Vom Papierordner zur digitalen Transparenz

Wenn Word an seine Grenzen stößt

Der Auslöser war ein neues Projekt im Bereich Arzneimittel. Mit den gestiegenen regulatorischen Anforderungen – Stichwort „Good Manufacturing Practice (GMP)“ – wuchs auch der Papierberg. 
„GMP: Get more paper! Wir mussten plötzlich sehr viele neue Anweisungen erstellen und hatten das Gefühl, dass wir uns mehr mit dem Drumherum beschäftigen – mit Layout-Fragen oder Dokumentennummern – als mit dem eigentlichen Inhalt“, sagt Carolin Isenberg. „Das war einfach nicht mehr zeitgemäß. Man muss in den 2020-er Jahren nicht mehr anfangen, Word-Dokumente auszudrucken und von Hand zu unterschreiben.“ Also machte sich das QM-Team auf die Suche nach einer digitalen Lösung.

Der Weg zu orgavision

Verschiedene Systeme wurden daraufhin geprüft. Viele waren zu kompliziert, zu unübersichtlich oder schlicht zu unflexibel. Einige Lösungen bildeten das QM über externe, verlinkte Dokumente ab. Das QM-Team wollte seine Vorgaben aber direkt in der Software erstellen können. Die einen Tools benötigten sehr viel Customizing – andere ließen überhaupt keine individuellen Einstellungen zu. Auch bei der Benutzeroberfläche gab es große Unterschiede. 

Dann entdeckte der Geschäftsführer orgavision und schlug das Tool dem QM-Team vor. „Wir waren sofort überzeugt“, erzählt die Qualitätsmanagerin. Besonders gut gefallen habe ihnen die Optik und die Benutzerfreundlichkeit. 
„QM ist ja nicht gerade das Lieblingsthema vieler Mitarbeitender. Wir wollten ein Tool, das optisch ansprechend ist und die Inhalte gut sichtbar macht – insbesondere für unsere Produktionsmitarbeitenden, die im Schichtsystem arbeiten. Die auch nachts darauf zugreifen müssen und dann nicht lange suchen sollen.“ 

Ein weiteres Argument für orgavision war die Stabilität der Links: Auch wenn Seiten verschoben oder überarbeitet werden, bleiben Verweise in orgavision gültig. „Das ist für uns wichtig, weil wir auch aus anderen Systemen heraus auf Anweisungen verlinken. Wenn der Link plötzlich nicht mehr funktionieren würde, wäre das ein echtes Problem.“

»Wir wollten ein Tool, das optisch ansprechend ist und die Inhalte gut sichtbar macht – insbesondere für unsere Produktionsmitarbeitenden.«

Digitale Unterstützung im Audit

Eine weitere Aufgabe für Carolin Isenberg: die über 30 Kundenaudits pro Jahr, in denen MeKo-Kund:innen das Unternehmen für jeweils 1–2 Tage vor Ort prüfen. Dazu kommen interne Audits, die bislang papierbasiert durchgeführt wurden – ein Prozess, den MeKo gern optimieren wollte. 
Da kam das neue orgavision Audit-Modul genau zum richtigen Zeitpunkt: „Wir haben jetzt komplett neue Prozesse aufgebaut und mehrere interne Auditor:innen aus verschiedenen Teams geschult“, berichtet die QM-Verantwortliche. Diese auditieren nun die 14 Produktionsabteilungen, aber auch die Verwaltung oder die Entwicklung.

Die Vorlagen und Fragenkataloge hat Carolin Isenberg in orgavision erstellt. Sie lobt die einfache Bedienbarkeit:
„Das Audit-Modul ist sehr intuitiv zu nutzen, auch für die Auditor:innen. Ich als Auditprogramm-Verantwortliche habe die Vorlagen erstellt, und die Auditor:innen führen dann einfach das Audit durch: Sie müssen sich nur durch die Fragen klicken, ihre Beobachtungen niederschreiben und dann die Bewertung vornehmen.“

Und das scheint gut zu laufen: „Ich denke, das Modul ist sehr übersichtlich gelungen. Dass man Vorlagen anlegen kann, ist natürlich Gold wert! Wenn man jedes Audit selbst anlegen müsste, das wäre schon sehr umständlich. Auch mit dem Fortschrittsbalken und der Zusammenfassung am Rand lässt sich sehr gut arbeiten.“

»Das Audit-Modul ist sehr intuitiv zu nutzen, auch für die Auditor:innen.«

Im orgavision Vorgangsmanagement nutzt sie zudem die Maßnahmenfunktion, um einen tabellarischen Überblick über die anstehenden Audits zu geben. 
Das Unternehmen plant, künftig alle internen Audits über orgavision durchzuführen – hier besteht der größte Dokumentationsaufwand für das QM-Team. Auch das externe Überwachungsaudit durch die DQS sowie sämtliche Kundenaudits sollen perspektivisch darüber abgebildet werden. Aktuell begleitet die MeKo Kundenaudits einfach über das orgavision Maßnahmenmanagement, in dem das zuständige Team entsprechende Informationen zusammenträgt: „Was ist der Auslöser? Warum kommt der Kunde? Gab es in letzter Zeit zum Beispiel Abweichungen oder Änderungen? Was hat er sich letztes Mal angeschaut?“

Die Software-Entwicklung mitgestalten – ein echtes Plus

Neben der Funktionalität schätzt Carolin Isenberg vor allem die gute Zusammenarbeit mit dem orgavision Team. Wie viele andere Kund:innen nutzt sie die Möglichkeit, dem orgavision Produktmanagement auf der Roadmap Verbesserungen vorzuschlagen.

»Bei orgavision hat man wirklich das Gefühl, gehört zu werden.«

Man sieht, dass ständig etwas passiert und man gewinnt den Eindruck, dass die Kundenzufriedenheit einen sehr hohen Wert hat. Dass wirklich versucht wird, die Not des Kunden zu erkennen und passende Lösungen umzusetzen“, sagt die Qualitätsmanagerin. „Ich habe schon viele Umfragen mitgemacht, wurde auch schon direkt angesprochen.“ Im Vergleich zu großen Softwareanbietern wie Microsoft bewege sich orgavision spürbar nah an den Anwender:innen. „Bei orgavision hat man wirklich das Gefühl, gehört zu werden.“

Ausblick in die Zukunft

Nach der erfolgreichen Einführung des Audit-Moduls blickt das Unternehmen gespannt auf kommende Features – etwa das Risikomanagement-Modul, das bereits in Entwicklung ist. Bei MeKo ist man gern bereit, mit Expertise aus der Praxis mitzuwirken. 
Noch ein Wunsch von Carolin Isenberg, als Weiterentwicklung der persönlichen Startseite: ein personalisiertes Dashboard, das Aufgaben und Kenntnisnahmen auf einen Blick zeigt. „So eine grafische Übersicht, die mir als Nutzerin zeigt, was offen ist und was ich schon erledigt habe – das wäre klasse“, meint die QM-Expertin.

Fazit

Was mit einem Ordner voller Papier begann, hat sich bei MeKo zu einem modernen, lebendigen Qualitätsmanagementsystem entwickelt. Mithilfe von orgavision wurden Prozesse digitalisiert und Vorgaben allen leicht zugänglich gemacht – und damit hat sich auch das Bewusstsein für Qualität im Unternehmen nachhaltig verändert.