Implizites in explizites Wissen verwandeln

Warum wurde ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt, Herr Frank? 

Es wurde eine neue Stabsstelle für Qualitätsmanagement geschaffen und es war eine Aufgabe, ein zentrales, digitales Handbuch zu erstellen, das unter anderem über eine Suchfunktion verfügt. Damit sollten Mitarbeitende Ideen und Kommentare direkt über das System abgeben können. Zum damaligen Zeitpunkt gab es bei Arbeitsanweisungen, Formulare oder Ablaufbeschreibungen lediglich in Papierform in Ordnern und als Word-Dokumente auf unterschiedlichen Laufwerken. Wichtige Dateien wurden ins Intranet eingespielt. Doch es fehlte an Struktur. Unsere Ärzte konnten etwa nicht erkennen, dass eine neue Verfahrensanweisung zur ärztlichen Aufklärungspflicht veröffentlicht wurde. Auch Hinweise waren lediglich außerhalb des Intranets möglich. Was oft dazu führte, dass Stationsleiter mit E-Mails überhäuft wurden, wenn beispielsweise die Ablaufbeschreibung eines Verbandswechsels Lücken hatte. Ein Unternehmensberater empfahl uns orgavision. Nach einer Testphase stand fest, dass wir mithilfe der Software ein richtiges Wissensmanagement aufbauen und damit das Qualitätsmanagement vorantreiben können.

Gab es besondere Herausforderungen bei der Einführung?

Bis das Management der Kliniken überzeugt war, brauchte ich Geduld. Für einen sinnvollen Einsatz der Software mussten wir unsere internen Strukturen und Standards überarbeiten. Damals war man skeptisch, ob sich dafür genügend Zeit und Ressourcen freistellen lassen und sich diese Investition auch lohnt. Die Unternehmensleitung beschloß deshalb, orgavision „häppchenweise“ einzuführen. Nacheinander wurden zunächst Verantwortliche für  die einzelnen Bereiche bestimmt. Sie waren dafür zuständig, vorhandene Standards zu überarbeiten und ins System einzupflegen. Wo es notwendig war, erstellten die Teams neue Prozessbeschreibungen. Das Einführen eines Qualitätsmanagementsystems oder vielmehr eines Wissensmanagementsystems ist im ersten Schritt mit Aufwand verbunden. Die tägliche Arbeit schrittweise zu beschreiben, fällt nicht jedem leicht. Einige Kollegen haben da die Notwendigkeit, Wissen transparent zu machen, in Frage gestellt. Da war schon viel Überzeugungsarbeit notwendig.

Wie haben Sie die Widerstände überwunden?

Weil orgavision intuitiv nutzbar ist, wir zentral unterstützen können und Schulungs- und Strukturaufbau ‚Hand in Hand‘ gemacht wurde. Inzwischen gehört orgavision bei der KSOB zum Alltag. Wir hören jetzt Sätze wie "Endlich sehe ich, wer wofür zuständig ist" oder "Heute finde ich Formulare viel schneller". Das freut uns natürlich. Es hat mich auch überrascht, wie  schnell auch die in orgavision enthaltene Kommentarfunktion zum Einsatz gekommen ist. Über Dokumente, die zuvor im Intranet mehrere Jahre unbeachtet blieben, diskutieren die Mitarbeiter in orgavision plötzlich. So kommt ein konstruktiver Austausch zustande, den ich vorher oft vermisst habe.

Was macht orgavision für Sie zu einen Wissensmanagementsystem?

Die Kenntnisnahme- und Kommentar-Funktion des Systems – und das es intuitiv zu benutzen ist. So beschäftigen sich die Kollegen heute mehr mit den Inhalten von Anweisungen oder Beschreibungen. Bei wichtigen Dokumenten muss der Empfänger bestätigen, dass er den Inhalt gelesen hat. Das frühere Intranet war eher ein digitales, schwarzes Brett, dessen Inhalte den einen mehr, den anderen weniger interessierten. orgavision sorgt jetzt mit für einen einheitlichen Wissensstand. Auch die Überscihtlichkeit hilft um Wissen an allen Standorten aktuell und transparent zu halten. Uns fehlten zum Teil klare Prozessbeschreibungen oder sie waren in Papierordnern versteckt. Wir hatten unterschiedlichste Dateiversionen, die auf dem Server vor sich hin staubten und nur wenige wussten, welche Version die aktuelle war.

Wie soll die Zukunft für das QM und Wissensmanagement aussehen?

Wir haben 2011 mit 100 orgavision Nutzern begonnen. Inzwischen gibt es 1.600 Lizenzen. Mittlerweile sind alle – ob Management, Führungskräfte, Ärzte oder Fachpersonal – überzeugt. Wir wollen, dass alle 3.700 Mitarbeitenden einen personifizierten Zugang zum System erhalten. Dafür hat die Klinikleitung im Zuge einer Digitalisierungsstrategie mehr als 100 Laptops angeschafft, die auf den Stationen als mobile Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen. So erreichen wir auch Kollegen ohne festen PC-Arbeitsplatz und ohne Firmen-E-Mailadresse. Wir planen, dass sich die Mitarbeiter an diesen, oder den festen PC’s in den Dienstzimmern mit ihrer ID-Karte an einer Docking-Station einloggen und direkten Zugriff auf orgavision haben. Die Funktionalität des »single sign-on« war ein wichtiges Feature bei der Auswahl des Systems. Uns ist es wichtig, dass sich jeder einzelne Mitarbeiter einbringen kann. Statt statische Dokumente zu verwalten, soll das Wissensmanagementsystem leben und Ideen und Hinweise der Mitarbeiter sichtbar machen.

Dass sich darüber hinaus mit der Software die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 erfüllen lassen, war für uns ein zusätzlicher Grund, sich für orgavision zu entscheiden. Neben dem Onkologischen Zentrum in Traunstein und der geriatrischen Rehabilitation in Trostberg und Berchtesgaden sowie dem Endoprothetik Zentrum in Berchtesgaden ist auch die Strahlentherapie und Radioonkologie des Klinikums Traunstein zertifiziert. Mittelfristig wollen sich die Kliniken Südostbayern an allen Standorten zertifizieren lassen. Zertifikate waren jedoch nicht der Treiber für den Aufbau eines Wissensmanagements. Es sollte ein integriertes Managementsystem entstehen, das allen Standorten als Informations-, Kommunikations- und Organisationsplattform dient. Die über 16.000 angelegten Elemente sprechen dafür, dass die Entscheidung für orgavision richtig war. Der Inhalt hat sich im Vergleich zum ‚alten‘ Intranet – das Anfang 2017 abgeschaltet wurde – verdreifacht.