Neue Kolleg:innen einfach einarbeiten dank Qualitätsmanagement-Software
Neue Mitarbeiter:innen haben viele Fragen. Halten Sie die Antworten bereit, entlasten Sie alle beteiligten Abteilungen – mit System. Starten Sie einfach!
Was heißt Onboarding?
Onboarding – den Begriff kennen wir aus dem Personalbereich. HR-Verantwortliche nutzen das schöne Bild des „An-Bord-Holens“, wenn es um die Einarbeitung neuer Kolleg:innen geht.
Was das alles mit QM zu tun hat? An den ersten Tagen im Job gilt es, neue Menschen kennenzulernen – aber auch Prozesse und Dokumente. Wie orgavision neuen Mitarbeiter:innen den Einstieg vereinfacht und dadurch die anderen Beteiligten ebenfalls entlastet, zeigen wir Ihnen gern.
Neue Nutzer, insb. die im Internet unterwegs sind - finden sich SOFORT zurecht. Für die unterschiedlichen Nutzergruppen und Interessenten lässt sich das Unternehmenswissen und auch die Vorgaben gut aufbereiten und über das Rollensystem verbreiten.
Den größten Nutzen sehe ich wenn neue Mitarbeitende ins Team kommen oder Aufgabenbereiche übergeben werden sollen, da sie in orgavision ihre Rollenbeschreibungen inklusive Aufgabenbereiche und ihre Arbeitsabläufe jederzeit nachlesen können und nicht mehr abhängig von erfahreneren Kolleginnen und Kollegen sind.
Ohne orgavision kann ich mir einen reibungslosen Ablauf der Unternehmensprozesse oder die Einführung eines neuen Mitarbeiters gar nicht mehr vorstellen.
Neue Mitarbeiter:innen strukturiert einarbeiten – per QM-Software
Sie wünschen sich ein digitales Tool, das neuen Mitarbeiter:innen in den ersten Tagen, aber auch später immer wieder zur Seite steht? Mit diesen Funktionen unterstützt Sie orgavision in den einzelnen Phasen der Einarbeitung:
Die Onboarding-Vorbereitung
Neben der Personalabteilung ist auch die Fachabteilung gefragt: Sie hat die Aufgabe, neuen Mitarbeiter:innen Informationen und Arbeitsmittel bereitzustellen. Das lässt sich in orgavision gut vorbereiten.
Neues Nutzerprofil anlegen
Bevor die neue Kollegin anfängt, kann man in orgavision bereits ein persönliches Profil für sie anlegen, um es später noch zu ergänzen – etwa mit einem Foto. Das Profil ordnen Sie einer Rolle zu, zum Beispiel „Team Einkauf“, mit der bestimmte Rechte verknüpft sind.
Die Einarbeitung in den ersten Tagen
Nach der Begrüßung gilt es, die Kolleg:innen, die Unternehmensprozesse und die konkreten eigenen Aufgaben kennenzulernen. Wer einfach auf alle relevanten Infos zugreifen kann, ist klar im Vorteil und kann schnell loslegen.
Nachträgliche Kenntnisnahme
Der Kenntnisnahme-Workflow in orgavision stellt sicher, dass Wissen gezielt die richtigen Mitarbeiter:innen erreicht – mit Nachweis.
Das funktioniert auch nachträglich: Alle bestehenden Vorgaben und Informationen, die eine neue Mitarbeiterin gemäß ihrer Rolle kennen muss, werden ihr direkt bei Arbeitsantritt zugespielt. So lernt sie die allgemeinen Unternehmensregeln kennen, erhält aber auch alle rollenbezogenen Informationen.
Sie kann alles in ihrem eigenen Tempo erarbeiten und per Klick zur Kenntnis nehmen, also eine Lesebestätigung abgeben – ideal beim Remote-Onboarding.
Die „Neue“ hat alles gelesen? Prima! Und falls sie die gesetzte Frist verstreichen lässt, wird ihre Vorgesetzte per E-Mail informiert. Das kann wichtig werden, etwa wenn es zur Rolle gehört, mit kritischen Abläufen vertraut zu sein. In orgavision bleiben alle diese Nachweise erhalten – versionsbezogen und über Jahre.
Prozessdiagramme
Mit dem integrierten Prozessdiagramm-Editor in orgavision modellieren Sie anschaulich alle Geschäftsprozesse – eine gute visuelle Hilfe, nicht nur für neue Mitarbeiter:innen! Das Prozessdiagramm zeigt genau auf, welche Rollen an welchen Stellen in den Prozess involviert sind. Ist eine Rolle Teil eines Prozesses, vermerkt die Software das bei der Rollenbeschreibung in den Meta-Informationen: In der rechten Randspalte listet sie alle Elemente auf, mit denen diese Rolle verknüpft wurde.
Perfekt fürs Onboarding: An jedem Prozessschritt lassen sich Details und Erläuterungen hinterlegen – Fotos, Videos, Texte, Tabellen und mehr. Auch eine direkte Verknüpfung mit einer bestimmten Information in orgavision oder mit mitgeltenden Dokumenten
ist möglich.
Die ersten Monate als neue:r Mitarbeiter:in
Natürlich ist das Onboarding nach einer Woche nicht abgeschlossen. So tauchen bei neuen Mitarbeiter:innen regelmäßig Fragen auf – nur steht nicht immer jemand zur Verfügung, um zu antworten. Gut, dass orgavision es Neulingen ermöglicht, sich einfach selbst zu helfen!
Suchfunktion
Dank der Volltextsuche finden neue Kolleg:innen in orgavision ganz leicht, was sie suchen. Die Software macht ihnen sogar Suchvorschläge und durchforstet dann die gesamte Dokumentation inklusive aller extern erstellten Dateien (z. B. Word, PDF, Excel, Powerpoint). Über eine Filterfunktion grenzen sie die Suchergebnisse ein.
Multimedia-Formate einbetten
Ob Fotos, Videos, Tabellen oder Texte: Im ganzen Handbuch und bei den Prozessdiagrammen lassen sich Multimedia-Formate einbetten. Ideal zur Veranschaulichung, zur detaillierteren Beschreibung, zu Schulungszwecken – und natürlich zur Einarbeitung!
Organigramme
Wer welche Aufgaben im Unternehmen erfüllt, lässt sich mit dem integrierten Organigramm-Editor in orgavision anschaulich darstellen. Über das interaktive Organigramm gelangen neue Mitarbeiter:innen per Klick direkt zum Profil der einzelnen Kolleg:innen, inklusive Stellenbeschreibung.
QM-Software kostenlos testen
Testen Sie orgavision komplett kostenlos und unverbindlich: webbasiert, ohne Installation oder die Abfrage von Zahlungsdaten. Der Testzeitraum endet automatisch, ohne Wenn und Aber.
Digitales Onboarding – Vorteile für alle
Alle profitieren davon, wenn die Einarbeitung neuer Kolleg:innen digital unterstützt wird. Lesen Sie, was eine QM-Software für die einzelnen Bereiche leisten kann.
Ressourcen sparen – Risiken mindern
Warum eine QM-Software Ihre beste Verbündete beim Onboarding ist? Sie spart Zeit und Ressourcen bei bestehenden und neuen Mitarbeiter:innen, vermeidet Haftungsrisiken und hält Ausfälle gering. Klingt nach einem guten Plan, oder?
„Ready to work“ – frühzeitig
Wie schaffen Sie es, dass die „Neuen“ sich rasch mit allen Prozessen vertraut machen und loslegen können? Wie vermeiden Sie Leerlauf, falls noch Fragen auftauchen – aber gerade niemand antworten kann? Delegieren Sie – an orgavision!
Den Überblick behalten
Klar – Sie möchten neue Mitarbeiter:innen strukturiert an ihre Aufgaben heranführen. Hilfreich wären Nachweise darüber, dass Informationen gelesen und verstanden wurden. Genau das leistet orgavision mit der nachträglichen Kenntnisnahme!
Selbstwirksamkeit erfahren
Neu sein kann anstrengend sein: Oft tauchen Fragen auf, doch nicht immer stehen Ansprechpartner:innen parat. Mit orgavision arbeiten sich Neulinge eigenständig und systematisch in die Prozesse ein, lernen das Unternehmen kennen und finden selbst die richtigen Antworten oder die zuständigen Kolleg:innen.
Lokal, remote und mobil einarbeiten
Schön, wenn den Neulingen im Onboarding-Prozess stets ein allwissender Kollege oder eine Mentorin zur Seite steht – aber das ist nicht immer leistbar, vor allem nicht in Remote-Work-Szenarien: Hier besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter:innen sich selbst überlassen werden.
Die Lösung: Mit orgavision bleiben neue Kolleg:innen im engen Kontakt und im Austausch mit dem Unternehmen! Zunächst einmal benötigen sie für den Zugang nichts weiter als ein browserfähiges Endgerät und ein funktionierendes Internet. Ja, richtig: Auch von unterwegs aus lässt sich die cloudbasierte Software ohne Funktionseinbußen einfach per Smartphone nutzen!
Ob also die neue Produktionsmitarbeiterin in der Werkhalle eine Arbeitsanweisung nachlesen möchte oder der frisch eingestellte Pfleger beim Patienten einen Pflegestandard: Sie greifen zu Tablet oder Handy und holen sich die aktuelle Information aus orgavision. (Natürlich klappt das auch im Büro, am eigenen PC. 😉)
Da orgavision zu Feedback und Teilhabe einlädt, können sie Fragen oder Bemerkungen auch direkt in der Dokumentation hinterlassen: Mitarbeiter:innen bleiben sichtbar, auch wenn sie nicht vor Ort sind.
4 positive Auswirkungen von gutem Onboarding aufs Qualitätsmanagement
Ein gelungenes Onboarding-Programm geht nicht spurlos an einem Unternehmen vorüber: Eine gezielte, digital gesteuerte Einarbeitung wirkt sich auch positiv auf das Qualitätsmanagement aus – auf verschiedene Weisen:
1. Mitarbeiterbindung
Machen neue Mitarbeiter:innen von Anfang an positive Erfahrungen mit dem Unternehmen, etwa durch eine gelungene Einarbeitung, erleben sie das als Wertschätzung. Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie langfristig im Team bleiben und sich dort engagieren.
2. Reduzierte Einarbeitungszeit
Ein strukturiertes Onboarding-Programm mit klaren Anweisungen und Schritten verkürzt die Einarbeitungszeit. Die Neulinge werden schneller ins Team und ins Unternehmen integriert und liefern nach kurzer Zeit gute Arbeitsergebnisse!
3. Einhaltung von Richtlinien und Standards
Ein gutes Onboarding per Software stellt sicher, dass neue Mitarbeiter:innen die geltenden Unternehmensrichtlinien und -standards kennen und einhalten. Die Auswirkung: eine bessere Qualität ihrer Arbeit und weniger Fehler.
4. Verbesserte Zusammenarbeit
Das richtige Onboarding hilft den Mitarbeiter:innen, sich schnell in das Team zu integrieren und die Zusammenarbeit von Anfang an auf einen guten Weg zu bringen.