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@orgavision ∙ 17. Aug

Dass #Digitalisierung im #Qualitätsmanagement mehr ist, als auf dem Share-Ordner abgelegte Dokumente, zeigt die Vermicon AG. Vor gut einem Jahr hat das Unternehmen die Software #orgavision eingeführt und baut nun auf ein stabiles Prozessfundament auf. https://bit.ly/qm-vermicon 

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Veränderungen intelligent managen.

Immer was los: Neue Team-Mitglieder, Urlaubsvertretung und jemand wechselt die Position. Keine Sorge. Auf orgavision ist Verlass.

Machen Sie Qualität zu Ihrem Wettbewerbsvorteil

Versionsmanagement, Unterschriftenlisten, Freigaben, Aufgabenverteilung. Händische oder papierbasierte Methoden sind fehleranfällig, mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden und kommen schnell an Ihre Genzen, wenn es um eine punktgenaue Informationsverteilung geht.
In orgavision verfassen Sie die Inhalte und Automatismen übernehmen im Hintergrund den Rest. Sicher und zuverlässig.

  • Veröffentlichungs-Workflow zum Prüfen und Freigeben
  • Automatische Verteilung von Infos an die richtige Zielgruppe
  • Digitale Unterschriftenlisten
  • Wiedervorlagen mit Erinnerungen
  • Rollenbasiertes Rechtesystem
  • Revisionssichere Versionierung
Marion Sibbe orgavision

Marion Sibbe
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Organisationsaufwand reduzieren

Rollenbasiertes Rechtemanagement

Das Wichtigste vorab: In orgavision sieht jeder nur das, was die Rechteeinstellungen erlauben. Sensible Bereiche sind nur für die entsprechenden Zielgruppen zugänglich und über die Suche auffindbar.
orgavision arbeitet mit einem rollenbasierten Rechtemanagement. Haben Sie die passende Rollen-Rechte-Kombination einmal angelegt, wird diese an allen Stellen zuverlässig angewandt. Neue Kollegen weisen Sie dann nur ihre entsprechenden Rollen zu, die entsprechenden Rechte erhalten sie automatisch.
Falls mal eine einzelne Person ganz individuelle Rechte braucht, können Sie auch pro Nutzer "durch Rollen vererbte" Rechte anpassen.

Sich selbst aktualisierende Verweise

Informationen und Dokumente ändern sich: Eine neue Version wird veröffentlicht, der Inhalt wird verschoben oder komplett ausgetauscht. Kein Problem. Alle Verweise sind in orgavision sicher und funktionieren auch dann noch einwandfrei, wenn sich mal etwas ändert.
Möchten Sie einen Inhalt löschen, warnt orgavision, wenn dieser an anderer Stelle verlinkt ist.

Vorlagen statt Copy-Paste

Sie erstellen oft Inhalte mit dem gleichen Aufbau? Damit Sie nicht jedes Mal von Vorne beginnen oder Vorhandenes kopieren müssen, erstellen Sie Vorlagen, die Sie dann als Basis für einen neuen Inhalt nutzen.

orgavision Cloud: Rund-um-Software-Service

Mit unserer SaaS-Lösung können Sie sofort loslegen – ohne Installation über den Browser. Sie greifen automatisch auf die aktuellste Version zu und müssen sich um Updates, Wartungen und Backups nicht kümmern. Auch unser technischer Support ist kostenlos.

Die orgavision Cloud wird in unserem sicheren, deutschen Rechenzentrum betrieben.

Finden Sie Ihre Lösung

orgavision hat Veränderungen immer im Blick

Sie möchten eine wichtige Information an alle Teams in der Produktion verteilen und benötigen eine Unterschrift über deren Erhalt. Ihr Unternehmen arbeitet an verschiedenen Standorten, im Schichtbetrieb, einige Mitarbeitende sind um Urlaub, krank und in Elternzeit. Ein klassisches Szenario. Oft wurde die Information schon wieder überarbeitet, bevor alle die Liste unterschreiben konnten. Bei Themen, die Haftungsrisiken bergen, spielen Zeit und Zuverlässigkeit eine bedeutende Rolle. Und wo finden überhaupt alle Empfänger die wichtige Info wieder, deren Erhalt sie bestätigt haben?
Ganz klar: In orgavision.

Benutzer-Rollen für klare Verantwortungen

Sie können allen Nutzer*innen Rollen zuweisen. Deren Benennung ist frei wählbar – z.B. nach Standort, Abteilung, Funktion, Projekt, Team oder Aufgabe.

An jeder Rollen lassen sich Informationen wie Stellenbeschreibungen hinterlegen. Ändert sich mal eine Position im Unternehmen, ordnen Sie den entsprechenden Mitarbeitenden einfach der neuen Rolle zu.

Auf Basis der Rollen erstellen Sie auch ganz einfach ein interaktives Organigramm Ihrer Aufbauorganisation. Wer arbeitet in welchem Team mit welcher Verantwortung? An wen berichtet die Abteilung?

 

Individuelle Freigabe-Workflows

  • Freigabe
  • Prüfung
  • Kenntnisnahme

Der Freigabe-Workflow legt fest, welche Schritte eine Information vor Ihrer Veröffentlichung durchläuft. So können Entscheidungsträger, Qualitätsmanager oder andere Verantwortliche die Qualität und Richtigkeit von Inhalten überprüfen, bevor sie an einen größeren Empfängerkreis gesendet werden.

Ob ein- oder mehrstufige Workflows: Alles wird jederzeit nachvollziehbar an der Version hinterlegt. Wer hat geändert? Wer hat geprüft? Wer hat freigegeben? Wer hat zur Kenntnis genommen?

 

Revisionssichere Versionierung mit automatischer Nummerierung

Wenn Sie eine neue Version oder Arbeitsversion erstellen, vergibt orgavision die korrekt chronologisch aufsteigenden Versionsnummern und speichert, wer diese erstellt hat.
Wird der neue Inhalt freigegeben, wandert die veraltete Version ins Archiv und Sie greifen nur noch auf die aktuelle Information zu.

Wenn Sie dann doch vergangene Bearbeitungsstände anzeigen möchten, liegen diese lückenlos vor.

 

Digitale Unterschriftenlisten

Hat eine Information den Veröffentlichungs-Workflow erfolgreich durchlaufen, wird sie automatisch an die passende Zielgruppe gesendet. Wurde der Workflow-Schritt "Kenntnisnahme" festgelegt, werden alle Empfänger um eine digitale Bestätigung des Erhalts gebeten. orgavision führt für Sie eine digitale Unterschriftenliste, die Sie auch bei veralteten Versionen lückenlos einsehen können.

Hat jemand seine Aufgabe übersehen, erinnert orgavision freundlich daran.

 

Wiedervorlagen mit Erinnerungen

Verträge mit Kündigungsfristen, Inhalte, die an rechliche Vorgaben geknüpft sind oder regelmäßige Qualitätskontrolle.

Um die Gültigkeit Ihrer Informationen im Blick zu behalten, können Sie an Dokumenten automatische Wiedervorlagen hinterlegen. orgavision erinnert Sie nach der gewünschten Frist per interner Aufgabe und E-Mail.