Agile Lösung erweckt Prozesse zum Leben

Klare Prozesse, eine transparente Dokumentation und absolute Zuverlässigkeit gehören zu den Erfolgsfaktoren der vermicon AG. Schließlich gehört zum Tagesgeschäft des erfolgreichen Mikrobiologie-Unternehmens aus München auch die Unterstützung von Pharmaunternehmen bei der Produktentwicklung oder der Nachweis von Getränkeschädlingen. Seit über 20 Jahren vertreibt vermicon solche und weitere Lösungen für die industrielle Mikrobiologie − mit neuesten Methoden und zertifiziert nach den im pharmazeutischen Umfeld anerkannten Standards der Good Manufacturing Practice (GMP).

Dennoch setzten die Münchner 2019 die Themen Dokumentation und Zertifizierung auf die Agenda. Ihre Ziele: Zum einen die Qualität der eigenen Prozesse auch nach außen klar dokumentieren – dazu wurde die ISO 9001:2015 Zertifizierung angestrebt. Zum anderen eine durchgängige und gesamtheitliche Prozesslandschaft mithilfe eines Qualitätsmanagement(QM)-Tools aufbauen, um so die Basis für stetige Verbesserungen zu schaffen.

Die wichtigste Anforderung an die neue Lösung: Sie musste digital sein. „Auf keinen Fall wollten wir eine Ansammlung von langen Ringordnerreihen mit Dokumenten“, erinnert sich Gründer und Vorstandsvorsitzender Dr. Jiri Snaidr. Das neue Tool sollte schließlich zur Arbeitspraxis und zum Selbstverständnis des innovativen Unternehmens passen, das sich bewusst von konventionellen Methoden der Mikrobiologie abgewandt hat. Mit neuentwickelten Verfahren, die Bakterien schnell und direkt im Untersuchungsmaterial spezifisch sichtbar machen, setzt vermicon in der Branche heute Standards. Die vielen Projekte und komplexen Prozesse sofort zu erfassen sowie die jeweiligen Verantwortlichkeiten zu kennen, ist darum ein wirtschaftliches Muss geworden. Eine saubere Dokumentation wurde auch für sämtliche Arbeitsabläufe mit durchgehend digitalisierten Freigabeverfahren gewünscht. Für eine hohe Anwenderakzeptanz sollte das QM-Tool außerdem funktionell, leicht handhabbar und schnell zu verstehen sein. Auch auf die Integration der für die GMP-Zertifizierung benötigten Dokumente und ein ansprechendes, zeitgemäßes Design legte Dr. Snaidr Wert.

Auf diese Anforderungen hin prüfte vermicon mehrere Anwendungen und Anbieter und entschied sich schließlich für orgavision, eine Software für Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung. Bereits beim ersten Kennenlernen der Lösung hatte diese überraschend viele Optionen aufgezeigt: Neben dem vollständig digitalisierten Freigabeprozess gibt es ein Erinnerungssystem für noch ausstehende Freigaben. Das dezidierte Rechtemanagement ist komplett rollenbasiert und funktioniert somit unabhängig von personellen Veränderungen. Eine sehr übersichtliche Ablage, vielfältige Editionsmöglichkeiten, persönliche Gestaltbarkeit – die Startseite können Anwender zum Beispiel individuell mit eigenen Shortcuts gestalten – und nicht zuletzt ein faires Preis-Leistungsverhältnis: Mit diesen Argumenten konnte orgavision das Münchner Spezialistenhaus überzeugen.

Die Einführung der Lösung gestaltete sich wie erwartet denkbar einfach. Eine hohe Anwenderakzeptanz und die Möglichkeit, Arbeitsabläufe bei Bedarf zu aktualisieren, hauchen dem System Leben ein. Genau diese Lebendigkeit war es, die Dr. Snaidr sich gewünscht hatte: „Wir haben nun endlich ein agiles System für unser Prozessmanagement, dass die Mitarbeiter in ihrem täglichen Arbeiten begleitet.“ Schon beim ersten Audit nach ISO 9001 in 2019 zahlte sich die neue Lösung aus: Die Auditoren waren sich einig, dass vermicon die Prüfung bestanden und im Audit geglänzt habe.

Aber welchen Mehrwert leistet die Lösung genau für die tägliche Arbeit? Jiri Snaidr hat ein Bild dafür: „Die Prozesse haben ein Haus bekommen“. Früher hinterlegte vermicon die einzelnen Prozesse auf einem speziellen Share-Ordner. Eine Gesamtübersicht der Prozesslandschaft war nicht möglich. orgavision schaffte es, alle einzelnen Prozesse zu integrieren, grafisch darzustellen und damit zu veranschaulichen. Diese Prozesslandkarten sind für vermicon Mitarbeiter eine wichtige Stütze, um Arbeitsabläufe schnell zu verstehen und zu verinnerlichen. „Die grafische Darstellung wird sehr gern genutzt“, erklärt Dr. Snaidr. „Auf diese Weise sieht man auf den ersten Blick, worum es geht. Die Visualisierung eines Prozesses ist zudem viel einprägsamer als ein Fließtext es je sein könnte.“

Die umfassende und völlig variable Verlinkung der einzelnen Dokumente und aller zugehörigen Unterlagen schafft die entscheidende Voraussetzung für die Visualisierung − und legt Potenziale offen. „Durch die Verlinkung bildete sich ein komplettes Prozess-Haus. Man sieht dann auch sofort: Welche Prozesse fehlen noch? Welche können noch verbessert werden?“, erläutert Jiri Snaidr.

Entscheidend für den Erfolg war für vermicon von Beginn an die konsequente Umsetzung: Keine Ablagen oder Prozesse wurden nebenher gepflegt. Ein Prozess, der nicht im QM-Tool dokumentiert ist, existiert nicht. Zugespitzt formuliert Dr. Snaidr: „orgavision ist bei uns Gesetz.“ Auch die Mitarbeiter haben den Nutzen der konsequenten Anwendung längst erkannt.

In Zukunft soll die Lösung noch erweitert werden, etwa im Bereich der GMP-Dokumentationen: Hier wünscht sich Jiri Snaidr ebenso umfangreiche Verlinkungen wie bei den Dokumenten für die ISO-Zertifizierung. Auch andere Anwender aus der Pharmabranche würden davon profitieren, so die Idee.

Seit über 20 Jahren bietet die vermicon AG aus München neue und innovative Lösungen für die industrielle Mikrobiologie. Das internationale Unternehmen entwickelt und vermarktet Produkte und Dienstleistungen für den spezifischen Nachweis von Mikroorganismen. Der Fokus liegt hierbei auf dem direkten und kultivierungsunabhängigen Erfassen und Analysieren von Mikroorganismen, um so schnell, hochspezifisch und zuverlässig Einblicke in die mikrobiologische Zusammensetzung von Proben geben zu können.