Entspannte Audits bei der DZG – weniger Aufwand, mehr Sicherheit

Audits mit Excel – funktional, aber mühsam und fehleranfällig

Audits sind ein fester Bestandteil des Qualitätsmanagements – dennoch sorgen sie in vielen Unternehmen regelmäßig für Stress und Unruhe. Nicht unbedingt wegen der Auditgespräche selbst, sondern aufgrund der Organisation von Terminen, Maßnahmen, Dokumenten und Nachweisen. Vor eben jenen Herausforderungen stand auch die Deutsche Zählergesellschaft (DZG). Seit rund 20 Jahren nach ISO 9001 zertifiziert, führt die DZG jährlich etwa sechs bis acht interne Audits durch. Lange Zeit wurde das Auditmanagement mit Excel organisiert: eine Lösung, die zwar funktionierte – aber zunehmend an ihre Grenzen stieß.

„Unsere Excel-Tabellen standen nicht nur bei uns im Team, sondern auch bei den Auditoren in der Kritik. Einzelne Punkte waren zum Zeitpunkt des Audits teilweise nicht mehr nachvollziehbar und bei der Umsetzung von Maßnahmen gab es offene Fragen“, erinnert sich Peter Georg. Er ist Prüfstellenleiter und QMB bei der Deutschen Zählergesellschaft. Somit fallen auch die Audits im Unternehmen in seinen Zuständigkeitsbereich.

Der Wunsch nach einer integrierten Lösung

Zum Zeitpunkt der Einführung des Auditmoduls arbeitete die DZG bereits seit mehreren Jahren erfolgreich mit orgavision. Das QM lief also rund – mit Ausnahme der Audits, die größtenteils noch händisch vorbereitet und durchgeführt werden mussten.

Es war klar: Eine Lösung musste her. „Wir wollten keine losgelösten Excel-Tabellen mehr, die separat gepflegt werden müssen. Das ist unglaublich aufwändig. Stattdessen brauchen wir ein System, mit dem wir direkt auf relevante Handbuchinhalte verweisen und Maßnahmen verknüpfen können. Wir wollten auf einen Blick erkennen können, ob eine Maßnahme bereits umgesetzt wurde oder nicht“, erklärt Peter Georg.

Die DZG zählte zu den ersten Unternehmen, die das neue Auditmodul von orgavision einsetzten. „Die Möglichkeit, das Auditmanagement nahtlos in unser QM-System einzubetten, hat uns neugierig gemacht. So konnten wir uns endlich vom händischen Verwaltungsaufwand in Excel verabschieden.“

Los geht’s: Einführung des neuen Auditmoduls

Der Einstieg ins Auditmodul verlief unkompliziert. Kurze Einführungsvideos reichten aus, um ein klares Bild von der Funktionsweise zu erhalten. Natürlich war es auch von Vorteil, dass das QM-Team bereits mit orgavision arbeitete: Die Bedienlogik war vertraut, das System bekannt.

Als besonders hilfreich empfand Herr Georg die Möglichkeit, bestehende Fragenkataloge direkt aus Excel zu importieren. So wurden vorhandene Auditfragen ohne großen Aufwand in die neue Struktur überführt. „Wir waren an Excel gewöhnt, also haben wir unsere Fragen dort vorbereitet, sie mit einem Klick in orgavision importiert und konnten direkt loslegen“, sagt er.

Audits im Alltag: weniger Verwaltung, mehr Klarheit

Heute zeigt sich der größte Mehrwert des orgavision Auditmoduls im täglichen Arbeiten. Die eigentliche Auditdurchführung – Gespräche mit Mitarbeitenden führen, Prozesse prüfen, Schwachstellen erkennen – ist gleichgeblieben. Der entscheidende Unterschied liegt in der Organisation.

Maßnahmen werden jetzt direkt aus dem Audit heraus angelegt, nachverfolgt und mit relevanten Dokumenten verknüpft. So gehen Hinweise nicht mehr verloren und Zusammenhänge bleiben nachvollziehbar – auch Monate später, wenn das nächste Audit ansteht. Das sorgt laut Peter Georg für eine enorme Zeitersparnis.

Auch die ständige Unsicherheit, ob etwas übersehen wurde, entfällt. Stattdessen entsteht ein Gefühl von Kontrolle und Ruhe – z. B. bei externen Überprüfungen. „Man ist vor dem externen Auditor einfach besser drauf, weil man weiß: Es ist alles da und ich kann mit einem Klick eine fundierte Antwort auf eventuelle Rückfragen geben.“

Den Kopf frei für Wichtigeres

Seit Einführung des Auditmoduls hat Peter Georg bei der DZG bereits zwei Audits erfolgreich durchgeführt. Das Vertrauen in die eigene Dokumentation war sogar so groß, dass er dem externen Auditor ein Lesezugang zu orgavision gewährte. Ein Schritt, der mit Excel undenkbar gewesen wäre.

Die Entscheidung für das Auditmodul hat sich für die DZG ausgezahlt: „Wir sind schon viele Jahre begeistert von orgavision, weil die QM-Software uns das Leben unglaublich viel einfacher macht. Das Auditmodul ist für uns das Sahnehäubchen obendrauf.“

Das Beispiel der Deutschen Zählergesellschaft zeigt: Interne Audits müssen nicht kompliziert oder stressig sein. Entscheidend ist, dass so wenig wie möglich händische Arbeit bei ihrer Planung anfällt. Mit dem Auditmodul von orgavision gelingt es, Audits strukturiert, nachvollziehbar und effizient umzusetzen – ohne manuellen Mehraufwand.