Vom Pappordner zum effizienten Qualitätsmanagement-Prozess

In Moers und Umgebung sorgen aktuell 750 Mitarbeitende der Caritas Wohn- und Werkstätten Niederrhein gGmbH (CWWN) für mehr als 1.600 Menschen mit Behinderung. Sie schaffen für sie einen Ort zum Leben und Arbeiten, begleiten sie individuell im Alltag und ermöglichen so die Erfahrung von echter Lebensqualität für jeden einzelnen. Für diese wichtige Aufgabe werden die Budgets leider immer knapper. Umso wertvoller ist die Arbeitszeit aller Mitarbeitenden, die möglichst vollumfänglich den Betreuten zugutekommen soll. Bestenfalls kosten administrative Aufgaben nur wenige der wertvollen Stunden. Bei den CWWN ist genau das der Fall. Was dort heute als Standard gilt, ist das Ergebnis eines gelungenen Qualitätsmanagements und der Einführung von orgavision.

Vor einigen Jahren sah das Qualitätsmanagement (QM) bei der Caritas in Moers noch ganz anders aus. „Wir hatten unzählige Ordner, die sehr aufwändig mit den entsprechenden Word-Dokumenten befüllt wurden“, erinnert sich der QM-Beauftragte Peter Hippler. „Sobald es die kleinste Veränderung beispielsweise in einer Vorschrift gab, mussten die Unterlagen manuell ausgetauscht werden. Das hat sehr viel Zeit gekostet. Neben dem immensen Aufwand gab es noch einen weiteren Nachteil dieser Vorgehensweise: Die Interaktion mit der Belegschaft blieb weitestgehend auf der Strecke. „Jede Vorschrift oder Arbeitsanweisung kann noch besser umgesetzt werden, wenn wir dazu Feedback von den Menschen erhalten, die damit aktiv arbeiten“, sagt Peter Hippler. Die Unzufriedenheit mit dem Qualitätsmanagement nahm zu, als die Organisation größer wurde. Damit stieg auch der Pflege-Aufwand der Dokumente noch einmal deutlich an. Die Dokumentation mit Ordner und Papier stieß an ihre natürlichen Grenzen. Folglich entschied sich die CWWN für einen neuen Weg im Qualitätsmanagement und führte mit orgavision eine moderne Softwarelösung ein, die sie in diesem Bereich bis heute sehr erfolgreich unterstützt.

Die Einführung des Systems gestaltete sich denkbar einfach. „Viele Dokumente waren bereits als Word-Dateien vorhanden“, sagt Peter Hippler. „Darum war es sehr leicht, sie in orgavision einzufügen.“ Bei Prozessabläufen sind allerdings gründliche Vorüberlegungen hilfreich. „Man muss sich in die Menschen hineinversetzen, die den Prozess oder die Arbeitsanweisung ausführen“, sagt Peter Hippler. „Nur so entstehen übersichtliche und verständliche Dokumente, die im Arbeitsalltag auch gern genutzt werden.“ Die Darstellung von Prozessen und Verfahren in unterschiedlichen Hierachieebenen beispielsweise wurde vom QM-Team sorgfältig und im orgavision-Layout aufbereitet. Sie gibt allen innerhalb kürzester Zeit einen Überblick über Verantwortlichkeiten und Arbeitsabläufe. Die intuitive Nutzung des QM-Systems gelingt auch durch die Bildung von Bereichen. „Für Schwerpunktthemen bildeten wir eigene Bereiche in orgavision, beispielsweise für die Berufsbildung“, erläutert Peter Hippler.

Als soziale Einrichtung ist auch die Caritas Wohn- und Werkstätten Niederrhein stark in Gremien organisiert. Für alle Kernbereiche treffen sich die jeweiligen Gremienmitglieder, um alle relevanten Themen zu besprechen auch die Arbeitsprozesse stehen regelmäßig auf der Agenda. So zum Beispiel im Kernbereich Hauswirtschaft und Großküche. „Kürzlich haben wir die Essenstransporte umgestellt, um noch frischer liefern zu können“, erläutert Peter Hippler. „So eine Umstellung betrifft natürlich die Abläufe, die sauber dokumentiert werden müssen. Ich erhalte eine Rückmeldung aus dem Gremium, welche Änderungen an dem schriftlichen Verfahren und den entsprechenden Dokumenten vorgenommen werden müssen und setze sie direkt in orgavision um.“ Die Änderungen lässt sich der QM-Beauftragte noch einmal von der Fachbereichsleitung freigeben. Dafür nutzt er die Kenntnisnahme-Funktion in orgavision. Im Anschluss werden die betreffenden Mitarbeiter:innen direkt und automatisch über die Änderungen informiert. Auch hier schafft die Kenntnisnahmefunktion von orgavision einen stetigen Überblick, wer die Neuerung bereits gelesen hat. „Die Leiter:innen fragen bei mir regelmäßig nach, ob alle Mitarbeitenden inzwischen ihre Kenntnisnahme bestätigt haben“, sagt Peter Hippler. „Mit orgavision kann ich auf Knopfdruck eine Liste erstellen. Wenn noch jemand fehlt, haken die Leitenden direkt nach.“

Diese und viele andere Qualitätsmanagement-Prozesse innerhalb der CWWN sind mit orgavision inzwischen zu einer gern gesehenen Selbstverständlichkeit geworden. Auch in der Mitarbeiterschaft hat sich das System längst als integraler Arbeitsbestandteil bewährt. „Alle können mit orgavision sehr gut umgehen, schon allein, weil der Urlaubsantrag im System abgelegt ist“, sagt Peter Hippler. Natürlich gibt es auch bei der Caritas vereinzelt technisch nicht ganz so Affine. „Die Zahl derer, die sich mit der Anwendung von orgavision schwerer tun, nimmt kontinuierlich ab“, bestätigt der Qualitätsmanagement-Beauftragte. „Die meisten Mitarbeitenden wissen, wo die gesuchten Dokumente in orgavision liegen und nutzen sie auch aktiv. Das können wir über die Zugriffszahlen gut nachvollziehen.“

Auch hinsichtlich der Nutzerfreundlichkeit herrscht allgemeine Zufriedenheit. „Es gibt hier und da mal Kleinigkeiten, die noch unklar sind“, fasst Peter Hippler zusammen. „Wenn man dann aber noch einmal zeigt, wie der jeweilige Sachverhalt in orgavision funktioniert, erleben wir immer einen Aha-Effekt. Von Vorteil ist hier die Flexibilität, die orgavision bietet: Das System gibt verschiedene Optionen,die gewünschte Information zu finden. So kann jeder Mitarbeitende seinen bevorzugten Weg gehen.“