Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft: Die MWG nutzt orgavision & KI für ein effizientes QM
Vom digitalen Organisationshandbuch bis zum KI-Modul „Frag orgavision“: Die MWG-Wohnungsgenossenschaft eG Magdeburg zeigt, wie QM-Software und künstliche Intelligenz den Alltag in der Wohnungswirtschaft erleichtern.
In Kürze
Fokus
Ein digitales Organisationshandbuch für alle Bereiche einer Wohnungsgenossenschaft etablieren und ein einheitliches, modernes Qualitätsmanagement schaffen
Herausforderungen
- Ordnung und Transparenz in der Dokumentenlenkung schaffen
- Prozesse und Vorgaben vereinheitlichen
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in die Digitalisierung einbinden
- Wissen einfach zugänglich machen
Lösung
- Klare Strukturen und einheitliche Dokumentvorlagen
- Digitale, rechtssichere Freigabeprozesse
- Geringerer Aufwand bei der Pflege und Aktualisierung von Dokumenten
- Vereinfachte Abläufe – z. B. bei Bereitschaftsdienstplanung- und Bestellplanung
- Gute Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
Mehrwert
Mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit. Vereinfachte Prozesse. Lebendiges, digitales Wissensmanagement im ganzen Unternehmen.
Was ist die MWG-Wohnungsgenossenschaft eG Magdeburg?
Die MWG-Wohnungsgenossenschaft eG Magdeburg ist Sachsen-Anhalts größte Wohnungsgenossenschaft. Sie zählt 16.000 Mitglieder, betreut in Magdeburg rund 10.000 Wohnungen und bietet rund 20.000 Magdeburgern ein Zuhause. Die MWG-Mitglieder stehen im Mittelpunkt: Die MWG verfügt über eine eigene Spareinrichtung und betreibt somit ein eingeschränktes Bankgeschäft. Darüber hinaus gehört die MWG-Service GmbH zur Unternehmensgruppe. Der MWG-Nachbarschaftsverein sowie die MWG-Stiftung sind eigenständige Rechtspersönlichkeiten. Die MWG engagiert sich für ein liebens- und lebenswertes Magdeburg und unterstützt die Stadt vielfältig in sozialen, sportlichen und kulturellen Bereichen.
Immobilienfachwirtin Claudia Gille leitet seit 3 Jahren das Team Betriebsorganisation und hat die Einführung der Qualitätsmanagement-Software maßgeblich gesteuert.
Ein klarer Auftrag: Ordnung schaffen im Dokumentendschungel
Als Claudia Gille vor sechs Jahren bei der MWG-Wohnungsgenossenschaft anfing, fand sie ein klassisches Bild vor: Papierordner, Netzlaufwerke, verstreute Dateien. „Damals gab es einen Ordner auf dem Laufwerk – G wie Gusto, also eigentlich: Betriebliche Ordnungen und Regelungen“, erinnert sie sich. „Da steckte alles Mögliche drin – 50 Unterordner, 400 Dateien, von der Kassenordnung bis zur Aktennotiz. Niemand wusste so recht, was aktuell war.“
»Die Vorteile von orgavision kann man gar nicht alle aufzeigen. Wir sind nun damit, was unsere ganzen Organisationsrichtlinien und Dokumente anbelangt, digital. Wir sind aufgeräumter und haben eine schöne Struktur.«
Die Herausforderung stand fest: Strukturen schaffen, Prozesse vereinheitlichen und Informationen allen zugänglich machen. Eine Genossenschaft muss dabei auf Transparenz und Nachvollziehbarkeit achten. „Und als Spareinrichtung unterliegen wir zudem der Bankenaufsicht. Das verpflichtet uns dazu, Organisationshandbücher zu führen und diese allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich zu machen“, erklärt die Teamleiterin.
Gesucht: ein digitales Orga-Handbuch mit Struktur
Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung stieß Frau Gille bei ihrer Internetrecherche auf orgavision – und war schnell davon überzeugt. „Unser Vorstand wünschte sich als Feature ein digitales Inhaltsverzeichnis für das Organisationshandbuch – also etwas, durch das man sich hindurchklicken kann. orgavision konnte das, andere Systeme nicht. Das war damals ein wichtiger Punkt.“
Nach einer erfolgreichen Vorstellung beim Vorstand fiel die Entscheidung schnell. Am 1. Oktober 2020 startete die MWG mit 104 Nutzern. Heute arbeiten rund 130 Mitarbeitende mit orgavision – vom Vorstand über die IT bis hin zum Empfang.
„Wir haben mit wenigen Redakteuren angefangen und sukzessive aufgebaut“, erzählt Gille. „Ich hatte im Vorfeld alles, was ich an Arbeitsanweisungen und Richtlinien gefunden hatte, strukturiert und hochgeladen. So konnten wir den Kolleginnen und Kollegen damals gleich etwas zeigen – und viele waren beeindruckt, wie übersichtlich das plötzlich aussah.“ Positiver Nebeneffekt: Eine Vielzahl von Dokumenten war nun aufgeräumt worden – und ausschließlich die aktuelle, finale Version wanderte ins orgavision Handbuch.
»Der sehr flexible digitale Freigabe-Workflow, also dass man die Freigabe mit Zeitangabe und Namen einholt, ist wirklich wunderbar. Die Prozessmodellierung ist super, und dass man eine Suchfunktion und Wiedervorlagen hat.«
Veränderung mit Fingerspitzengefühl
Die Einführung fiel mitten in die Corona-Zeit – Workshops und Schulungen fanden online statt. Trotzdem gelang der Kulturwandel. „Natürlich gab es anfänglich Skepsis. Viele sagten: ‚Ich habe doch meine Ausdrucke, die liegen links unten in der Schublade.‘ Aber rasch wurde sichtbar, wie einfach sich Dokumente in orgavision finden und freigeben lassen.“
Die Übertragung der bestehenden Dokumente in das neue digitale Handbuch ist Claudia Gille sehr systematisch angegangen: „Ich hatte mir anfänglich tatsächlich eine große Excel-Tabelle, gebaut, in der ich alle Dokumente für orgavision aufgenommen hatte. Dort habe ich dann jeweils vermerkt, wer wofür zuständig ist.“ Zudem hat sie eine eigene Arbeitsanweisung für das Organisationshandbuch verfasst: Was soll das Ganze eigentlich bewirken? Wie sollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit arbeiten?
Heute nutzt jeder Bereich das System eigenständig – vom technischen Management über das Finanzwesen bis hin zur Personalabteilung. Durch vier klar definierte Dokumententypen – Organisationsrichtlinien, Arbeitsanweisungen, Betriebsanweisungen und Betriebsvereinbarungen – haben Frau Gille und ihre Kolleginnen und Kollegen das Orga-Handbuch konsistent und revisionssicher aufgebaut.
„Jeder Bereich kennt seine Verantwortung“, betont sie. „Wir geben die Struktur vor, aber die Inhalte kommen aus den Teams.“
Effizienz und Transparenz im Alltag
Die Vorteile der Software liegen für Claudia Gille auf der Hand: „Wir sind aufgeräumter, strukturierter und digital. Der Vorstand gibt Dokumente heute direkt in orgavision frei – mit Zeitangabe und digitaler Signatur. Früher gingen Unterschriftenmappen durchs Haus, und niemand wusste, wo diese gerade liegen.“
»Man kann jetzt sehen: Auf welchem Tisch liegt was, wurde es schon bearbeitet? Wen spreche ich an, wenn es da noch liegt? Früher gingen die Mappen im Haus herum und keiner wusste, wo sich welche befindet.«
Auch alltägliche Abläufe haben sich vereinfacht: Die Planung des Bereitschaftsdienstes, einst eine Flut von E-Mails, läuft heute digital in orgavision. Selbst Bestellprozesse – vom Bleistift bis zur Schreibtischlampe – wurden digitalisiert.
„Solche kleinen Dinge machen im Alltag einen riesigen Unterschied“, sagt Claudia Gille. „Wir haben jetzt viele Prozesse aufgesetzt, die digital gut funktionieren – ohne Medienbrüche, ohne Papierchaos.“
Künstliche Intelligenz im Einsatz: „Frag orgavision“
Als einer der ersten Kunden setzt die MWG auch auf das neu entwickelte KI-Modul „Frag orgavision“. Damit können Mitarbeitende Fragen in natürlicher Sprache und in über 90 Fremdsprachen stellen und erhalten passende Antworten aus den eigenen Dokumenten.
Die KI-Funktion passt zur digital affinen Ausrichtung der Genossenschaft. „Wir haben bereits eine eigene KI-Richtlinie und nutzen KI in verschiedenen Bereichen“, sagt Gille. „Da war klar: ,Frag orgavision‘ nehmen wir mit – das passt einfach zu uns.“
»Wir sind als Genossenschaft schon sehr digital unterwegs. Wir haben jetzt auch eine KI-Richtlinie und nutzen KI im Unternehmen. Da war klar, dass wir Frag orgavision auch nutzen, das passt zu uns.«
Partnerschaft auf Augenhöhe
Ein weiterer Erfolgsfaktor: die gute Zusammenarbeit mit dem orgavision Team. „Wenn wir ein Thema haben, kann ich jederzeit fragen. Der Support war immer gut erreichbar, hat uns mit Antworten oder Workarounds geholfen – zum Beispiel, wie wir alte Dokumente sicher archivieren können. Oder wie sich Signaturen im korrekten Corporate Design zur Verfügung stellen lassen.“
Fazit: Digitale Organisation als Gemeinschaftsprojekt
orgavision dient der MWG nicht nur als Tool für die Dokumentenlenkung – es ist die zentrale Plattform für Wissen, Prozesse und Zusammenarbeit. Neue Mitarbeitende erhalten beim Onboarding direkten Zugriff auf relevante Inhalte, vom Mitarbeiter-Wegweiser bis zur Arbeitsanweisung aus dem Bereich.
Die Kolleginnen und Kollegen sehen orgavision inzwischen als feste Informationsquelle“, sagt Gille. „Und genau das war das Ziel.
Das perfekte Zuhause für Ihr QM!
Ihr Schlüssel zu mehr Effizienz: Mit orgavision stellen Sie Ihr QM in der Wohnungswirtschaft digital und erfolgreich auf!
Kostenlos testen orgavision sofort live erlebenMehr erfahren
Wir sind QM-Kundenliebling
Weil eine gute Software nur die halbe Miete ist, gibt’s bei orgavision erstklassigen Kundenservice immer mit dazu.