CEMEX: Eines der modernsten Zementwerke in ganz Europa setzt beim integrierten Managementsystem auf orgavision

Die bereits 1906 in Hidalgo (Mexiko) gegründete CEMEX S.A.B. de C.V. gehört mit über 46.000 Mitarbeiter:innen zu den führenden Baustoffunternehmen weltweit. Der Traditionsbetrieb unterhält Geschäftsbeziehungen mit knapp 100 Nationen. Mit dem großen Erfolg des Konzerns wuchsen jedoch auch die Ansprüche an das integrierte Managementsystem (IMS) hier in der CEMEX Zement GmbH.

So gilt es die Anforderungen verschiedener Normen zu erfüllen und diese konform abzubilden. CEMEX erfüllt beispielsweise die Standards nach ISO 50001, ISO 14001 und EMAS, ISO 45001, ISO 9001 und international nach ISO 27001. Anfangs fand das QM in weiten Teilen nur basierend auf Papierdokumenten statt. Das war ineffizient und umständlich. Bei einem Konzern dieser Größe brauchte es eine geeignetere, nachhaltigere und flexiblere Workflow-Unterstützung: eine wirklich digitale Lösung. Die Managementbeauftragte Franziska Thamm fand in orgavision die dafür passende Software.

CEMEX setzte im IMS frühzeitig auf Software. „Wir hatten bereits seit 2000 ein integriertes Managementsystem im Einsatz“, erläutert Franziska Thamm die Ausgangssituation. „Angefangen haben wir mit dem Umweltmanagement. Danach ist das Qualitätsmanagement hinzugekommen. Später banden wir das Energiemanagement und die Arbeitssicherheitsthemen ein. Trotz des Einsatzes der damaligen Softwarelösung blieben die Prozesse leider sehr Papier-lastig.“ Das Altsystem basierte auf Microsoft: Die Mitarbeiter:innen legten die relevanten Dokumente in die entsprechenden Ordner auf dem Laufwerk, später dann in SharePoint-Ordner. „Dennoch druckten alle Beteiligten jede Arbeitsanweisung aus. Es folgten mehrere Unterschriften, bevor jedes einzelne Dokument wieder gescannt, im Ordner abgelegt und die Freigabe in einer Exceltabelle dokumentiert wurde“, erinnert sich die MM-Beauftragte. 

Sämtliche Arbeitsanweisungen lagen noch zusätzlich in physischen Ordnern. Am Ende eines jeden Monats schrieb Frau Thamm eine E-Mail mit der Bitte um Kenntnisnahme an alle Betroffenen. „Häufig stellte sich aber die Frage, ob auch wirklich alle Kenntnis genommen hatten“, erläutert sie. „Denn per E-Mail kann man leider nicht nachverfolgen, wer ein Dokument auch tatsächlich geöffnet hat.“ 

Prozesslandschaften und Schemata wurden häufig in MS Visio abgebildet. Andere Mitarbeitende hatten jedoch keinen Zugriff auf das Programm. Dann galt es, sehr umständlich Ausschnitte zu erstellen und in die Dokumente einzufügen. Existierten von Dokumenten nur PDFs, mussten sich die Mitarbeiter:innen auf die Suche nach der Grunddatei begeben, um Änderungen durchzuführen. All diese Vorgänge waren mit enormem manuellem Aufwand – und auch mit menschlichen Fehlern – verbunden. Darüber hinaus kosteten die Arbeitsabläufe im integrierten Management sehr viel Zeit. Als Franziska Thamm 2019 hierfür die Verantwortung übernahm, stand schnell fest: SharePoint und Co. müssen abgelöst werden und einem neuen, modernen IM-System weichen.

Gemeinsam mit ihrem Team hatte sie konkrete Anforderungen an die neue Lösung, um SharePoint abzulösen. „Wir wollten ein Managementsystem, das alle bestehenden und auch weitere Bereiche integriert“, sagt sie rückblickend. „Es sollte zudem genügend Freiraum bieten und nicht an starre Strukturen gebunden sein.“ Dafür erschien orgavision als sehr gut geeignet und genau passend . Die praxisbewährte Lösung und das Preis-Leistungs-Verhältnis von orgavision hob sich damit von ihren Mitbewerbern ab. „Wir waren von Anfang an überzeugt, dass wir mit orgavision eine Lösung auswählen, die uns ein hohes Maß an Flexibilität bietet“, erinnert sich die MM-Beauftragte. CEMEX hatte durch die langjährigen, funktionierenden Prozesse schon viele interne Strukturen aufgebaut und damit bereits Erfahrungen gesammelt. Das neue digitale Managementsystem sollte sich hier nahtlos einfügen. Nur so konnte eine Umstellung erfolgreich gelingen. Mit orgavision war es ihnen möglich, eine ganzheitliche Lösung aufzubauen, die all ihre Erwartungen mit den bereits bestehenden Konzepten vereinte. Gepaart mit den Vorteilen von durchdachten Lizenz- und attraktiven Preismodellen, überzeugte orgavision CEMEX auf ganzer Linie.

Mit orgavision schlug CEMEX eine 180-Grad-Wende ein. „Zum 01.08.2021 hatten wir die Verträge mit orgavision unterzeichnet“, sagt Franziska Thamm. „Danach pflegten wir erst einmal 4.000 Dokumente in das neue System ein. Dabei begleitete uns orgavision zum Glück von Anfang an.“ Mitten in der Corona-Zeit waren Spontanbesuche fast unmöglich, also nutzten Frau Thamm und ihr orgavision-Betreuer Videocalls, um sich abzustimmen. „Stück für Stück haben wir so alle Dokumente in orgavision erfasst“, erzählt die MM-Beauftragte. „Danach legten wir die ersten 60 Nutzer:innen an. Dafür mussten wir natürlich erst einmal initiativ klären, welche Rollen sie künftig haben und wo genau in orgavision sie verortet werden sollen. Am 01.07.2022 konnten wir schließlich live gehen.“ Rund ein Jahr brauchte das Team um Frau Thamm in Zusammenarbeit mit orgavision, um die bestehenden Managementsystemet sowie alle erforderlichen Dokumente in orgavision zu überführen und sämtliche Strukturen so aufzubauen, wie es für CEMEX am besten passt. „Bei der Einführung von orgavision haben wir auch wichtige Learnings mitgenommen“, berichtet Franziska Thamm. „Es ist sinnvoll, zuerst eine Prozesslandschaft zu erstellen und alle Dokumente den Arbeitsabläufen zuzuordnen. Im Anschluss lassen sich auf dieser Basis Zuständigkeiten und Verantwortlichen vergeben.“ 
Intern organisierte Schulungen brachten das orgavision-Fachwissen im Anschluss in die Köpfe aller Anwender:innen – wobei die intuitive Bedienbarkeit des Systems maßgeblich dabei half, schnell in den Praxisbetrieb zu starten. „Wir haben aus gutem Grund keine Übergangsfrist eingeräumt“, erläutert die MM-Beauftragte. „Sofort nach dem offiziellen Start von orgavision lösten wir den SharePoint ab. Auf diese Weise entstand gar nicht erst eine Parallelwelt. Wir konnten uns so voll und ganz darauf konzentrieren, Vertrauen in das neue Managementsystem zugewinnen und die neuen Möglichkeiten zu zeigen, die orgavision bis heute im Vergleich zur alten Lösung bietet.“

Inzwischen ist orgavision ein fester und geschätzter Bestandteil im Tagesgeschäft aller Mitarbeiter:innen. Mit der neuen Softwarelösung verankerte sich auch eine neue Arbeitsweise im Unternehmen, die deutlich Zeit spart. Die Strukturen des IMS innerhalb von CEMEX Zement GmbH wurden grundsätzlich neu überdacht: Die bislang erstellte Dokumentenablagestruktur basierte auf Ordnern je Dokumententyp (Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen etc.). Mitarbeiter:innen, die nur selten auf bestimmte Dokumente zugreifen mussten, suchten lange, um die gewünschte Information zu finden. Mit orgavision krempelte CEMEX die Struktur um, ordnete die Dokumente nun einzelnen Prozessen zu und ermöglicht die zentrale Datenablage von Zertifikaten, Formularen und dokumentierten Informationen jeglicher Art. Ob Datenblätter, Prüfprotokolle oder Termine: Alle Informationen, die die Mitarbeiter:innen brauchen, finden sie dank Verlinkungen innerhalb der IM-Dokumente schnell und übersichtlich auf der Plattform wieder. 

Die Software hilft CEMEX neben der Dokumentenlenkung auch bei internen Auditierungen.

„Wir nutzten beispielsweise zur Dokumentation interner Audits in der Vergangenheit mindestens drei verschiedene Word-Dokumente: Auditplan, -bericht und Checkliste. Dazu kamen noch die resultierenden Aufgaben, welche händisch in einem separaten Tool erfasst, terminiert und Verantwortlichen zugewiesen wurden. Mit orgavision haben wir EIN Ereignis, in dem alle zu einem Audit gehörenden Dokumente und die zugewiesenen, terminierten Aufgaben gebündelt sind. Das macht das Arbeiten und die Nachverfolgbarkeit um vieles einfacher.“

CEMEX nutzt das Ereignismanagement  von orgavision aber nicht nur für die Audits, sondern erfasst zum Beispiel auch umweltrelevante Vorfälle oder dokumentiert Rückweisungen von Fehllieferungen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Wovon Frau Thamm ebenfalls schwärmt, ist der Prozess- und Organigramm Editor. Damit lassen sich jetzt übersichtliche und einheitliche Prozessdiagramme, wie im Baukastenprinzip, erstellen sowie schnell und einfach bearbeiten. Mit Hilfe der angelegten Rollen und Zuständigkeiten gelingen auch anschauliche und jederzeit aktuelle Organigramme, was die Akzeptanz und Anwendungsbereitschaft bei den Mitarbeiter:innen erhöht.

„Unser Fazit: Seit der Einführung von orgavision laufen Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Energiemanagement und Arbeitssicherheit flexibler, papierlos und strukturierter in einem integrierten Managementsystem ab“, freut sich Franziska Thamm.