netzwerkordnern: So legten die Mitarbeitenden ihre Dokumente ab, bevor die ASSA ABLOY (Schweiz) AG den ersten Schritt in Richtung automatisiertes und digitalisiertes Prozessmanagement wagte. Änderungen erfolgten meist direkt in der Datei und wurden so zur Herausforderung: „Auf diese Weise war naturgemäß keine Versionierung möglich und die Änderungen konnten nicht nachvollzogen werden“, erinnert sich Patrik Börlin, Bereichsleiter Qualitätssicherung Kleinlützel / Leiter Qualitätsmanagement und Umweltmanagement von der ASSA ABLOY (Schweiz) AG. Die aktuelle Fassung von Arbeitsanweisungen, Formularen und Prozessabläufen zu finden war auch mit Behelfslösungen nicht länger praktikabel. „Man versuchte zwar, die Änderungshistorie manuell in der Fußzeile zu erfassen“, sagt Patrik Börlin. „Doch die Dokumentensuche blieb sehr schwierig. Im Grunde musste man genau wissen, wo, welche Datei gespeichert war, damit man sie auch wiederfand.“ Erschwerend kam noch hinzu: Die Standorte Richterswil und Kleinlützel pflegten nicht nur unterschiedliche Ablagesysteme, sondern auch heterogene Prozessaufbaustrukturen sowie Prozesslandkarten. Mitarbeitende hatten es damit schwer sich zu orientieren – vor allem, wenn sie an beiden Standorten arbeiteten. Zudem musste die Integrität der Dokumente hinterfragt werden: War die Person, die das Dokument geändert hat, dazu berechtigt? „Oft wurden die Prozessverantwortlichen gar nicht über die Änderungen informiert“, erinnert sich Patrik Börlin. „Manchmal sahen sie die Updates ihrer Dokumente das erste Mal in einem Audit.“ Darüber hinaus gab es hohe Abstimmungsaufwände innerhalb der ASSA ABLOY (Schweiz) AG.

„Wir brauchten eine webbasierte Anwendung, damit sich alle von überall aus einloggen können. Das System sollte alle Mitarbeitenden auf Anhieb mitnehmen. Mit orgavision haben wir hier die richtige Entscheidung getroffen.“

Einfache Bedienbarkeit überzeugte

Um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden, entschieden sich die Verantwortlichen der ASSA ABLOY (Schweiz) AG, ein integriertes Managementsystem einzuführen. Auch auf Konzernebene im deutschsprachigen Raum traf dieses Vorhaben auf breite Zustimmung – erst recht mit Blick auf die Compliance-Steuerung. „Wir benötigten ein System, das die Aktualität, die schnelle Auffindbarkeit und die Integrität von Arbeitsanweisungen und Prozessablaufbeschreibungen sowie all der anderen Dokumente sicherstellt“, erklärt Patrik Börlin. Die Dokumentenlenkung über die beiden Standorte Kleinlützel und Richterswil sollte harmonisiert und der Arbeitsaufwand für die stetige Aktualisierung der Unterlagen insgesamt deutlich gesenkt werden. „Wir wollten die Sicherheit gewinnen, dass die Dokumente nicht ohne das Wissen des jeweiligen Prozessverantwortlichen verändert werden können“, stellt Patrik Börlin fest. „Und: Alle Informationen sollten künftig an einem zentralen Ort liegen.“ Drei Lösungen schafften es bei der Auswahl auf die Short-List. Schließlich überzeugte das integrierte Managementsystem orgavision − nicht zuletzt dank seiner einfachen Bedienbarkeit und der angenehmen Nutzeroberfläche. „Wir brauchten eine webbasierte Anwendung, damit sich alle von überall aus einloggen können. Das System sollte alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Anhieb mitnehmen“, erläutert Patrik Börlin. „Mit orgavision haben wir hier die richtige Entscheidung getroffen.“ An mehreren Standorten in Deutschland und der Schweiz wurden daraufhin das System orgavision bei ASSA ABLOY eingeführt.

Klare Prozesse und eine Prozesslandkarte sparen Zeit

Über 300 Anwenderinnen und Anwender der ASSA ABLOY (Schweiz) AG profitieren seit der Einführung des integrierten Managementsystems auf vielen Ebenen: Alle Dokumente und Prozessbeschreibungen sind zentral gespeichert und dank Volltextsuche leicht auffindbar. Ein stetiger Überblick und eine konsistente Steuerung sind nun möglich. „Wir spüren einen deutlichen Qualitätsgewinn und sparen dabei auch noch massiv Zeit“, freut sich Patrik Börlin, der selbst als Ansprechpartner für die seltenen Anwenderfragen fungiert. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben das System überraschend gut angenommen und nutzen es intensiv.“ Auch bei den Prozessinhabern hat sich einiges getan: „Hier ist nun nicht mehr der Qualitätsmanager gefragt, was den Workflow deutlich vereinfacht“, meint Patrik Börlin. „Hilfreich ist es auch, dass der Aufbau und die Bedienung im System für alle gleich sind. Dadurch erreichen wir Synergieeffekte.“ Sichergestellt ist auch, dass Dokumente nur noch nach Freigabe des Prozessverantwortlichen einsehbar sind und niemand mehr auf veraltete Fassungen zugreift. Mit der Kenntnisnahme-Funktion werden alle Beteiligten bei einer Änderung benachrichtigt. „Auf diese Weise ist ein stetiger elektronischer Nachweis möglich, wer wann welche Information erhalten hat“, fasst Patrik Börlin zusammen. „Dadurch sind keine zusätzlichen Papiernachweise im Personalbereich notwendig. Auch hier sparen wir wieder Papier und Arbeitszeit.“ Auch vom Modul „Ereignismanagement“ profitiert die ASSA ABLOY (Schweiz) AG: So haben etwa auch Lieferanten Zugriff auf das Modul und auf Fehlermeldungen, die sie betreffen, und dokumentieren ihre Untersuchung sowie die daraus resultierenden Maßnahmen direkt im System.

„Wir spüren einen deutlichen Qualitätsgewinn und sparen dabei auch noch massiv Zeit.“

Kontinuierlicher Ausbau

Mit der Einführung eines integrierten Managementsystems hat die ASSA ABLOY (Schweiz) AG digitale Maßstäbe gesetzt. So gelingt das Prozessmanagement inzwischen auf hohem Niveau. Seit der Integration der neuen Lösung spart das Unternehmen sowohl Arbeitszeit als auch Papier. Und so soll die positive Entwicklung weiter gehen: „Wir streben an, unsere Montageplätze mit Terminals auszustatten. Fertigungsaufträge sollen dann direkt an diesen Terminals erfasst werden. Auch Prüfanweisungen oder Fehlermeldungen können künftig aus der Anwendung heraus direkt am Arbeitsplatz geöffnet werden“, gewährt Patrik Börlin einen Blick in die Zukunft. Auch hier wird wieder deutlich: Bei der ASSA ABLOY (Schweiz) AG sind Arbeitsqualität und Prozessbeschleunigung maßgebliche Erfolgsfaktoren, von denen die Kunden weltweit profitieren. Aktuell arbeitet das Unternehmen übrigens daran, in der Schweiz den Standort in Tagelswangen in das System zu integrieren.


Über ASSA ABLOY (Schweiz) AG

Als weltweit führender Hersteller und Lieferant von Schließ- und Sicherheitssystemen verfolgt ASSA ABLOY stets das Ziel, den hohen Ansprüchen ihrer Kunden rund um die Themen Sicherheit, Schutz und Benutzerfreundlichkeit gerecht zu werden. Dafür entwickelt, produziert und vertreibt ASSA ABLOY mit mehr als 660 führenden Marken in über 70 Ländern Produkte und Dienstleistungen für den Bausektor und für OEM-Kunden. Die ASSA ABLOY (Schweiz) AG, mit mehreren Standorten in der Schweiz, vertritt und vertreibt hier die bewährten Marken KESO, MSL, Planet, Yale und effeff. Immer beste Qualität zu liefern ist eines der Erfolgsrezepte des seit 1994 an der Stockholmer Börse notierten Konzerns ASSA ABLOY.