Digitalisierungsstrategie in der Pflege
26.10.2020 – In der aktuellen Situation macht es sich zwar besonders bemerkbar, doch verlässliche Prozesse und ihr sicheres Management sind immer eine grundlegende Voraussetzung, um im Alltag effizient arbeiten zu können. Gerade in der Pflege und in Heimen: Arbeitsabläufe oder Prozessänderungen, insbesondere wenn sich Zuständigkeiten ändern – müssen schnell bei allen Beteiligten ankommen. Ansonsten brechen sich eigene Regelungen Bahn – mit der Konsequenz, dass weniger Zeit für die betreuten Menschen übrigbleibt.
Die Stiftung Wagerenhof in Uster entschied sich darum für ein integriertes Managementsystem – als Softwarelösung im Rahmen der langfristigen Digitalisierungsstrategie, um mehr echte Betreuungszeit für ihre Bewohnerinnen und Bewohner zu gewinnen und bei dieser Gelegenheit jeden Prozess zu überprüfen.
Zeitfaktor „Suchen“
Ohne Leitfäden und definierte Arbeitsabläufe kann keine Organisation dauerhaft effizient arbeiten. So beginnt die Belegschaft meist bald, eigene Lösungen zu entwickeln – deren Vielfalt sich dann kaum wieder einfangen, geschweige denn zu einer homogenen Prozesskultur vereinen lässt. Übersehene oder nicht freigegebene Arbeitsschritte wären die Folge, vielleicht sogar Fehler. So oder so geht jede Menge wertvolle Zeit verloren, die bei der anspruchsvollen Betreuung fehlt. Ein wichtiger Faktor ist dabei die Suche nach für den Arbeitsalltag relevanten Daten und Informationen.
Die Stiftung Wagerenhof betreut und begleitet seit 1904 Menschen mit Beeinträchtigungen. 2020 leben im „Wagi-Dörfli“ 237 Personen in kleinen Wohngemeinschaften. Sie werden liebevoll und ganzheitlich von interdisziplinären Teams aus rund 650 Fachkräften sowie 10 Auszubildenden rund um die Uhr umsorgt – auf der Grundlage agogischer, pflegerischer und medizinischer Grundsätze. Alle verfolgen engagiert das Ziel, dass sich jeder einzelne Mensch im Wagerenhof bei höchster Lebensqualität nach seinen Möglichkeiten entfalten kann. Dafür zählt jede einzelne Minute, die für direkte Betreuung und Begleitung statt für die zeitintensive Informationsbeschaffung genutzt werden kann.
Keine 500 Einzeldokumente mehr
Verantwortlich für die Office-Gesamtleitung der Stiftung Wagerenhof ist Elsbeth Gerber. Sie kennt es noch gut, das unübersichtliche Konglomerat von Dateien, in dem die Mitarbeitenden der Stiftung nach Prozess-, Patienten- und sonstigen notwendigen Informationen suchten: „Mehr als 500 Dokumente galt es fortlaufend auf dem aktuellsten Stand zu halten. Das kostete extrem viel Zeit, die wir nicht aktiv für die Bewohnerinnen und Bewohner zur Verfügung hatten.“
Aus diesem Grunde wurde die Anschaffung und Einführung eines integrierten Managementsystems beschlossen – mit besonderem Augenmerk auf eine ausgeprägte Nutzerfreundlichkeit. Denn, so Frau Gerber: „Es war uns sehr wichtig, ein System für die Mitarbeitenden zu schaffen, mit dem alle gern arbeiten.“ Die Stiftung hat sich darum für orgavision, den Marktführer in der Sozialbranche, entschieden. Ausschlaggebend hierfür war auch, dass die Lösung von anderen Einrichtungen empfohlen wurde.
Die Einführung der Lösung war für den Wagerenhof zugleich ein großer Motivator, die internen Arbeitsabläufe und deren Dokumentation intensiv zu prüfen und auf den neuesten Stand zu bringen. Das Projekt „EDS“ (Elektronisches Dokumentationssystem) startete parallel, was diverse Vorteile mit sich brachte. Die Projektgruppe durchleuchtete vor allem sämtliche Prozessunterlagen; erst danach bekamen sie ihren Platz in der neuen Prozessmanagement-Lösung. Nur so, da sind sich die Verantwortlichen sicher, konnte und kann das neue System seine volle Wirkung entfalten und das Hauptziel erreichen helfen: mehr wertvolle Zeit für die Menschen im „Wagi-Dörfli“.
Besser leben dank digitaler Unterstützung
Die Maßnahme kommt nicht von ungefähr – sie ist essenzieller Bestandteil der stiftungsinternen Strategie, in der das Thema „Digitalisierung“ einen sehr hohen Stellenwert einnimmt. Die stellvertretende Leiterin der Unternehmenskommunikation Veronika Sutter erläutert: „Die Digitalisierung ist eines der wichtigsten Projekte im Rahmen eines mehrjährigen Prozesses, den wir ‚innere Transformation‘ nennen.“
Egal welche besonderen Bedürfnisse jede Bewohnerin oder jeder Bewohner hat: Jeder Mensch soll in der Stiftung Wagerenhof ein liebevolles, dauerhaftes Zuhause und professionelle Betreuung finden. Dafür ist es notwendig, bedarfsweise flexibel zu reagieren und Abläufe anzupassen. Maßstab ist das Lebensqualitätsmodell der Sozialwissenschaftlerin Prof. Dr. Monika Seifert: Acht Aspekte – „Kerndimensionen“ – definieren die Lebensqualität und beziehen sich dabei auf die UN Behindertenrechtskonvention (UN BRK). Als Behindertenpädagogik-Expertin stand Prof. Dr. Seifert der Stiftung zur Seite, als es darum ging, ihr Modell auf die Anforderungen der Stiftung zuzuschneiden. So schuf man auf dieser Grundlage Instrumente und einen Managementprozess, mit deren Hilfe sich die Lebensqualität der Menschen im „Wagi-Dörfli“ permanent überprüfen lässt. „In 2019 konnten wir die Prozesse automatisieren und ein EDS implementieren“, so Veronika Sutter. „Auf diese Weise kann das Betreuungs- und Pflegepersonal überall und jederzeit auf aktuelle Klientendaten zugreifen.“
Schritt für Schritt: Einführung im Arbeitsalltag
Bei aller Effizienzsteigerung galt es erst einmal, große Herausforderungen wie die Einführung des EDS in der Belegschaft zu bewältigen. Immerhin 650 Personen, davon die meisten agogische Fachpersonen und Pflegekräfte, sollten ihre Arbeitsweise umstellen – von Stift und Papier auf Tastatur und Bildschirm, von analog auf digital. Natürlich gab es zunächst Bedenken vor zusätzlichem Aufwand oder davor, mit dem System nicht zurechtzukommen. Diese Befürchtungen ließen sich zum Glück schnell zerstreuen: „Wir sind dieser Herausforderung mit einem etappierten Vorgehen und einem stufengerechten Schulungskonzept begegnet“, erläutert Veronika Sutter. So werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seit Anfang 2020 nach und nach in das System eingearbeitet. Und zwar beginnend mit den sogenannten „Super Usern“ – das sind zugleich die Linienvorgesetzten. Diese werden im Monatsrhythmus geschult und geben ihr neu erworbenes Wissen dann an ihre eigenen Teams weiter. Die Vorgehensweise bewährt sich: Denn Schritt für Schritt können sich so alle mit jeder EDS-Funktionalität vertraut machen und sie sich direkt im Arbeitsalltag aneignen.
Ein Gewinn für alle
Alle Maßnahmen im Rahmen der Digitalisierungsstrategie der Stiftung Wagerenhof einen derselbe Weg und dieselbe Zielstellung: Standardisierung von Prozessen und Vermeidung nicht effizienter Abläufe, für optimale und dauerhaft hohe Qualität. So genießen die Mitarbeitenden hohe Prozesssicherheit; der vorgegebene Rahmen gibt ihnen Orientierung und nimmt ihnen Arbeitsaufwand. Auch im Falle eines Arbeitgeberwechsels hinterlässt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zumindest organisatorisch eine deutlich kleinere Lücke. Beim schnelleren Anlernen der neuen Kräfte bleibt wertvolles Wissen erhalten und kann nahezu nahtlos weitergenutzt werden. Die Neuen brauchen aktuelle Formulare, Dokumente und wichtige Daten nicht lange zu suchen: Alles steht zentral zur Verfügung. Die konsequente Umsetzung der Digitalisierungsstrategie trägt maßgeblich dazu bei, das zentrale Versprechen der Stiftung zu erfüllen – ein bleibendes, liebevolles Zuhause zu bieten.
Stiftung Wagerenhof
Raum für Menschen mit Beeinträchtigung
Asylstrasse 24, CH-8610 Uster
Veronika Sutter, Unternehmenskommunikation
www.wagerenhof.ch
Autor: Johannes Woithon, Geschäftsführer, orgavision GmbH
