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@orgavision ∙ 23. Nov

Für alle Bildschirmgrößen und Geräte – ergonomischer & übersichtlicher: orgavision ist #mobil 🎉 
Das heutige #Release ist ein #Meilenstein unserer #QM-Software.
https://bit.ly/3nMnN5Q

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Qualitätsmanagement-Software | Nutzerfreundlich | Alle Branchen

orgavision – die Software für ein lebendiges QM
  • Integriertes Managementsystem und QM-Komplettlösung
  • Dokumente und Informationen lenken
  • Workflows automatisieren und viel Zeit sparen

14 Tage kostenlos testen.
Unverbindlich, ohne Abfrage von Zahlungsdaten.

Erfolgreich im Einsatz bei über 160.000 User:innen in über 700 Unternehmen aus über 15 verschiedenen Branchen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Austausch fördern

orgavision steht für klare Prozesse – und bindet dabei alle mit ein. Die perfekte Software, um eine transparente Kultur aufzubauen: Tschüß, Silos!

Hürden abbauen

Ob PC, Tablet oder Smartphone: In orgavision findet sich jede:r schnell zurecht. Alle machen aktiv mit – auch ohne großes technisches Wissen.

Ordnung schaffen

orgavision räumt auf und verknüpft sinnvoll: bei der Dokumentenlenkung, beim Wissensmanagement und bei vielen Prozessen in Organisationen. 

Audits bestehen

orgavision bereitet Sie sicher auf Zertifizierungen vor und unterstützt Sie bei der erfolgreichen Durchführung. Ergebnis: Audit bestanden!

Smarte Funktionen für ein lebendiges QM

Schauen Sie sich das an: Mit diesen Funktionen unterstützt orgavision Sie beim Aufbau Ihres QM, bei der QM-Dokumentation – und vor allem bei Ihren täglichen Verwaltungs-Anforderungen.

Die Funktionen im Detail

orgavision als Integriertes Managementsystem

Ressourcen einfach bündeln: Das Integrierte Managementsystem nutzt die Tatsache aus, dass sich die Anforderungen einzelner Managementsysteme überschneiden. Fassen Sie Aufgaben und Abläufe zusammen – sparen Sie Zeit und Geld!

Qualitätsmanagement

Ein Qualitätsmanagement legt mit seinem Handbuch den Grundstein. Es umfasst Themen wie Dokumentenlenkung, Prozessmanagement (BPM) oder Rechtssicherheit.

Mehr zum QMS

Wissensmanagement

Die ISO 9001 fordert, das Mitarbeiterwissen für die Organisation transparent und nutzbar zu machen: Mit orgavision meistern Sie Ideenmanagement (KVP) und Wissenstransfer.

Wissensmanagement

Umweltmanagement

Ein zertifiziertes Umweltmanagement zahlt auf die nachhaltige Entwicklung Ihrer Organisation ein. Sie sparen Kosten, minimieren Risiken und verbessern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Umweltmanagement

Informationssicherheit

Die Informationssicherheit managen, IT-Systeme schützen: Anhand des orgavision Handbuchs bilden vor allem Unternehmen mit kritischer Infrastruktur ein ISMS nach ISO 27001 normgerecht ab.

Informationssicherheit

Energiemanagement

Bei hohen Energiekosten hilft Ihnen ein EnMS nach ISO 50001, diese zu drosseln, Ihre Energieeffizienz und Wirtschaftlichkeit zu verbessern sowie CO2-Emissionen zu reduzieren.

Energiemanagement

Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Prozesse für das Notfall-Management, Arbeitsschutz: orgavision bildet sämtliche Anforderungen regelkonform ab, und Sie erfüllen rechtssicher die Erwartungen aller Parteien.

Arbeits- & Gesundheitsschutz

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QM-Software kostenlos testen

Testen Sie orgavision komplett kostenlos und unverbindlich: webbasiert, ohne Installation oder die Abfrage von Zahlungsdaten. Der Testzeitraum endet automatisch, ohne Wenn und Aber.

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Das sagen Nutzer:innen über orgavision

Wer eine Webseite verwenden kann, kann auch orgavision verwenden. Außerdem begeistert mich, dass orgavision Inhalte miteinander vernetzt und dadurch in Beziehung gesetzt werden.

Vor allem die Auswahl der Funktionen im Bereich Dokumentation, Freigabe/Benachrichtigung, Rollen und Rechten etc. überzeugt, da wirklich alles aus einem Guss ist.

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verwundert wie einfach sie die aktuellste Version eines Dokuments finden können. Die Auditoren (u.a. 9001:2015, 13485, DaKKS) äußerten sich stets positiv.

Kund:innen lieben uns.
Und Kolleg:innen auch.
Gehostet in Deutschland
Entwickelt in Deutschland

Alle Funktionen im Überblick

Freigabe-Workflow

  • Dokumentenlenkung
  • Kenntnisnahme
  • Erinnerungsfunktion

In orgavision lässt sich der gesamte Veröffentlichungsprozess nach Ihren Wünschen konfigurieren: Den Freigabe-Workflow legen Sie für alle gelenkten Informationen vorab fest. Wer prüft die Änderungen, wer gibt sie frei – und welcher Empfängerkreis erhält die Dokumente nach der Veröffentlichung zur Kenntnisnahme? Besetzen Sie die einzelnen Schritte Sie mit Rollen oder Personen: Die Software überwacht sämtliche Aufgaben und erinnert die Kolleg:innen auch an ihr fälliges „To-do“.

Suchfunktion

  • Volltextsuche
  • Suchvorschläge
  • Filterfunktion

Die volltextindizierte Suchfunktion findet alles in orgavision! Tippen Sie etwas in das Suchfeld ein: Die Software vervollständigt Ihre Eingabe und macht Ihnen Suchvorschläge. Das gesamte Handbuch mit extern erstellten Dateien (wie Word, PDF, Excel, Powerpoint) wird komplett durchforstet (Volltextsuche). Auch Prozessdiagramme und Organigramme sind über die Suche auffindbar. Alle Nutzer erhalten dabei nur die Ergebnisse, für die sie laut ihrer Rolle auch eine Berechtigung besitzen. Exakte Treffer listet orgavision zuerst auf, Filter grenzen die Suchergebnisse ein.

Prozessdiagramme

  • Integrierter Editor
  • BPMN 2.0
  • Rollenbezogen

Modellieren Sie Geschäftsprozesse in orgavision einfach und einheitlich nach BPMN 2.0! Der integrierte Prozessdiagramm-Editor lässt sich ganz intuitiv bedienen: Ziehen Sie einfach Elemente auf die Zeichenfläche, beschriften und verknüpfen Sie diese. Intelligente Hilfslinien unterstützen Sie bei der exakten Ausrichtung. Genauso leicht erstellen Sie Swimlanes und Unterprozesse oder hinterlegen Fotos, Videos und Texte. Wurde eine Rolle in einem Prozess verwendet, notiert die Software das automatisch in der Rollenbeschreibung.

Automatische Versionierung

  • Revisionssicher
  • Versionshistorie
  • Automatische Anpassung

Stichwort Dokumentenlenkung in orgavision: Überarbeiten Sie eine Information und veröffentlichen Sie den neuesten Stand, dann ist nur diese aktuelle Version zu sehen. Die Vorgänger werden jedoch archiviert, und der Zugriff darauf bleibt Ihnen erhalten – mit allen Informationen wie Freigabe-Workflows und Lesebestätigungen. Sämtliche Änderungen, also die gesamte Versionshistorie, lassen sich so über Jahre nachvollziehen. Die Software kümmert sich automatisch um chronologisch aufsteigende Versionsnummern und passt in Word-Dokumenten auch die Kopf- und Fußzeilen entsprechend an.

Visueller Versionsvergleich

  • Hervorgehobene Änderungen
  • Klares Farbsystem
  • Auch für Endnutzer:innen

Ein Dokument, z. B. eine Arbeitsanweisung, hat sich verändert? Vor allem bei längeren Texten fällt es schwer, die eigentliche Neuinformation zu erkennen. Deshalb setzt orgavision den optischen Versionsvergleich ein, der alle Änderungen farbig hervorhebt. Ein wertvolles Feature für Hauptanwender:innen, die zwei Versionen miteinander vergleichen möchten – aber auch für Endnutzer:innen: Diese sehen vor ihrer Lesebestätigung dank des klaren Farbsystems sofort, was geändert, gelöscht oder ergänzt wurde.

Organigramme

  • Integrierter Editor
  • Interaktiv
  • Rollenbeschreibungen

Wer erfüllt welche Aufgaben im Unternehmen? Stellen Sie mit dem orgavision Organigramm-Editor Ihre Aufbauorganisation visuell dar: Alle Rollen lassen sich frei definieren. Über das interaktive Organigramm gelangen Sie per Klick direkt zum Profil der einzelnen Nutzer:innen, inklusive Stellenbeschreibung. Nutzerbezogene Änderungen übernimmt die ​Software auch im Organigramm – und umgekehrt.

orgavision „App”

  • Optimiert für PC, Tablet und Smartphone

Gibt es auch eine orgavision App? Jein! Eine waschechte App, die Sie im App-Store kaufen, haben wir nicht entwickelt. Dennoch ist orgavision auch von unterwegs aus per Smartphone oder Tablet erreichbar. Sie brauchen nur eine Internetverbindung und rufen orgavision dann über den Browser auf. Auf mobilen Endgeräten läuft die Software als „Single Page Application“ (SPA). Das hat den großen Vorteil, dass der gesamte Funktionsumfang voll erhalten bleibt und nicht, wie oft bei Apps, eingeschränkt wird. Ein App-Icon für den Startbildschirm können Sie trotzdem erstellen.

Erinnerungsfunktion

  • Wiedervorlage
  • Aufgabenlisten
  • Reminder-Funktion

orgavision hat Ihre Aufgaben im Blick und erinnert Sie auch daran. Besonders hilfreich ist das beim Veröffentlichungsworkflow: Steht hier eine Prüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme an, schickt Ihnen die Software eine freundliche Aufforderung, zusätzlich auch per E-Mail. Sie können auch eigene Aufgaben anlegen und mit anderen teilen. Immer gilt: Sollten Sie etwas aus der To-Do-Liste nicht fristgerecht erledigen, setzt orgavision dies auf Wiedervorlage, und Sie erhalten einen Reminder.

Kenntnisnahme-Workflow

  • Lesebestätigung
  • Digitale Unterschriftenlisten
  • Auch nachträglich

Sie wollen sichergehen, dass eine Information alle Mitarbeiter:innen oder eine bestimmte Gruppe erreicht hat? Vielleicht möchten Sie eine Lesebestätigung anfordern, um die Kenntnisnahme nachzuweisen? orgavision führt digitale Unterschriftenlisten, in denen die Empfänger:innen ihre Kenntnisnahme dokumentieren. Wer sich dabei zu viel Zeit lässt, erhält eine Erinnerung. Diese Listen bleiben auch in den alten Versionen eines Dokuments lückenlos erhalten und sind jederzeit einsehbar. Übrigens: Neuen Kolleg:innen können Sie sämtliche Informationen zur nachträglichen Kenntnisnahme zusenden.

Was kann die orgavision QM Software?

Ob Dokumentenlenkung, Freigaben oder Prozessdiagramme: orgavision, die Software für Integrierte Managementsysteme, unterstützt Sie schnell und strukturiert bei Ihren täglichen Aufgaben. Bilden Sie Normen und Regelwerke ab, bauen Sie Ihr QM-Handbuch und das Wissensmanagement auf, informieren Sie alle gezielt – und stärken Sie ganz nebenbei die interne Kommunikation. Treiben Sie die Organisationsentwicklung voran, planen Sie Audits: orgavision unterstützt Sie und ist dabei sehr leicht zu bedienen.

Wie lange dauert die Implementierung von orgavision?

Dafür gibt es keine Standard-Antwort! Wieviel Zeit bringen die Hauptverantwortlichen auf Kundenseite mit? Sind sie IT-affin, besitzen sie ein ganzes Team? Wie groß und wie komplex ist das Unternehmen? Auf welchem Stand befindet sich das QM? – Wie lange die Implementierung dauert, hängt von vielen Faktoren ab. In einem ersten Gespräch können wir Ihnen aber oft schon eine Schätzgröße nennen.

Welche Normen deckt orgavision ab?

orgavision kann so gut wie alle Normen abdecken – denn Dokumentenlenkung und die Verbesserung von Prozessen gehören stets dazu. Besonders für die ISO-Normen 9001, 27001, 50001, 14001, 45001 und 14971 sind Sie mit orgavision bestens aufgestellt.

Was sind Voraussetzungen zur Nutzung von orgavision?

Lassen Sie uns nachdenken … Sie brauchen eigentlich nur einen Internetzugang. 😉

Wie werden Updates der Software durchgeführt?

Ob Verbesserungen, neue Funktionen oder Fehlerbehebungen: Im SaaS-Modell werden die Updates regelmäßig und automatisch bei Ihnen ausgespielt.

Was beinhaltet orgavision?

Ganz schön viel: Features zur smarten Dokumentenlenkung und für Freigabeprozesse, einen Prozessdiagramm- und einen Texteditor, eine automatisierte Lösung für Lesebestätigungen, ein Tool für Ihr Aufgabenmanagement, die Möglichkeit zur automatischen Versionierung … und viele weitere Funktionen.

Weitere Funktionen für ein lebendiges QM

Nutzerrollen und -rechte

In orgavision können Sie nicht nur Nutzer:innen anlegen, die dann jeweils ihr persönliches Profil samt Foto befüllen. Auch personenunabhängige Rollen lassen sich definieren. Beide lassen sich z. B. in Organigrammen verwenden, und Sie können Rechte sowohl an Rollen als auch an Nutzer vergeben.

Kommentare und Hinweise

Im Sinne des KVP haben alle Nutzer:innen die Möglichkeit, in orgavision Kommentare zu hinterlassen. Wer jemanden auf eine bestimmte Stelle im Handbuch aufmerksam machen möchte, verschickt einfach von dort aus einen Hinweis.

Verweisfunktion

In orgavision lässt sich alles mit allem verknüpfen, und diese Verweise aktualisieren sich selbst: Auch wenn Sie etwas umbenennen oder verschieben, funktionierenden die darauf verweisenden Links einwandfrei.

Text-Editor

Nutzen Sie den integrierten Text-Editor, um Ihr Handbuch möglichst lebendig zu gestalten: Wählen Sie sinnvolle Farben aus, arbeiten Sie mit Absätzen und Zwischenüberschriften, bauen Sie Grafiken ein oder legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an!

Textvorlagen und Templates

orgavision bietet einen eigenen Bereich mit Textvorlagen, Templates und Schablonen. Hier können Sie etwa eine Word-Export-Schablone für Aushänge hinterlegen. Auch das Corporate Design eines Unternehmens lässt sich hier abbilden.

Für wen eignet sich eine QM-Software?

  • Alle Unternehmen und Organisationen sämtlicher Branchen, die ein QM aufbauen möchten oder ihre Prozesse verschlanken möchten, profitieren von einer QM-Software – ob es um Dokumentenlenkung, Wissensmanagement oder Kenntnisnahmen und Freigaben geht.
  • Besonders interessant ist eine QM-Software für hauptamtliche Qualitätsmanagement-Beauftragte (QMBs) und IMS-Beauftragte, für Geschäftsführer:innen, Pflegedienstleitungen oder Fachleitungen – aber auch für IT-Fachkräfte und weitere Kolleg:innen, die mit dem Qualitätsmanagement betraut sind.
  • Technische Voraussetzung für die Nutzung der Software orgavision ist nur, dass ein Internetzugang vorhanden ist.

Was ist Qualitätsmanagement-Software?

Eine QM-Software unterstützt Sie dabei, die Anforderungen an das Qualitätsmanagement nach ISO 9001 in Ihrer Organisation umzusetzen. Ihr QM bilden Sie in einem digitalen Handbuch ab, und die Software automatisiert dazugehörige Aufgaben und Prozesse. In das Handbuch lassen sich auch andere Managementsysteme als Module integrieren – etwa das Energiemanagement nach ISO 50001. Und steht ein Audit an, sind Sie mit Ihrer QM-Software bestens vorbereitet.

Wie hilft eine QM-Software dabei, das Qualitätsmanagement in einem Unternehmen zu verbessern?

Zwar fordert die ISO 9001 nicht ausdrücklich den Einsatz einer QM-Software. Wer aber die Anforderungen der Norm abdecken möchte, stößt mit Office-Programmen und Dateien, gelagert in einer Ordnerstruktur auf dem Server, schnell an seine Grenzen. Ob dokumentierte Prozesse, gelenkte Informationen, nachweisbarer KVP oder Wissensmanagement: Der Aufwand wächst mit der Größe eines Unternehmens.
Softwarelösungen unterstützen genau hier, etwa bei der Informationslenkung und beim Anlegen von Prozessen. Sie entlasten den QMB und organisieren viele Aufgaben zuverlässig im Hintergrund. Schließlich soll ein gutes QMS ein Unternehmen voranbringen – und nicht ausbremsen.

Was muss eine QM-Software können?

Eine QM-Software erfüllt viele Funktionen. Ihre Kernaufgabe ist die Dokumentenlenkung: Es gilt, Dokumente oder Informationen korrekt zu verwalten – sie klar zu bezeichnen, aktuell zu halten und sie dem richtigen Empfängerkreis zugänglich zu machen. Diese Anforderungen erfüllt eine QM-Software z. B. mit Hilfe von Freigabe- und Kenntnisnahmeprozessen.
Außerdem unterstützt Sie eine QM-Software beim Wissensmanagement innerhalb Ihres Unternehmens: Eine Wissensdatenbank entlastet Ihre Mitarbeiter:innen im Arbeitsalltag – vor allem, wenn sie durch Kommentar- und Hinweisfunktionen den den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess vorantreiben. So lassen sich Herausforderungen und Schwächen aufzeigen und Lösungsansätze entwickeln.

Weiterhin unterstützt Sie eine QM-Software hierbei:

  • Prozessmanagement aufbauen
  • Organigramme erstellen
  • Kenntnisnahme- und Freigabe-Workflows festlegen
  • Kundenorientierung verbessern, z. B. durch das Sammeln von Kundenfeedback
  • Produkt oder Dienstleistung qualitativ steigern
  • Audits planen und durchführen

Wer arbeitet alles mit einer QM-Software?

Neben QMBs, IMS-Beauftragten, Fachbereichsleitungen, Pflegedienstleitungen, Geschäftsführer:innen und IT-Fachleuten natürlich auch viele, viele Endnutzer:innen! Übrigens: Bei orgavision unterscheiden wir in punkto Lizenzgebühren nicht zwischen Redakteur:innen (mit erweiterten Rechten) und einfachen Nutzer:innen. Wieviel Transparenz Sie in Ihrer Organisation zulassen, soll nicht vom Geld abhängen.

Noch mehr Fragen?

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Wie sieht die Anwendung einer QM-Software in der Praxis aus, gibt es Beispiele?

Beispiel Kosmetik-Produktion: Geänderte Rezeptur

In einem Kosmetik-Unternehmen nimmt die Fachabteilung Produktentwicklung eine Änderung an der Rezeptur einer Handcreme vor. Diese muss in das Produktinformationsblatt eingetragen werden.

Ohne QM-Software

Es gilt, das „amtierende“ Datenblatt herauszusuchen und anzupassen – aber so einfach ist das gar nicht: Wer mit einer Ordnerstruktur auf seinem Laufwerk oder in einer Cloud arbeitet, benutzt oft PDFs oder Office-Dokumente und legt sie in Ordnern ab. Meist verstehen aber nur diejenigen, die das Ganze pflegen, auch die Logik der Struktur. Alle anderen fragen sich:

  • Wo ist das aktuell geltende Dokument?
  • Welches Blatt dient als Grundlage für den neuen Entwurf?
  • Darf ich das überhaupt verändern?
  • Unter welchem Namen muss ich das neu abspeichern?


Und dann entstehen Dokumentenbezeichnungen mit exotischen Endungen:

  • _neu
  • _alt
  • _final
  • _final-v2
  • _final-220421
  • _public
  • _lehmann

Mit QM-Software

Eine automatisierte Dokumentenlenkung durch eine Software läuft hingegen anders ab: In orgavision besitzen sämtliche Rollen (bzw. Teams) individuelle Berechtigungen zum Editieren. Wird ein Original-Dokument verändert, erstellt die Software automatisch eine neue Entwurfs-Version, ohne dabei das Original zu überschreiben. Vielmehr speichert orgavision neben der aktuellen auch sämtliche älteren Versionen und zeigt dazu die komplette Versionshistorie an: Wer hat wann was geändert? Was hat zu welchem Zeitpunkt gegolten?

Beispiel ambulante Pflege: Informationen verteilen

Wie häufig kommt das vor: Eine Änderung ist zu beachten – etwa, weil es neue Hygienestandards oder ein neues Hilfsmittel gibt, oder weil sich das Vorgehen beim Abschließen der Haustür ändert … In der professionellen ambulanten Pflege zählen viele Details.

Ohne QM-Software

Wie informiert man nun alle, die davon wissen müssen – nachweislich natürlich, um die Patientensicherheit zu gewährleisten, und aus Haftungsgründen? Ambulante Pflegekräfte sind ständig unterwegs – und das im Schichtsystem. Hinzu kommen Ausfälle durch Krankheit, Urlaub und Elternzeit. Die Pflegedienstleitung aktualisiert also die Unterlage, verschickt E-Mails und wartet auf Rückmeldungen, erfasst diese, gleicht ihre Listen ab, fragt nach, spricht persönlich an, kurz: rennt allen hinterher und erntet möglicherweise nur genervte Blicke.

Mit QM-Software

All das umgeht eine Pflegedienstleitung durch die Dokumentenlenkung, die ein digitales QM neben anderen Vorzügen bietet. Hierbei legt sie vorab fest,

  • wer ein Dokument bearbeiten darf,
  • wer es prüfen und freigeben muss,
  • wer es – in der aktualisierten Fassung – zur Kenntnis nehmen muss
  • und bis wann!

Die Pflegedienstleitung ändert also das Dokument, und der festgelegte Empfängerkreis wird automatisch informiert. Die Mitarbeiter:innen bestätigen per Klick, dass sie die Information zur Kenntnis genommen haben – und werden erinnert, falls ihre Frist verstreicht.