Digitaler Alltagshelfer: DRK Delmenhorst setzt auf Qualitätsmanagement mit orgavision

Ob Rettungsdienst, Krankentransport, ambulante Pflege, Erste-Hilfe-Kurse, Kindertageseinrichtung, ein Teilhabezentrum oder eine Großküche mit Essen auf Rädern für 1500 Kunden – der DRK-Kreisverband Delmenhorst ist vielseitig aufgestellt. Um die Qualität der angebotenen sozialen Dienstleistungen gewährleisten zu können und kontinuierlich zu verbessern, diente das eingeführte Qualitätsmanagement nicht nur als Werkzeug zur Pflichterfüllung, sondern war ein logischer Schritt für die Verantwortlichen, die Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten. Als der Kreisverband jedoch immer wieder vor einer Hürde stand, war vor gut zehn Jahren klar: Das bisherige QM mit physischen Ordnern und aufwendigen Papierfreigabeprozessen muss einem effizienteren System weichen – Schritt für Schritt. 

Für jede soziale Einrichtung ist die Sicherheit der Kunden und der Mitarbeitenden das A und O. Deshalb hat der Gesetzgeber verschiedenste Vorgaben und Verordnungen vorgesehen, die Mitarbeitende im Rahmen des QM meist jährlich zur Kenntnis nehmen müssen. „Diese Auffrischung der Regelungen hat uns immer sehr viel Zeit gekostet. Bis zu 30 Dokumente musste ich Anfang Januar an die Mitarbeitenden verteilen, innerhalb einer Woche mussten sie diese zur Kenntnis nehmen, was wiederum von meiner Seite zu dokumentieren war. Das endete in einem wirren Hinterherlaufen und ständigem Nachhaken“, erinnert sich Conny Wefer, QM-Beauftragte beim DRK Delmenhorst. „Der Wunsch nach effizienteren Prozessen wuchs.“ 

Den Grundstein für die Problemlösung hatte das DRK Delmenhorst schon ein paar Jahre zuvor gelegt. Als eine Art Unternehmenswiki führten sie die Software orgavision ein. „Ausgeblieben ist bis dato lediglich, das Maximale aus der QM-Lösung für unsere Organisation herauszuholen. Also steckten wir uns ein Ziel: Das Qualitätsmanagement unseres Kreisverbandes sollte mithilfe des vorhandenen Systems modernisiert und digitalisiert werden“, weiß Conny Wefer.  

Dafür begann sich die QM-Beauftragte in das softwaregestützte Qualitätsmanagement einzuarbeiten. Die zahlreichen Vorteile für den Verband, die Mitarbeiter und die Kunden erkannte sie dabei schnell. Jedoch war zunächst Vorsicht geboten. Denn die Pflegekräfte standen durch die administrativen Aufgaben, die zusätzlich zur Bewohnerpflege zu bewältigen waren, bereits unter großem Zeitdruck. Eine überhastete Umstellung hätte zur Überforderung führen können – Ablehnung gegenüber der QM-Software inbegriffen. Deshalb setzte der Kreisverband auf eine Schritt-für-Schritt-Einführung. „Den Start machten wir in der Pflegeeinrichtung mit Formularen wie Rezeptbestellungen oder Bilanzierungsprotokollen, die wir in das QM-System einpflegten. Wir waren der Meinung, dass wir so langsam zur täglichen Nutzung der Software hinführen können – was sich letztlich in der Praxis bewährt hat“, erinnert sich Conny Wefer an die Anfänge. 

Wichtig dabei ist stets ein gemeinsames Verständnis: Qualitätsmanagement ist nicht für die soziale Einrichtung oder den Gesetzgeber. Der Mehrwert ergibt sich für Bewohner wie auch die Mitarbeitenden. „Nehmen wir an, ein Bewohner klagt über Schmerzen. Mittels eines Formulars kann eine Pflegekraft schnell und einfach die Symptome notieren, eine Fragestellung formulieren und das Formular zum Arzt senden bzw. faxen. Bei Rückfragen zeigt die Dokumentation, dass alle Pflichten erfüllt wurden“, fasst die QM-Beauftragte zusammen. 

Neben der erhöhten Sicherheit für die beteiligten Akteure haben weitere Mehrwerte des QM-Systems überzeugt. Dokumente sind entgegen ihren antiquierten Papiervorgängern nur einmal hinterlegt – Doppelungen ausgeschlossen. Ein und dasselbe Word-Dokument (zentral hinterlegt und im jeweiligen Bereich verknüpft) wird entsprechend mit der Kopfzeile (zum Beispiel Logo KiTa) der im Bereich hinterlegten Schablone geöffnet. Durch ein sinnvolles Rollen- und Rechtemanagement haben Mitarbeitenden lediglich Zugriff auf Inhalte, die für sie relevant sind. Diese Vorteile haben mit der Zeit überzeugt und zur Akzeptanz der Aufgabenerfüllung beigetragen. Sobald die Mitarbeiter Vertrauen zur QM-Software aufgebaut hatten und die Erleichterungen erkannten, konnten die Verantwortlichen die Nutzung weiter ausbauen.  

Was zurück zur Lösung des Ausgangsproblems führt: „Mithilfe der QM-Software ließ sich der jährliche Prozess zu den Pflichtdokumenten optimieren. Bequem kann ich heute alle Nachweise, ob zur Personalhygiene oder den Erste-Hilfe-Prozessen, anpassen und muss dann Anfang Januar nur noch aufs Knöpfchen drücken. Alle Mitarbeiter erhalten eine Nachricht und Kenntnisnahmen lassen sich einfach digital festhalten“, so Conny Wefer.

Damit nicht genug: Auch die Ortsunabhängigkeit durch die Online-Anwendung überzeugt heute. „Nehmen wir die ISO 9001 Zertifizierungen als Beispiel. Aufgrund der QM-Software müssen externe Auditoren nicht mehr in dem ursprünglichen Umfang zu uns kommen. Die Überprüfung der Pflichtdokumente erfolgt einfach remote, indem ich mit geteiltem Bildschirm ebenfalls zu Hause sitzend durch Arbeitsschutz, Wartungsnachweise, Schulungsunterlagen, Verfahrensanweisungen und Co. führe – ganz einfach“, fasst Conny Wefer den verschlankten Prozess zusammen. Das spart den Zertifizierungsunternehmen und dem Kreisverband viele Stunden vor Ort und lediglich die Standortbegehung muss in der Einrichtung erfolgen.  

Durch die Zertifizierung nach DIN ISO 9001 hat der Kreisverband auch noch einmal digital aufgeräumt. Alle zertifizierten Bereiche haben im Management einen eigenen Ordner, in dem sie zum Beispiel Maßnahmenpläne oder Q-Ziele bearbeiten. Wegweiser und interne Verlinkungen zu Dokumenten erleichtern hierbei die tägliche Arbeit. Zentrale Unterlagen, die alle benötigen, lassen sich hingegen in einem übergeordneten Ordner anlegen. So müssen Verantwortliche Anweisungen zur Händedesinfektion oder dem Beschwerdemanagement nur einmal führen.

Die Softwarelösung entlastet auf vielfache Weise bei der täglichen Arbeit. Ressourcenintensive Abstimmungsprozesse, Freigaben oder die Suche nach Papierdokumenten in der richtigen Version gehören durch das digitale QM-System der Vergangenheit an. „Was aber noch wichtiger ist, es streut Wissen. Geht ein Mitarbeiter in den Urlaub, reißt er keine Lücke, weil alle Informationen gut auffindbar in der QM-Software hinterlegt sind. Gleiches gilt für Arbeitsaustritte: Wenn ich in ein paar Jahren in Rente gehe, dann will ich meine Erfahrungen, meine Expertise und mein ganzes Know-how nicht mitnehmen. Der DRK Kreisverband Delmenhorst soll davon weiterhin profitieren. Durch die Dokumentation im QM-System ist das möglich“, freut sich Conny Wefer. 

Der Deutsche-Rote-Kreuz-Kreisverband Delmenhorst engagiert sich seit 1879 für die Menschen im Ort. Mit dem Rettungsdienst, dem Pflegeheim Rote-Kreuz Stift, der Kantine Horst oder einer ambulanten Pflege sind die Tätigkeitsfelder vielschichtig. Immer im Blick die Grundsätze des Roten Kreuzes wie Menschlichkeit, Unparteilichkeit, Neutralität, Unabhängigkeit, Freiwilligkeit, Einheit und Universalität. 

Der Kreisverband ist einer von ca. 480 Kreisverbänden, die wiederum 19 Landesverbänden untergeordnet sind.