Prozessmanagement in der ISO 9001:2015
- Prozessorientierte Organisation
- Prozesslandkarte
- Prozessdiagramme
Prozessmanagement spielt eine tragende Rolle in der ISO 9001:2015
Gemäß dem Ansatz: Umso besser ein Prozess geplant wird, desto weniger Fehler sind zu erwarten, sind durchdachte und stabile Abläufe die Grundlage stetiger Verbesserung. Die moderne prozessorientierte Organisation folgt dem Ansatz, dass eine Organisation sich primär an notwendigen Abläufen orientieren sollte. Daraus entsteht die Aufbauorganisation (Organigramm des Unternehmens).
Die Prozesslandschaft
Es ist wichtig, die Prozesse zu bestimmen, die für das Qualitätsmanagement-System (QM-System) relevant sind. Dazu muss man sich mit Abfolgen und Wechselwirkungen beschäftigen. Meist wird dies in grafischen Darstellungen der Prozesse als Prozesslandschaft vorgenommen.
Prozessdarstellung
In jeder Organisation existieren Prozesse, auch wenn diese nicht explizit dargestellt sind. Prozesse sind immer eine Abfolge von einzelnen Schritten. Die Darstellung dieser Prozess-Schritte erfolgt meist als Prozessdiagramm (Flussdiagramm). Diese Art der grafischen Darstellung machen Prozesse für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Die ISO 9001:2015 fordert nicht die Prozessdarstellung in grafischer Form. Es können auch andere Darstellungsarten angewendet werden, wie z. B. die Turtle-Darstellung.
ISO 9001:2015: Forderungen an Prozesse
Konkrete Forderungen an Prozesse im Unternehmen finden Sie in Kapitel 4.4 der ISO 9001:2015:
Bestimmung von Input und Output
Definition von Schnittstellen
Bestimmung der notwendigen Ressourcen
Darlegung der Verantwortlichkeiten und Rollen in den Prozessen
Risiken und Chancen, Maßnahmen zum Umgang mit diesen (siehe auch Kapitel 6.1)
Überwachung der Prozesse durch Indikatoren und Kennzahlen
Ständige Verbesserung der Prozesse und Umsetzung von Änderungen bei Bedarf
Der Weg zur Prozessorientierung
Definieren: fokussieren auf den Unternehmens- und Kundennutzen
Analysieren und visualisieren: Analyse der Ist-Situation; Visualisierung der Ist-Prozess z.B. in Prozessdiagrammen (Aktivitätsdiagramm, Workflow-Netze, Prozessketten) und in einer Prozesslandkarte
Bewerten und optimieren: Entwicklung der Soll-Prozessorganisation auf Basis der Prozesslandkarte; Prozesse priorisieren und selektieren; Analyse von Mängeln und Verbesserungspotenzial
Evaluieren und managen: beobachten und steuern; die Geschäftsprozessoptimierung in kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführen
Prozessarten einer Prozesslandkarte
Auch wenn dies nicht von der ISO 9001:2015 gefordert wird, so werden in der Praxis Abläufe meist in drei bis vier Prozessarten eingeteilt:
- Wertschaffende Prozesse: Führungs- bzw. Managementprozesse (strategische und operative Planungs-, Steuerungs- und Controlling-Aktivitäten), z.B. der kontinuierliche Verbesserungsprozess KVP
- Wertschöpfende Prozesse: Kernprozesse, d.h. Haupt- oder Schlüsselprozesse für die Leistung der Organisation, die sich an die Kunden richten
- Wertsichernde Prozesse: unterstützende Prozesse bzw. Hilfsprozesse, die notwendig sind, um Wertschöpfungsprozesse zu erbringen und Qualität sicherzustellen
Kann man Kern- und Unterstützungsprozesse nicht eindeutig unterschieden, dann kann eine vierte Art – die „Auftragsunterstützenden Prozesse“ – zu Hilfe genommen werden. Das sind häufig Entwicklungs-, Beschaffungs-, Logistik- oder Kundenmanagementprozesse.
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Prozessmodellierung – Prozesse darstellen
Um ein Prozessablauf-Diagramm zu erstellen, analysieren Sie Ihre Organisationsaktivitäten anhand der Ablaufstrukturen.
Was sind auslösende externe und interne Ereignisse?
Was sind die Bedingungen für die Abfolge der Prozessschritte?
Wie gestaltet sich der Informationsfluss zwischen den Aktivitäten?
Welche Rollen und/oder technische Umgebungen können wir den Aktivitäten zuordnen?
Was sind die Ergebnisse bei erfolgreicher und bei fehlerhafter Prozessdurchführung?
Modellierungsmethoden und Standards
Die häufigsten Darstellungsarten (Notationen) sowie Modellierungsmethoden unterteilen sich durch ihre unterschiedlichen Sichtweisen.
Prozessorientierte Sicht: Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)
Objektorientierte Sicht: Objektorientierte Modellierung (OOM)
Wissensorientierte Sicht: Knowledge, Modeling and Description Language (KMDL)
Prozessdiagramme in orgavision
Mit einem Editor erstellen Sie interaktive Prozessdiagramme zum Beispiel objektbasiert nach BPMN 2.0 Standard. Die Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modelliert und einheitlich visualisiert werden können.