„Genau das richtige Tool!“

Die Altonaer Spirituosen Manufaktur (ASM) ist vor allem für ein Produkt bekannt: den portugiesisch inspirierten „Gin Sul“ in der blauweißen Tonflasche. 

Gin Sul ist mittlerweile nicht nur im norddeutschen Raum ein Begriff: Mit weiteren Spirituosen-Produkten der ASM wird er deutschlandweit sowie in vielen europäischen Märkten wie Österreich, Kroatien und natürlich Portugal vertrieben und steht in den Regalen bekannter Supermarktketten. Als Exportmärkte bespielt die Firma unter anderem auch den asiatischen Raum.

Start-up und Manufaktur in einem

Als mittlerweile hundertprozentige Jägermeister-Tochter wird die Manufaktur immer noch eigenständig geführt. Die Destille mit ihren kupfernen Kesseln befindet sich in Hamburg-Altona. Dort arbeiten in der Produktion im Kernteam fünf feste Mitarbeiter:innen, mit Marketing und Verwaltung sind es vierzehn. Pascal Peters, als Projektmanager für QM & QS zuständig, erläutert den Manufaktur-Gedanken, der ihm und seinen Kolleg:innen so wichtig ist: „Wir legen viel Wert auf Qualität und Handarbeit, verwenden rein natürliche Zutaten, setzen keine Aromen ein. So arbeiten wir in Portugal mit einem Bauern zusammen, der für uns Zitrusfrüchte anbaut. Die zwei Tonnen Orangen schälen wir dann hier tatsächlich von Hand.“

Intuitive Software für QM und Tagesdokumentation gesucht

Im Jahr 2022 hat die ASM orgavision für zunächst 10 Nutzer:innen eingeführt. Was genau war der Auslöser oder ihre „Not“, als sie orgavision gesucht und gefunden haben?
Pascal Peters erzählt: „Ich habe vor gut zweieinhalb Jahren bei Gin Sul angefangen und nahm mir vor, das komplette QM/QS einmal aufzuräumen. Wir führten in unserem Dateispeicher eine riesige Struktur mit Ordnern, wir verwendeten teilweise noch handschriftliche Dokumentationen – das reinste Chaos. Irgendwann habe ich gesagt: Es ergibt keinen Sinn, die Sachen immer wieder zu überarbeiten. Wir beschlossen, das ganze Thema von Grund auf einmal anzufassen – und zwar digital. Bei uns besitzt jeder Handy und Laptop: Die Voraussetzung war also gegeben, das QM/QS zu 95 % digital zu führen.“

Auf dem Weg zu einer passenden Software war dem Unternehmen auch wichtig, dass es als Manufaktur – bei allem Wachstum – den Handwerkgedanken möglichst beibehalten und mit einem gelebten QM untermauern wollte. So berichtet Pascal Peters, dass er kein reines Wissensmanagement-Tool anstrebte, sondern auch eines, um die Tagesdokumentation zu führen. Lange suchen musste er nicht: „Ich hatte orgavision bereits zuvor in einem anderen Hamburger Unternehmen kennengelernt. Die setzten das Tool intensiv ein, und ich fand es damals schon sehr intuitiv. Deswegen haben wir auch nicht weiter recherchiert: Wir wussten, dass wir alles, was wir wollten, mit orgavision gut abbilden konnten. Und ich glaube, es ist auch langfristig genau das richtige Tool für uns.“

Agil bleiben – schnell entscheiden!

Zur Kaufentscheidung kam es dann rasch. Pascal Peters berichtet, wie agil es in einem Start-up abläuft: „Wenn wir einen Bedarf haben, kennt meist jemand aus unserer Bubble ein Tool oder hat Erfahrungen. Passt die Lösung gut zu uns, setzen wir sie schnell um. Wir investieren nicht Monate in die Recherche: Dafür sind wir zu klein und haben zu wenig Manpower. Bei orgavision war die Entscheidung einfach, auch finanziell. Der neu geschaffene buchhalterische Posten hat, nüchtern auf den einzelnen Mitarbeiter heruntergerechnet, gut ins Budget gepasst.“

Die agile Arbeitsweise, welche die Altonaer Spirituosenmanufaktur als Start-up pflegt, wird laut Peters durch orgavision noch unterstützt: Schließlich läuft die Software browserbasiert auf jedem Endgerät. Erst kürzlich hat die ASM ihre Instanz von 10 auf 25 Nutzer:innen hochgestuft – was war der Anlass?
„Neben den 5 Produktionsmitarbeitern im Kernteam haben wir noch einen Aushilfspool, weil wir in der Abfüllung viel händisch arbeiten. Gerade sind wir dabei, die 10 bis 12 Aushilfen auch in orgavision einzugliedern. Im Moment läuft es nämlich noch ganz klassisch: Wir setzen uns hin, gehen die Anweisungen gemeinsam durch, die Aushilfen zeichnen das händisch gegen … ein echter Zeitfresser. Das werden wir mit orgavision ändern: Alle erhalten einen Zugang und damit die Arbeitsanweisungen in digitaler Form.“

Große Unterstützung im Herstellungsprozess

Die Hamburger Manufaktur bildet alle operativen Themen zu 100 % über orgavision ab, zum Beispiel die Warenannahme. Was Peters sehr überrascht hat: „Die Rückverfolgbarkeit lässt sich total einfach mit orgavision abbilden! Wir sind verpflichtet, einmal im Jahr einen Rückverfolgbarkeitstest zu machen, sowohl von Fertigprodukt nach hinten als auch von der Rohware nach vorne. Diesen Test erledige ich anhand der Suchfunktion innerhalb einer halben Stunde.“

»Die Rückverfolgbarkeit lässt sich dank der Suchfunktion total einfach mit orgavision abbilden!«

Wie läuft der komplette Herstellungsprozess im Detail ab? Die ASM dokumentiert ihre Wareneingänge als Liste mit den entsprechenden Chargennummern der Rohwaren. Die daraus erstellte Botanical-Mischung erhält eine interne Kodierung in einer anderen Liste. 
Pascal Peters berichtet: „Am Ende kann ich meine Fertigwarencharge in die Suchfunktion eingeben und sehe sofort, welche Zwischenproduktchargen darin enthalten sind. Das hat für mich den größten Mehrwert.“

Lediglich das Abfüllprotokoll muss noch von Hand unterschrieben werden, alle vorgelagerten Herstellungsprozesse werden komplett digital dokumentiert, auch die Destillationsprozesse: Am Ende der Woche erhält Peters die fortlaufende Dokumentation als QMB zur Prüfung in orgavision, die Produktionsleitung zur Kenntnisnahme. Früher mussten seine Leute für eine Destillation teilweise 4 oder 5 Papierdokumente „nach vorne und nach hinten ausfüllen“. 

IFS Zertifizierung: folgt

Die Rückverfolgbarkeitstests fordert auch der IFS Food, aber die ASM ist (noch) nicht danach zertifiziert: „Wir hatten im Rahmen der Übernahme durch Jägermeister überlegt, uns nach IFS Food zertifizieren zu lassen, sind aber davon abgekommen. Es behindert uns eher aufgrund unserer Größe. Wir sind zu agil, das würde uns aktuell zu sehr einschränken – und der Nutzen ist nicht da.“ Langfristig verfolgen sie das Ziel, standardgetreu zu arbeiten. Derzeit werden sie aber regelmäßig durch die QM-Kollegen von Jägermeister auditiert, auf Basis des IFS Food. 

orgavision kommt gut an

Was hat Pascal Peters und seine Kolleg:innen an orgavision positiv überrascht? „Was uns tatsächlich überrascht hat: Dass die Akzeptanz der Mitarbeiter superschnell gegeben war. Liegt aber auch daran, dass die Leute tagtäglich wirklich alles mit orgavision machen, also klassische Arbeitsanweisungen, Wissensmanagement, aber auch regelmäßige Destillationsaufzeichnungen und eben das ganze Thema Rückverfolgbarkeit.“
Weiterhin schätzt Peters die integrierten Editoren für Organigramme und Prozesse und stellt fest: „Alles, was wir bis jetzt gebraucht haben, konnten wir sehr gut mit orgavision umsetzen. Für das, was wir machen, ist es genau die richtige Lösung.“

»Was uns tatsächlich überrascht hat: Dass die Akzeptanz der Mitarbeiter superschnell gegeben war!«

Gibt es etwas, was Peters gerne noch in orgavision sehen würde? Die Antwort kommt sofort: „Eine Rechtschreibprüfung!“ Alle möglichen Programme böten die Möglichkeit, automatisch das richtige Wort zu ersetzen: Das würde vor allem den Kolleg:innen zugutekommen, deren Muttersprache nicht Deutsch, sondern Portugiesisch ist.

Abschließend hält Pascal Peters fest, dass er orgavision nicht nur als klassisches Wissensmanagement oder QM-Werkzeug sieht, sondern als ganzheitliches Tool, mit dem er alle Prozesse abbilden kann. „Es ist sehr intuitiv. Für ein kleines bis mittleres Produktionsunternehmen, welches einen sauberen QM-Prozess abbilden und die Tagesdokumentation mit ein bisschen Kreativität führen möchte, genau das richtige Tool.“