Vorfallmanagement-Software
Systemausfall, Wasserrohrbruch, beschädigte Ware, Kundenbeschwerde: Wie überblicken Sie Störungen im Betriebsablauf – und managen all diese Vorfälle?
- Vorfälle & Ereignisse digital melden, bearbeiten & auswerten
- Automatisierte Workflows statt Excel und Ordnerchaos
- Audit‑, gesetzes- und normkonform dokumentiert
Typische Herausforderungen im Vorfallmanagement
Störungsfälle sind ärgerlich – da können Sie keinen weiteren Stress gebrauchen, während Sie diese bearbeiten. In der Realität hakt es aber durchaus mal im Vorfallmanagement. Diese fünf „nervigen“ Situationen kennen Sie bestimmt:
Kein zentraler Workflow
Vorfälle betreffen alle Abteilungen, die oft ihr eigenes System nutzen: Meldungen trudeln per E-Mail, Zuruf, Excel, Notizzettel ein – das heißt für Sie „Copy & Paste“. Dinge gehen unter, Sie haben keinen Überblick, können weder vergleichen noch auswerten.
Keine definierten Rollen
Wissen alle, welche Personen oder Rollen im Störungsfall zuständig sind? Und wenn Kollege Müller im Urlaub weilt, wer übernimmt dann? Viele Vorfälle sind zeitkritisch – da sollten auch Übergaben und Schnittstellen im Prozess reibungslos funktionieren.
Keine klare Kommunikation
Oje, ein Serviceausfall oder ein Compliance-Verstoß – und die Fachbereiche erfahren es zu spät oder Kund:innen erhalten widersprüchliche Infos. So verspielt man Vertrauen! Und: Wissen alle, welche Priorität der jeweilige Vorfall hat und an wen er eskaliert wird?
Keine Sichtbarkeit
Gerade Beinahe-Unfälle bieten die Chance, dass es zukünftig beim „beinahe“ bleibt – aber nur, wenn Vorfälle dokumentiert werden, passende Maßnahmen folgen, nach Trends oder Ursachen geschaut wird. Andernfalls bleibt Verbesserung reiner Zufall.
Keine auditbereite Doku
Auditoren „lieben“ Vorfälle: „Wo wurde das dokumentiert? Welche Maßnahmen wurden daraufhin ergriffen?“ Oft sind solche Dinge nicht durchgehend erfasst – oder in verstreuten Ordnern. Zeigen Sie dem Auditor überhaupt gerade eine aktuelle Version?
Aus Vorfall wird Beifall: Vorfallmanagement mit orgavision
Suchen Sie eine nutzerfreundliche Lösung für Ihr Vorfallmanagement? Schauen Sie sich orgavision an! Es gibt mehrere Wege, um darin Vorfälle abzubilden. Idealerweise setzen Sie unser Zusatzmodul „Ereignismanagement“ ein. Aber wir zeigen Ihnen auch, wie Sie die Aufgabe in der Basisversion – Handbuch und Maßnahmenmanagement – lösen.
Das Ereignismanagement-Modul
Zentral erfassen und bearbeiten
Erfassen Sie alle Vorfälle im Unternehmen zentral und bearbeiten Sie diese im Team: Verschiedene Ereignistypen stehen zur Verfügung, etwa Fehler, Beschwerden oder Beinahe-Unfälle, die jeweils von „Typverantwortlichen“ verwaltet werden. Diese erstellen neue Vorfälle einfach im Editor, erfassen die passende Ursachenkategorie und benennen die verantwortliche Person.
Beispiel 1:
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (SiFa) verantwortet den Ereignistyp „Beinahe-Unfall“. Ihr wird gemeldet, dass schon mehrere Personen über ein gelöstes Teppichstück gestolpert sind. Sie legt das Ganze als Vorfall an, ergänzt Fotos und definiert eine Aufgabe für den Haushandwerker.
Aufgaben bearbeiten und überwachen
Ist ein Vorfall angelegt, lassen sich entsprechende Aufgaben bzw. Arbeitsaufträge direkt im Ticket erstellen und nachverfolgen: Sie als QMB (oder in vergleichbarer Position) haben alles im Blick, darunter Status, Prio und Historie. Auch die Ursachen des Ereignisses werden an Ort und Stelle notiert, aus diesen lassen sich ebenfalls Aufgaben ableiten. Das zuständige Team sieht alles ein und kann bei Bedarf kommentieren.
Beispiel 2:
Das Problem-Teppichstück aus Beispiel 1 ist nicht das einzige geblieben. Die SiFa sieht die Ursache im Verschleiß der Auslegware und stuft den Zustand als nicht mehr tragbar ein. Sie legt den Austausch des Teppichs als Aufgabe an und leitet diese an die zuständige Führungskraft weiter.
Melden per Meldemaske – auch mobil
Damit alle Kolleg:innen Vorfälle direkt und zentral melden können: Die Meldemaske für Ereignisse lässt sich in orgavision individuell konfigurieren und per URL auch extern zur Verfügung stellen – etwa für Hinweisgeber. Meldungen erfolgen mit Namensangabe oder anonym, auch vom Handy aus. Sogar Multimedia‑Anhänge wie Fotos oder Videos lassen sich auf diese Weise mitliefern.
Beispiel 3:
In der Produktion sieht eine Person bewusst fahrlässiges Verhalten bei anderen Mitarbeitenden, was dauerhaft die Maschine beschädigt. Sie hat Angst vor der Konfrontation und meldet den Fall anonym über die Meldemaske. Für die weitere Kommunikation kann sie eine beliebige E-Mail-Adresse angeben. Im QM wird die Meldung dem entsprechenden Ereignistyp und Verantwortungsbereich zugeordnet.
Vorfälle in der orgavision Basisversion managen
Auch die orgavision Basisversion (Dokumentation, Maßnahmenmanagement, Prozessdarstellung) kann sich sehen lassen! Wir zeigen Ihnen, wie Sie darin Vorfälle anlegen und managen.
Aufgaben im Maßnahmenmanagement anlegen
Im standardmäßig integrierten Maßnahmenmanagement erstellen Sie für jeden „Incident“ einfach ein Ticket. Dieses lässt sich auch super gemeinsam mit anderen bearbeiten. Vorab definieren Sie Teams, etwa für die einzelnen Vorfalltypen, und verteilen entsprechende Berechtigungen. Auch sogenannte Maßnahmenpläne können angelegt werden, um mehrere Maßnahmen zu bündeln. Sie haben alles im Blick.
Rollen und Rechte definieren
Gehen Vorfälle immer die gesamte Belegschaft an? Nein – sie sollten gezielt von den zuständigen Personen in Angriff genommen werden. Durch unsere komplette Software zieht sich ein smartes Rollen- und Rechtekonzept: Bis auf die Ebene der Inhaltselemente hinunter lassen sich Lese- und Bearbeitungsberechtigungen granular für Nutzer:innen oder Rollen einstellen.
Alles auch mobil nutzen
Und das geht alles auch mit dem Handy: orgavision läuft auf sämtlichen Endgeräten. Ob also etwas beschädigt wurde, fehlerhafte Ware auftaucht oder ein Sicherheitsrisiko droht – einfach am Ort des Geschehens ein Foto oder Video aufnehmen und ans Ticket anhängen!
Das QM vollständig dokumentieren
Das Arbeitsleben besteht ja nicht nur aus Vorfällen: Auch Richtlinien, Vorgaben, Arbeitsanweisungen und Leitbilder suchen einen Platz. Herzlich willkommen im orgavision Handbuch, Ihrer zentralen digitalen QM-Dokumentation! Hier bilden Sie Ihre gesamte Organisation ab. Sie verwahren Dokumente, stellen Prozesse dar und legen Freigabe- und Kenntnisnahme-Workflows an. Der ideale Ort, um auch Vorfälle zu verwalten, die sich mit den anderen Elementen verknüpfen lassen.
5 gute Gründe, Ihr Vorfallmanagement mit orgavision aufzubauen
Die Software deckt auch ab, was links und rechts des Vorfallmanagements geschieht: Ereignisse bzw. Vorfälle sind smart ins gesamte QM-/IMS‑Ökosystem integriert.
Wer eine Hose im Internet bestellen kann, kann auch orgavision bedienen: Durch seine intuitive Oberfläche wird orgavision rasch von allen Nutzer:innen akzeptiert.
Nein, es sind keine komplexe IT‑Installation und keine technischen Vorkenntnisse nötig. Auch Ihr IT-Department freut sich über diese unkomplizierte Cloud-Lösung!
Die ganze Dokumentation steht Ihnen jederzeit aktuell versioniert zur Verfügung: Hier bilden Sie den gesamten Prozess rund um einen Vorfall ab, inkl. Maßnahmen.
Sie legen Rollen und Nutzer:innen fest, bestimmen Strukturen und Inhalte: Diverse Mustervorlagen und Workflows erleichtern Ihnen das Vorfallmanagement – und mehr.
Vorfälle digital melden, bearbeiten und auswerten – eingebettet in eine nutzerfreundliche QM-Plattform: Na, wie klingt das für Sie?
FAQ
In einer Vorfallmanagement-Software lassen sich Vorfälle wie Fehler, Beschwerden oder Beinahe-Unfälle systematisch erfassen, priorisieren und bearbeiten. Sie ersetzt lose E-Mails, Excel-Listen oder mündliche Meldungen durch eine einheitliche und nachvollziehbare Informationsplattform. Verantwortlichkeiten, Status und Maßnahmen sind zentral sichtbar und hängen nicht von einzelnen Personen ab. Gleichzeitig entsteht eine verlässliche Datengrundlage für Auswertungen und Verbesserungen sowie eine aktuelle Dokumentation für Audits. Statt im Ernstfall reaktiv zu improvisieren, etabliert ein Unternehmen mit einer Vorfallmanagement-Software einen kontrollierten Umgang mit betrieblichen Störungen.
orgavision unterstützt Sie in Audits und sichert die Normkonformität, indem die Software relevante Vorfälle, Maßnahmen und Nachweise zentral und klar dokumentiert. Alle Informationen stehen jederzeit aktuell, korrekt versioniert und nachvollziehbar zur Verfügung – statt sich in E-Mails, Listen oder Ordnern zu zerstreuen. Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsstände oder Wirksamkeitsprüfungen werden transparent abgebildet: So lassen sich Anforderungen aus Normen wie ISO 9001, ISO 27001 oder ISO 45001 konsistent erfüllen. Davon profitieren Sie auch sehr bei Ihrer Auditvorbereitung und -durchführung: Auditoren sind regelmäßig begeistert.
Also, an uns soll es nicht scheitern! Ob Laptop, Handy oder Tablet: orgavision läuft ohne Funktionseinbußen auf jedem Endgerät. Das heißt, dass Sie auch Vorfälle von unterwegs melden oder bearbeiten können. Texte, Organigramme, Prozesse, Links und alle weiteren Elemente passen sich automatisch an.
Das ist ein wenig wie Äpfel mit Birnen vergleichen – oder einen Geburtstags-Muffin mit einem Kuchenbuffet.Anders ausgedrückt: Die großen Microsoft-Tools erfüllen jeweils ganz andere Aufträge und Funktionen als orgavision – es bestehen jedoch Schnittmengen. Sowohl mit Excel als auch mit Word lassen sich Teilbereiche des QM (z. B. eine Dokumentation oder eine Matrix) abdecken. Nebenbei erledigen Sie damit noch 67.000 weitere Dinge, die Sie nie alle vollständig durchdringen werden.
Nur orgavision hingegen bietet eine spezielle Software, deren Features von Wissensmanagement, Organisationsentwicklung und QM inspiriert wurden – und die alle extra darauf abgestimmt sind. Maßnahmen, Prozesse, Rollen und Rechte, Ereignis- und Risikomanagement, Audit-Unterstützung: orgavision liefert genau die richtigen Funktionen und Workflows.
Nichts lieber als das! Sie können uns kostenlos und unverbindlich testen – oder gleich hier einen Termin für eine Demo buchen. Falls Sie sich erst einmal alle grundlegenden Funktionen in Ruhe anschauen möchten, gehen Sie hier auf orgavision Tour.