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Prozessmanagement in Ihrer Organisation

Prozessmanagement in der ISO 9001:2015

  • Prozessorientierte Organisation
  • Prozesslandkarte
  • Prozessdiagramme
Lesezeit
4 Min.

Prozessmanagement spielt eine tragende Rolle in der ISO 9001:2015

Gemäß dem Ansatz: Umso besser ein Prozess geplant wird, desto weniger Fehler sind zu erwarten, sind durchdachte und stabile Abläufe die Grundlage stetiger Verbesserung. Die moderne prozessorientierte Organisation folgt dem Ansatz, dass eine Organisation sich primär an notwendigen Abläufen orientieren sollte. Daraus entsteht die Aufbauorganisation (Organigramm des Unternehmens). 

Die Prozesslandschaft

Es ist wichtig, die Prozesse zu bestimmen, die für das Qualitätsmanagement-System (QM-System) relevant sind. Dazu muss man sich mit Abfolgen und Wechselwirkungen beschäftigen. Meist wird dies in grafischen Darstellungen der Prozesse als Prozesslandschaft vorgenommen. 

Prozessdarstellung

In jeder Organisation existieren Prozesse, auch wenn diese nicht explizit dargestellt sind. Prozesse sind immer eine Abfolge von einzelnen Schritten. Die Darstellung dieser Prozess-Schritte erfolgt meist als Prozessdiagramm (Flussdiagramm). Diese Art der grafischen Darstellung machen Prozesse für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Die ISO 9001:2015 fordert nicht die Prozessdarstellung in grafischer Form. Es können auch andere Darstellungsarten angewendet werden, wie z. B. die Turtle-Darstellung.

ISO 9001:2015: Forderungen an Prozesse

Konkrete Forderungen an Prozesse im Unternehmen finden Sie in Kapitel 4.4 der ISO 9001:2015:

  • Bestimmung von Input und Output

  • Definition von Schnittstellen

  • Bestimmung der notwendigen Ressourcen

  • Darlegung der Verantwortlichkeiten und Rollen in den Prozessen

  • Risiken und Chancen, Maßnahmen zum Umgang mit diesen (siehe auch Kapitel 6.1)

  • Überwachung der Prozesse durch Indikatoren und Kennzahlen

  • Ständige Verbesserung der Prozesse und Umsetzung von Änderungen bei Bedarf

Gemeinsam Prozesse definieren

Eine Definition des Prozessmanagements 

„Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Modellierung, Beschreibung, Einführung, Steuerung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Daher spricht man auch von Geschäftsprozessmanagement. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements beschäftigen sich einerseits mit technischen Fragestellungen und andererseits auch mit organisatorischen Aspekten, wie die strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.“ (wikipedia.de).

Die Herausforderung ist, dass der Endkunde oder andere interessierte Parteien meist in diesen „internen“ Prozessen nicht für alle Beteiligten transparent sind. Wenn dann Probleme an den Schnittstellen nach außen auftreten, bleiben diese vielleicht unbeachtet.

Der Weg zur Prozessorientierung 

  • Definieren: fokussieren auf den Unternehmens- und Kundennutzen

  • Analysieren und visualisieren: Analyse der Ist-Situation; Visualisierung der Ist-Prozess z.B. in Prozessdiagrammen (Aktivitätsdiagramm, Workflow-Netze, Prozessketten) und in einer Prozesslandkarte

  • Bewerten und optimieren: Entwicklung der Soll-Prozessorganisation auf Basis der Prozesslandkarte; Prozesse priorisieren und selektieren; Analyse von Mängeln und Verbesserungspotenzial

  • Evaluieren und managen: beobachten und steuern; die Geschäftsprozessoptimierung in kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführen

Die Prozessarten werden in einer Prozesslandkarte zusammengebracht

Die Prozesslandkarte

Eine Prozesslandkarte ist eine Grundlage des modernen Qualitätsmanagements. Einzelne Abläufe werden gruppiert, um diese zu Prozessen zusammenzufassen. Um den Überblick nicht zu verlieren, bietet sich eine Prozesslandkarte an, die Struktur schafft. Prozesslandkarten zeigen auf einem Blick, welche Prozesse in der Organisation vorhanden sind, wie sie logisch zusammenhängen und welche Schnittstellen zu beachten sind. Ähnlich einer geografischen Landkarte, zeigen Prozesslandkarten, wie ein Unternehmen organisiert ist und welche Wechselwirkungen bestehen. Prozesslandkarten sind also eine Ist-Darstellung der Prozesse auf Metaebene des QM-Systems.

Regeln für Prozesslandkarten

  • Trennung von wertschöpfenden Prozessen, Steuerungs- und Unterstützungsprozessen

  • Nur drei bis vier Gliederungsebenen

  • Unterscheidung zwischen Haupt- und Teilprozessen

  • Schnittstellen zu externen Prozessen einbeziehen

  • Abgrenzung der Schnittstellen zu ausgegliederten Prozessen

Prozessarten einer Prozesslandkarte

Auch wenn dies nicht von der ISO 9001:2015 gefordert wird, so werden in der Praxis Abläufe meist in drei bis vier Prozessarten eingeteilt

  • Wertschaffende Prozesse: Führungs- bzw. Managementprozesse (strategische und operative Planungs-, Steuerungs- und Controlling-Aktivitäten), z.B. der kontinuierliche Verbesserungsprozess KVP
  • Wertschöpfende Prozesse: Kernprozesse, d.h. Haupt- oder Schlüsselprozesse für die Leistung der Organisation, die sich an die Kunden richten
  • Wertsichernde Prozesse: unterstützende Prozesse bzw. Hilfsprozesse, die notwendig sind, um Wertschöpfungsprozesse zu erbringen und Qualität sicherzustellen 

Kann man Kern- und Unterstützungsprozesse nicht eindeutig unterschieden, dann kann eine vierte Art – die „Auftragsunterstützenden Prozesse“ – zu Hilfe genommen werden. Das sind häufig Entwicklungs-, Beschaffungs-, Logistik- oder Kundenmanagementprozesse. 

Prozessmodellierung – Prozesse darstellen

Um ein Prozessablauf-Diagramm zu erstellen, analysieren Sie Ihre Organisationsaktivitäten anhand der Ablaufstrukturen. 

  • Was sind auslösende externe und interne Ereignisse?

  • Was sind die Bedingungen für die Abfolge der Prozessschritte?

  • Wie gestaltet sich der Informationsfluss zwischen den Aktivitäten?

  • Welche Rollen und/oder technische Umgebungen können wir den Aktivitäten zuordnen? 

  • Was sind die Ergebnisse bei erfolgreicher und bei fehlerhafter Prozessdurchführung?

Modellierungsmethoden und Standards

Die häufigsten Darstellungsarten (Notationen) sowie Modellierungsmethoden unterteilen sich durch ihre unterschiedlichen Sichtweisen.

Prozessorientierte Sicht: Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
Objektorientierte Sicht: Objektorientierte Modellierung (OOM)
Wissensorientierte Sicht: Knowledge, Modeling and Description Language (KMDL)

Prozessdiagramme in orgavision

Mit einem Editor erstellen Sie interaktive Prozessdiagramme zum Beispiel objektbasiert nach BPMN 2.0 Standard. Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modelliert und einheitlich visualisiert werden können.

Prozessdiagramme erstellen