Vorteile einer QM-Handbuch-Software

Wie ein digitales Handbuch Ihr QM belebt
  • Einfach zu bedienen
  • Immer aktuell
  • Kostensparend

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Die Software-Lösung für Ihr Qualitätsmanagement

Wünschen Sie sich Unterstützung in Ihrer QM-Arbeit? Gestalten Sie Ihr Handbuch digital! Eine Software wie orgavision bringt Sie einen fühlbaren Schritt weiter und bietet etliche Vorteile. Das Beste: orgavision funktioniert als Cloud-Lösung, also webbasiert – ohne Aufwand für Ihre IT-Abteilung. 

Prozesseditor

Prozesse steuern

Mehr erfahren

Organigramme

Organisation abbilden

Mehr erfahren

Dokumentenmanagment

Dokumente lenken und managen

Mehr erfahren

Compliance

Haftungsrisiken minimieren

Mehr erfahren

Integriertes Management

IMS meistern

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Seit 2008 erfolgreich im Einsatz bei über 180.000 User:innen in über 800 Unternehmen aus über 15 verschiedenen Branchen.

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Prozesse steuern

Eine der wichtigsten Aufgaben einer QM-Handbuch-Software? Die Prozesssteuerung erleichtern! Dafür bietet orgavision eine smarte Funktion: den Prozesseditor.

Integrierter Prozesseditor BPMN 2.0

Sie wünschen sich den einen, zentralen Ort, um Ihre Prozesse, Abläufe und Flussdiagramme digital zu verwalten? Sie möchten Ihre Prozesse standardisiert visualisieren und dokumentieren, Verantwortungsbereiche darstellen und komplexe Abläufe veranschaulichen? Nur zu – der integrierte orgavision Prozesseditor hilft Ihnen.

  • Standardisiert nach BPMN 2.0
  • Ohne Aufpreis = in der Software enthalten
  • Mit Swimlanes und dynamischen Hilfslinien 
  • Texte, Tabellen, Bilder, Videos verknüpfen 
  • Inkl. Word- und PDF-Export  

Mehr über den ProzesseditorSelber ausprobieren

Was kann der orgavision Prozesseditor?

Haupt- und Nebenprozesse darstellen

Einige Prozesse laufen parallel, einige untergeordnet: Alle lassen sich in orgavision übersichtlich darstellen. Dokumentieren Sie Ihre Haupt- und Nebenprozesse und setzen sie sie in Beziehung zueinander: Bauen Sie Prozesslandkarten und zeigen Sie Abhängigkeiten auf!

Einfach zu bedienen

Eine QM-Handbuch-Software kann so praktisch sein: Über Drag & Drop ziehen Sie die Prozesselemente nach BPMN auf die Zeichenfläche und verbinden sie miteinander. Intelligente Hilfslinien unterstützen Sie bei der exakten Ausrichtung.

Prozesse mit der Dokumentation verknüpfen

An jedem Prozessschritt im Prozessdiagramm lassen sich genauere Arbeitsanweisungen oder andere Details hinterlegen. Möchten Sie beispielsweise eine Aufgabe näher beschreiben, verlinken Sie dort einfach Fotos, Videos oder Texte. Auch eine direkte Verknüpfung mit der Dokumentation ist möglich.

Rollen integrieren

Das Prozessdiagramm zeigt, welche Rollen in den Prozess involviert sind – und an welcher Stelle. Ist eine Rolle Teil eines Prozesses, vermerkt orgavision das bei der Rollenbeschreibung in den Meta-Informationen: Die Software listet alle Prozesselemente auf, mit denen diese Rolle verknüpft wurde. 

Übrigens … analysieren Sie bereits Ihre Daten?

Eine QM-Handbuch-Software sammelt eine Menge Daten für Sie. Gehen Sie einen Schritt weiter und analysieren Sie diese: Erkennen Sie Trends und Muster. Ergreifen Sie die richtigen Maßnahmen, um Ihre Prozesse zu verbessern.

Zum Analyse-Modul

Organisation abbilden

Bauen Sie Ihr digitales QM-Handbuch zu dem einen Ort auf, an dem Sie Ihre Organisation abbilden, Rollen und Zuständigkeiten festlegen sowie Arbeits- und Verfahrensweisen dokumentieren.

Aufbauorganisation

Wer erfüllt welche Aufgaben im Unternehmen, wer verantwortet welche Bereiche? Wer ist wem gegenüber weisungsbefugt, welche Hierarchien bestehen? 

Auch diesen Teil Ihres Organisationshandbuchs bilden Sie bequem in orgavision ab: Stellen Sie mit dem integrierten Organigramm-Editor Ihre Aufbauorganisation visuell dar! Zeigen Sie Zuständigkeiten, Verantwortungen und Tätigkeiten auf. 

Was umfasst der orgavision Organigramm-Editor?

  • Interaktive Organigramme mit Stellenbeschreibungen zu jeder Rolle
  • Links zum Nutzerprofil jeder Person
  • Ohne Aufpreis = standardmäßig enthalten

Organigramme selbst ausprobieren

Nutzerprofile, Rollen und Zugriffsrechte

Steht die Aufbauorganisation? Dann wenden wir uns den Menschen in Ihrem Unternehmen zu, denn auch diese bildet orgavision als digitales QM-Handbuch ab. 

Nutzerprofile

Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein Gesicht: In orgavision erhält jede:r ein persönliches Nutzerprofil, auch ein Foto lässt sich hinterlegen. 

Das Profil ordnen Sie der jeweiligen Rolle zu, mit der bestimmte Rechte verknüpft sind – wie „Team Marketing“. 

Manchmal übernimmt jemand Zusatzaufgaben, unterstützt das Unternehmen z. B. als Fachkraft für Arbeitssicherheit. Das Nutzerprofil in orgavision zeigt alle Rollen und beschreibt die entsprechenden Tätigkeiten.  

Rollen

Warum Rollen? Weil, tut uns wirklich leid, jeder ersetzbar ist und sein muss. So bleibt das Unternehmen stabil, auch wenn Mitarbeiter:innen gehen. 

Die verantwortlichen Kolleg:innen ordnen Sie in orgavision einfach einer Rolle zu; bei Bedarf definieren Sie Stellvertreterregelungen. 

Die Rollen finden Sie in den Organigrammen und in den Prozessdiagrammen wieder: Bei der Rollenbeschreibung listet orgavision in den Meta-Informationen sämtliche Prozesselemente auf, mit denen diese Rolle verknüpft wurde. 

Zugriffsrechte

Alle Nutzer:innen besitzen in orgavision „ab Werk“ die gleichen Berechtigungen: Wir unterscheiden nicht zwischen Autor:innen und Leser:innen. Sie können die einzelnen Nutzerprofile bearbeiten und Rechte individuell eingrenzen – und bleiben hier dauerhaft flexibel.

Berechtigungen lassen sich übrigens bis auf Ebene einzelner Elemente individuell vergeben – oder aber automatisch über die Rechteeinstellung am Ordner vererben. 

Sonderfall Onboarding 💐

Auch diese Herausforderung stemmen Sie leichter mit einer QM-Handbuch-Software. Wie orgavision Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen unterstützt, lesen Sie hier.

Arbeits- und Verfahrensweisen

Kommen wir nun zur Ablauforganisation, zu der Dokumente wie Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Datenschutzrichtlinien und weitere Vorgaben gehören. 

Klare Vorgaben – unternehmensweit

Die einen arbeiten im Büro, die anderen im Homeoffice, in der Produktion oder beim Kunden … Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen Sicherheit und dokumentieren Sie unternehmensweit klare Spielregeln. Versammeln Sie Ihre gesamte Vorgabedokumentation an einem Ort: in Ihrem digitalen QM-Handbuch!

Eine Dokumentation für alle

Das mühsame Zusammenführen von unterschiedlichen Dateien und Versionen hat ein Ende: Ihre gesamte Dokumentation erstellen und bearbeiten Sie direkt in orgavision – neben Verfahrensanweisungen und Protokollen auch Prozessdiagramme und Organigramme.

Gemeinsam mit dem Team arbeiten Sie an nur einem einzigen Dokument: Bei Änderungen erzeugt orgavision eine Arbeitsversion („Auschecken“), die während der Bearbeitung für andere gesperrt ist. Schluss mit dem Chaos!

Der orgavision Text-Editor

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, bevor Sie Ihr digitales Handbuch aufbauen: Wie gestalten Sie es leserfreundlich und attraktiv? Was hilft den anderen Nutzer:innen? Der integrierte Text-Editor erlaubt Ihnen u. a. Textfarben und typografische Hierarchien. 

  • Texte einfach in der QM-Handbuch-Software erstellen
  • Inhaltsverzeichnis mit Links zu den einzelnen Kapiteln automatisch erstellen
  • Farben, Absätze, Grafikennutzen
  • Mit Variablen, Vorlagen, Templates und Schablonen
  • Keine MS-Office-Lizenz nötig
  • Ohne Aufpreis = standardmäßig enthalten
     

📺 Filmtipp: In dieser Aufzeichnung erklären Ihnen unsere Marketing-Spezialisten, mit welchen Tricks Sie Ihr digitales QM-Handbuch lebendiger und menschlicher gestalten. Ab Minute 18:17 dreht sich alles ums Design! 😉 

Webinar-Aufzeichnung mit Jenny Lenke, Leitung Vertrieb

45 Minuten orgavision in Aktion erleben.

Erleben Sie orgavision im Einsatz — alle Funktionen und Möglichkeiten.

Aufzeichnung ansehen

Dokumente lenken und managen

Ein digitales QMS wie orgavision verwaltet all Ihre Informationen und Dokumente mit Leichtigkeit: Stellen Sie das Unternehmenswissen der gesamten Belegschaft zur Verfügung – strukturiert, an einem zentralen Ort. Änderungen und Versionen behalten Sie dabei klar im Blick.

Normgerechte Dokumentenlenkung

Kolleg:innen und Rollen gezielt informieren? Lassen Sie sich beim Thema Dokumentenlenkung unter die Arme greifen: Legen Sie in orgavision individuelle mehrstufige Freigabe-Workflows an! Die Software bittet automatisiert um Prüfung, Freigabe und (nachträgliche) Kenntnisnahme und verschickt auch Erinnerungen, falls jemand mal etwas versäumt.

Sie profitieren außerdem von der automatischen Versionierung: Sämtliche Arbeits-, Neben- und Hauptversionen lassen sich jederzeit aufrufen und miteinander vergleichen. 

Eine kleine, aber praktische Funktion: Alle Verweise aktualisieren sich selbst. Auch wenn Sie ein mitgeltendes Dokument umbenennen oder verschieben, funktionieren die darauf gesetzten Links – sogar über die einzelnen Managementsysteme hinweg (Stichwort IMS). 

Mitarbeiter:innen informieren

Ein Teil des Teams sitzt im Büro, ein Teil im Homeoffice. Wieder andere sind in der Produktion oder beim Kunden tätig. Arbeiten auch Sie an verschiedenen Standorten oder im Schichtbetrieb? Dann kennen Sie ja die Herausforderung, alle mit den richtigen Informationen zu versorgen und dabei niemanden zu vergessen. 

Schon einmal von einer digitalisierten Hauspost geträumt? Mit orgavision adressieren und involvieren Sie alle Kolleg:innen gezielt und persönlich. – Wen betrifft eine Änderung? Wer muss den Erhalt bestätigen? Wer muss informiert oder geschult werden? Delegieren Sie solche Fragen doch zukünftig einfach an den Kenntnisnahme-Workflow Ihrer Software!

Und wenn Ihre Leute selbstständig Informationen einholen möchten, unterstützt sie dabei die orgavision Volltextsuche

Suche ausprobieren

Wer eine Webseite verwenden kann, kann auch orgavision verwenden. Außerdem begeistert mich, dass orgavision Inhalte miteinander vernetzt und dadurch in Beziehung gesetzt werden.

Vor allem die Auswahl der Funktionen im Bereich Dokumentation, Freigabe/Benachrichtigung, Rollen und Rechten etc. überzeugt, da wirklich alles aus einem Guss ist.

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verwundert wie einfach sie die aktuellste Version eines Dokuments finden können. Die Auditoren (u.a. 9001:2015, 13485, DaKKS) äußerten sich stets positiv.

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Kund:innen lieben uns.
Und Kolleg:innen auch.
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Gehostet in Deutschland
Entwickelt in Deutschland

Haftungsrisiken minimieren

„Je weniger die Leute wissen, wie Würste und Gesetze gemacht werden, desto besser schlafen sie.“ Es kursieren viele herablassende Witze über die Rechtswissenschaft, aber hilft ja nichts: Ein Unternehmen ist gut beraten, sämtliche Vorschriften und Regulatorien im Blick zu haben. – Falls Ihnen kein Rund-um-die-Uhr-Volljuristen-Team zur Verfügung steht, bitten Sie doch Ihr digitales QM-Handbuch um Hilfe!

Compliance sicherstellen

Compliance bedeutet Regeltreue: Gesetzliche Bestimmungen, Richtlinien sowie regulatorische und ethische Standards, aber auch freiwillige, selbst auferlegte Vorgaben sollen unternehmensweit eingehalten werden.

Wer überwacht dies? Im Falle der Gesetze ist es natürlich der Staat. Weitere Vorschriften stellen z. B. Berufsgenossenschaften zu den Themen Unfallvorsorge und Arbeitsschutz auf: Hier stehen Haftungsthemen im Vordergrund. 

Hinzu kommen interne Vorgaben, etwa zu den Arbeitszeiten oder zur Annahme von Geschenken. Weitere Regeln können ethisch begründet sein, z. B. eine Selbstverpflichtung im Bereich Sustainability: Diese zielen auf die öffentliche Wahrnehmung und die Image-Stärkung ab – wobei es inhaltliche Überschneidungen mit gesetzlichen Regeln gibt, etwa mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Die Einhaltung all der oben genannten Regeln muss intern überwacht werden. Hätten Sie gedacht, dass Ihnen ein digitales QM-Handbuch dabei hilft?

Compliance mit orgavision

Wenn Sie das Thema Compliance angehen möchten, nutzen Sie dafür Ihr digitales QM-Handbuch! Setzen Sie auf eine QM-Software wie orgavision – hier kommt unser Fahrplan für Sie.

1. Compliance stärken

Wenn Sie dem Thema Compliance in Ihrer Organisation Gewicht geben wollen, benennen Sie Verantwortliche. Etablieren Sie z. B. die Rolle eines Compliance Officers, der einen ähnlichen Status haben kann wie ein Datenschutzbeauftragter. Alle Befugnisse und Aufgaben lassen sich in orgavision bestimmten Rollen oder Teams zuordnen, und so können Sie auch die Zuständigkeiten im Bereich Compliance klar schriftlich fixieren und in Prozesse einbinden. 
 

2. Gesetze und Richtlinien definieren

Welche Vorschriften sind für Ihre Organisation relevant? Uns als Software-Firma betreffen in erster Linie Themen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit oder Steuerrecht. Ein Stadtwerk hat das Kartellrecht zu beachten, Industrie-Unternehmen das Umweltrecht.

All diese Richtlinien und Verordnungen gilt es in Ihr QM-System zu integrieren und in Ihrem QM-Handbuch abzubilden. In orgavision hilft Ihnen unser Rechtskataster, entwickelt in Zusammenarbeit mit der GUTcert Akademie. Dieses Verzeichnis bildet alle für Ihr Unternehmen relevanten Gesetze und Vorgaben ab. Es umfasst vordefinierte Ziele und Prozesse, politische Grundlagen, Checklisten, Vorlagen und Beispiele.

3. Anforderungen im Blick behalten

Mit dem Rechtskataster bauen Sie sich eine hilfreiche Übersicht auf, die alle relevanten Vorschriften zusammenfasst. Doch betrachten Sie dieses nicht als statisches Dokument: Schließlich kommt es ständig zu Gesetzesänderungen – auf nationaler oder europäischer Ebene. Unser Tipp: Implementieren Sie die Überprüfung des Rechtskatasters als wiederkehrenden Prozess in Ihr QM-Handbuch. 

Sonderfall Whistleblowing

Regeln und Gesetze werden mitunter gebrochen. Wer davon Zeuge wird, wer Verstöße im betrieblichen Zusammenhang beobachtet, steht vor dem Problem: Wie gehe ich damit um? Melde ich das, und wenn ja, wem? Entstehen mir Nachteile daraus? 

Das Hinweisgeberschutz-Gesetz

Die „EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, kurz: das Hinweisgeberschutz-Gesetz, betrifft Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen. Es fordert, ein Hinweismeldesystem zu etablieren, welches hinweisgebende Personen vor Repressalien schützen soll. 

Das verlangt die EU-Richtlinie konkret

Ein Unternehmen muss barrierearme Meldekanäle etablieren, über die jede:r mündlich oder in Textform – auf Wunsch des „Whistleblowers“ auch persönlich oder anonym – Nicht-Konformitäten, also nicht-konforme Prozesse, Produkte und Dienstleistungen, melden kann. Alle Betriebsangehörigen müssen in einfacher Sprache über diese Melde-Möglichkeiten informiert werden – übrigens ein Kinderspiel mit orgavision

Whistleblowing mit dem orgavision Ereignismanagement

Im orgavision-Modul „Ereignismanagement“ lassen sich Nicht-Konformitäten über eine Maske bequem melden. Das Modul dokumentiert nicht nur die Verstöße, sondern bildet auch deren Verfolgung und Bearbeitung komplett ab. 

Die hinweisgebende Person schützen

Das Ereignismanagement-Modul in orgavision bietet eine Reihe an Features, die sich perfekt für die Umsetzung der EU-Richtlinie eignen.
So lässt sich als Rolle eine „Vertrauensperson“ anlegen, die alle Hinweise auf Verstöße entgegennimmt. Weiterhin kann ein Ereignistyp „Hinweise nach Hinweisgeberschutz-Gesetz“ erstellt werden. Melden Mitarbeitende ein Ereignis dieses Typs, landet der Vorgang automatisch nur bei der Vertrauensperson.
 

Anonyme Meldungen in orgavision

Die gute Nachricht: Die orgavision Meldemasken bietet grundsätzlich die Möglichkeit, etwas anonym zu melden. Es besteht dann aber zunächst kein Kontaktkanal; die Vertrauensperson kann also keine Rückfragen stellen. Unsere Lösung: Wer seinen Namen nicht nennen, aber mit der Vertrauensperson in den Austausch treten möchte, kann eine private E-Mail-Adresse angeben, die keine Rückschlüsse auf seine Identität zulässt.

Der orgavision Service: juristische Ombudspersonen

Unser Rechtsberatungs-Partner bietet allen orgavision Kund:innen an, als deren ausgelagerte Meldestelle (Ombudsperson) zu wirken – gegen eine überschaubare monatliche Pauschale. Ihr Kundenvorteil: Ausgebildete Juristen fungieren als rechtssichere externe Stelle, welche die rechtliche Erstbewertung der eingehenden Meldungen übernimmt. Auch eine Whistleblower-Hotline steht zur Verfügung. 

QM-Software kostenlos testen

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Testen Sie orgavision komplett kostenlos und unverbindlich: webbasiert, ohne Installation oder die Abfrage von Zahlungsdaten. Der Testzeitraum endet automatisch, ohne Wenn und Aber.

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IMS meistern

Ob Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit, Umweltmanagement, Compliance, Energiemanagement oder Datenschutz … Sobald Sie mehr als ein Managementsystem im Einsatz haben oder mehrere ISO-Normen für Sie relevant sind, stellt sich Ihnen die Frage: Wie vermeiden Sie doppelte Informationen – und damit auch den erhöhten Pflegeaufwand?

Setzen Sie auf integrierte Managementsysteme (IMS)! Hier erklären wir Ihnen ausführlich, was es damit auf sich hat – und wie ein digitales QM-Handbuch in orgavision Sie bei dem Thema unterstützt.

Filmtipp: In orgavision lassen sich mehrere Managementsysteme miteinander in Einklang bringen und in Beziehung zueinander setzen. Zwei Wege, wie das konkret geschieht, zeigen wir Ihnen hier.

Bündeln Sie Ihre Prozesse und Ressourcen, holen Sie alle ISO-Normen und Regelwerke unter ein Dach!

Mustervorlagen für das digitale QM-Handbuch

In unserem Shop finden Sie Musterpakete und konkrete Ausfüllhilfen – für viele Normen, alle Branchen und Unternehmensgrößen. Orientieren Sie sich am vorbereiteten Aufbau und ergänzen Sie ihn um Ihre unternehmensspezifischen Inhalte.

ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement (QM)

Perfekt für den ISO-9001-Einstieg oder eine Rezertifizierung.

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ISO 27001:2022 Informationssicherheitsmanagement (ISM)

Vorlagen für eine umfangreiche Informationssicherheits-Dokumentation in orgavision.

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ISO 45001 Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Muster-Prozessbeschreibungen und -abläufe für zahlreiche Anforderungen wie Gefährdungsbeurteilungen, die arbeitsmedizinische Vorsorge oder das Notfall-Management.

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ISO 14001:2015 Umweltmanagement (UM)

Musterhandbuch für eine umfangreiche Umweltmanagementsystem-Dokumentation in orgavision.

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Audits & Zertifizierungen

So gehen entspannte Audits: Mit einem digitalen QM-Handbuch wie orgavision vereinen Sie sämtliche Normen und Regelwerke in einem System; darin finden sich Auditor:innen leicht zurecht. 
Besonders einfach lassen sich Audits mit dem speziellen orgavision Modul managen.

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