Ein Firmenwiki erstellen – so geht’s

Was ist ein Firmenwiki – und wozu dient es?

Das Angebot von Wikipedia kennt jeder: Der Name des gigantisch großen browserbasierten Nachschlagewerks setzt sich zusammen aus „wiki“, dem hawaiianischen Wort für schnell, und dem englischen „encyclopedia“. Und das passt: Schnell finden sich hier Infos, schnell ergänzen freiwillige Autor:innen fehlende Artikel oder kommentieren, was andere eingepflegt haben – gleichberechtigt. Die Inhalte sind durch Querverweise miteinander vernetzt, und alles darf unter Angabe der Quelle frei verwendet werden (creative commons).

Das Bestreben dieses basisdemokratischen Wunders: Wissen wird verteilt – schnell („wiki“), intelligent und barrierefrei. Und so haben Unternehmen begonnen, dieses Modell auch im Organisationskontext zu nutzen, um sämtliches Firmenwissen – Prozesse, Strukturen, Verfahren – zu sammeln und allen Mitarbeiter:innen zugänglich zu machen. Das Ziel: Informationen zu Produkten, Dienstleistungen und Kunden aktuell halten, Dokumente wie Betriebsanweisungen bereitstellen, Veränderungen mitteilen – kurz: ein gezieltes, systematisches Wissensmanagement. Dies entspricht übrigens auch einer Forderung des Qualitätsmanagements, konkret: der ISO 9001.

Sogenannte Firmen- oder Unternehmenswikis stellen ebenfalls Wissenssammlungen dar (genau wie öffentliche Wikis), tragen aber den Besonderheiten einer Organisation Rechnung. Wichtigster Unterschied: Die Hierarchie-Ebenen, welche ein öffentliches Wiki gezielt umschifft, gehören in den meisten Unternehmen zum Standard und sind – bei aller Liebe zur Transparenz – strukturell in einem Firmenwiki zu berücksichtigen. Mehr zu den Abweichungen im folgenden Abschnitt.

Firmenwiki vs. öffentliches Wiki

Beide Modelle profitieren von der Schwarmintelligenz, in beiden Fällen lassen sich niedrigschwellig Informationen einspeisen und herausfiltern: Man könnte meinen, dass ein „normales“, öffentliches Wiki auch den Anforderungen eines Unternehmens Rechnung trägt.

Allerdings sind bei der Auswahl und Erstellung eines Firmenwikis einige Unterschiede zum öffentlichen Wiki zu beachten.

Während öffentliche Wikis gezielt Hierarchien vermeiden und alle Menschen gleichermaßen einladen, die Wiki-Engine zu befüllen, existieren in Firmen weiterhin Rangordnungen – und damit auch rollenabhängige Beschränkungen. Zwar dürfen Mitarbeiter ebenfalls Infos einsehen und – anders als in einem Intranet – bearbeiten und kommentieren, aber im Unternehmenswiki geschieht das rollenbasiert.

Zudem liegt der Hauptfokus eines Unternehmenswikis nicht darin, ungefiltert Inhalte mit der Welt zu teilen: Es hat den Zweck, durch Weitergabe von Know-how die interne Zusammenarbeit zu verbessern.

Wikipedia setzt auf Artikel, die von der Bedeutung her alle völlig gleichrangig nebeneinanderstehen: Der Amazonas-Blaufrosch ist dem einen halt so wichtig wie der anderen das Grundgesetz. – Ein Unternehmenswiki darf hier vorsortieren: Der 5 Jahre alte Beitrag eines Azubis hat nicht das gleiche Gewicht wie die aktuelle Aussage der Vorstandsvorsitzenden.

Während Wikipedia sich nicht aufdrängt, sondern auf seiner Website lediglich Inhalte anbietet, sieht es in Unternehmen anders aus: Hier müssen bestimmte Informationen aktiv verteilt werden und die entsprechenden Kolleg:innen erreichen. Und diese müssen mitunter auch per Lesebestätigung nachweisen, dass sie informiert worden sind.

In einem Unternehmen gilt also zusammengefasst: Es reicht nicht aus, Informationen zu sammeln und bereitzustellen – sie müssen bewertet, sortiert, an den richtigen Kreis verteilt, kurz: gemanaget werden. Ein Firmenwiki sollte also auch das Informationsmanagement abdecken – und dies gelingt am besten mit einer Software. Wählen Sie ein Tool, das die Fülle von Wikipedia bietet – und dazu ein intelligentes, rechtebasiertes Management.

Wie sollte man ein Wiki für Unternehmen strukturieren?

Eins vorab: Die perfekte Struktur für Ihr Unternehmenswiki gibt es nicht – aber viele gute Ansätze. So ist es z. B. sinnvoll, zwischen allgemeinen und teamspezifischen Informationen zu unterscheiden.

Unter dem Stichwort „Unternehmen“ etwa lassen sich die wichtigsten Infos rund um die Organisation zusammenfassen, vom Leitbild über die angebotenen Produkte bis hin zur Handelsregisternummer.

Im „Mitarbeiterleitfaden“ sammeln sich dann wissenswerte Details über Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder auch Compliance-Themen. Häufige Fragen, Mustervorlagen oder abgeschlossene, übergreifende Themenblöcke passen ebenfalls gut ins Wiki.

Viele dieser Inhalte finden Sie auch in einem QM-Handbuch: den Aufbau der Organisation, Prozessdarstellungen, Abläufe, Vorgaben und Arbeitsanweisungen. Keine schlechte Idee also, das eine mit dem anderen zu verbinden. Eine QM-Software liefert die Grundlage, um beides abzudecken: das Qualitätsmanagement des Unternehmens und den Aufbau eines Firmenwikis.

Welche Software Tools für ein Firmenwiki?

Grundsätzlich gibt es am Markt viele verschiedene Tools, mit denen sich ein Wiki erstellen lässt. Was ist Ihnen wichtig? Wissen ablegen – oder die Zusammenarbeit an Inhalten ermöglichen? Ein mächtiges Tool mit vielen Funktionen einführen – oder das Ganze benutzerfreundlich halten? Open source? Prozesse professionell abbilden? Medien einbinden?

Diese Funktionen sollte Ihre Wiki-Software unbedingt abdecken

Dokumentenlenkung

Wie oben erläutert: Informationen in Unternehmen dienen der verbesserten Zusammenarbeit. Sie schwirren nicht herum, bis sich jemand für sie interessiert, sondern sie werden stetig aktualisiert, geprüft, mit den richtigen Empfängern geteilt und zur Kenntnis genommen, kurz: gelenkt.

Die Verteilung erfolgt maßgeschneidert, es gibt keinen Overload. Relevante Infos erreichen die Mitarbeiter auch, wenn sie gar nicht danach gefragt haben. Ideal: eine automatische Einforderung der Lesebestätigung, nachweislich und rechtssicher.

Rollen- und Rechtemanagement

Notizen, Arbeitshilfen, Vorgaben: Damit jeder die für ihn oder sie relevanten Infos erhält, braucht ein Firmenwiki-Tool ein klares Rechtemanagement – auf Rollenbasis.

• Welches Wissen ist den Mitarbeiter:innen wichtig?

• Was muss der einzelne zusätzlich aus Sicht der Organisation für seine Arbeit erfahren?

• Welche Zugriffsrechte sollen gelten: für einzelne, für das Team, für die gesamte Belegschaft, für Redakteur:innen und Leser:innen, für Externe?

Vermeiden Sie das Gießkannenprinzip, zeigen Sie den einzelnen Nutzer:innen nur die Informationen an, die für sie laut Rolle relevant sind.

Prozesse

Viele Fehler in Unternehmen entstehen, weil ein Prozess nicht klar kommuniziert wurde. Prozesswissen gehört also auch unbedingt in ein Firmenwiki. Setzen Sie bei der Beschreibung am besten nicht auf Texte, sondern auf eine speziell für Prozesse entwickelte Sprache: BPMN. Ein integrierter Prozessdiagramm-Editor stellt alle Wege im Haus klar grafisch dar.

Videos und andere Medien

Zeigen Sie anschaulich, wie etwas in der Praxis funktioniert, indem Sie Bilder, Videos und weitere Medien in Ihr Wiki einbinden.

Nutzerfreundlichkeit

Vor allem eins: Ihr Firmenwiki ist nur so gut, wie es auch von der Belegschaft genutzt wird. Setzen Sie daher auf ein einfach zu bedienendes Tool mit einer klaren, intuitiven Oberfläche, mit der alle rasch zurechtkommen und das wenig Arbeit macht. So vermeiden Sie Frusterlebnisse am Computer – und steigern die Mitarbeiterakzeptanz. Unten geben wir Ihnen noch 3 Tipps dazu, wie Sie die Nutzung Ihres Firmenwikis erhöhen.

Ein Firmenwiki mit orgavision aufsetzen – Schritt für Schritt

Ziehen Sie in Betracht, Ihr Unternehmenswiki mit dem Software-Tool orgavision aufzusetzen? Eine gute Idee – und unser kostenloser Support lässt Sie garantiert niemals im Regen stehen. Aber schauen Sie doch schon einmal auf die Schritte, die von Ihnen vor und nach dem Kauf bzw. der Implementierung zu gehen wären:

Ziele festlegen: Welche Informationsziele verfolgt Ihre Organisation durch die Einführung des Unternehmens Wiki? Was konkret soll sich verbessern? 

Verantwortliche auswählen: Wer ist im Unternehmen für den Aufbau und die Pflege des Unternehmens Wiki verantwortlich? Wer erhält Administrations- und Freigaberechte? 

Struktur planen: Welche Bereiche, Abteilungen, Teams gibt es bei Ihnen? Wie wird innerhalb dieser Gruppen das Wissen verteilt? Tipp: Die Struktur eines QM-Handbuchs liefert Ihnen dazu eine gute Grundlage – siehe Abschnitt „Wie sollte man ein Wiki für Unternehmen strukturieren?“

Zeitplan erstellen: Legen Sie Aufgaben und Meilensteine fest. Bis wann sollen welche Teilprojekte und Aufgaben im Unternehmen umgesetzt werden? Welches Wissen muss wann wen erreichen?

Prozesse definieren: In Organisationen ist es an der Tagesordnung, Änderungen zu prüfen, freizugeben und zur Kenntnis zu nehmen. Wer aktualisiert welche Infos, wer kontrolliert deren Verteilung?

Intern präsentieren: Machen wir uns nichts vor, oft stoßen Neuerungen erst einmal auf Skepsis. Wie informieren Sie Beschäftigte über die Einführung des Unternehmenswikis? Wie „werben“ Sie für dessen Nutzung?

3 Tipps, wie Sie die Nutzung Ihres Wikis erhöhen

Wir empfehlen, bei der Einführung einer Firmenwiki-Software auf einfache Bedienbarkeit zu setzen – denn ein Wiki lebt von seinen Nutzer:innen. Hier drei Tipps dazu, wie Sie Ihre Kolleg:innen motivieren, sich einzubringen:

Die Angst nehmen: Eine neue Software? Manche schrecken davor zurück, sich darin öffentlich zu äußern. Oder sie bezweifeln, dass sie gut genug schreiben. Beweisen Sie ihnen, wie einfach es ist, ein Wiki mitzugestalten. Kostenlose Einsteigerkurse für Basisnutzer können Hemmungen abbauen.

Spielwiesen definieren: Schaffen Sie Arbeitsbereiche, in denen sich Teams ausprobieren können. Bitten Sie darum, einfach zu notieren: Was ist für euch, für die jetzigen und die künftigen Kolleg:innen relevant? Was muss jemand wissen, der neu anfängt? Welche Infos braucht dein Team, damit du 4 Wochen am Stück verreisen kannst?

Wiki gemeinsam ausgestalten: Bis jetzt hat das Team seine Aufgaben selbst definiert. Was von diesem gesammelten Wissen soll offizielle Vorgabe werden? Was wird ein Standard, eine Verfahrensanweisung? Wer prüft und gibt frei? Je mehr die Mitarbeiter:innen hier einbezogen werden, desto besser akzeptieren sie das Wiki, das sich langsam zur Vorgabe-Dokumentation, zum formalen Unterbau der Firma auswächst.

Was kostet ein Firmenwiki mit orgavision?

Das kommt darauf an! Der Preis der Qualitsätsmanagement-Software orgavision, mit der Sie wunderbar ein Unternehmenswiki erstellen, richtet sich nach mehreren Faktoren. Beschränken wir uns auf die Lösung als Cloud: Sollten Sie nämlich anstreben, orgavision auf Ihren eigenen Servern zu installieren (self hosted, On-Premises), erstellen wir Ihnen eh ein individuelles Angebot.

Die Kosten für orgavision in der browserbasierten Version hängen ab von der Anzahl Ihrer Nutzer:innen – und von Ihrer Branche, denn einige genießen Sonderkonditionen.

Kleines Rechenbeispiel: Ein Bildungsunternehmen oder ein Industriebetrieb zahlt mit 100 nutzenden Mitarbeiter:innen im Jahr 4.800 Euro, das entspricht monatlich 400 Euro – oder 4 Euro pro Person. Ohne Installation, ohne Einrichtungsgebühr, bei dauerhaft kostenfreiem Support. Wir finden, das kann sich sehen lassen.

Ihren individuellen Preis errechnen Sie ganz einfach auf unserer Webseite.

orgavision als Firmenwiki: ein Erfolgsprojekt

Sie wollen Beweise und Lösungen sehen? Gern zeigen wir Ihnen an einem Beispiel, wie sich orgavision als Firmenwiki in der Praxis bewährt hat. Der Mittelständler punker GmbH hat mit orgavision eine Wissensplattform mit eigenem Namen und Logo aufgebaut – die punker.info.app, kurz: pia. „Sag’s pia!“ gehört heute zum täglichen Sprachgebrauch im Unternehmen.