Können wir uns eine QM-Software in der Pflege überhaupt leisten?
In der dunklen Jahreszeit fällt uns schnell auf, was nicht gut läuft in unserem Leben: schwierige Beziehungen, eine unschöne Wohnsituation, Unzufriedenheit mit sich selbst … Oft spüren wir, dass wir aktiv etwas ändern müssten – aber das wiederum erzeugt Unsicherheit. Wie kriegen wir jetzt den Dreh zu Qualitätsmanagement in der Pflege?
Schöne Grüße von Ihrer PDL-Fachzeitschrift!
Dieser Artikel ist zuerst auf pdl-management.de erschienen (Ausgabe 12/2022), dem kostenlosen Online-Medium für Leitkräfte in ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten.
Schauen Sie doch später mal dort vorbei!
Digitales QM – eine sinnvolle Investition in die Pflege
Veränderungen machen vielen Menschen Angst: weil sie den initialen Aufwand fürchten, und weil ja auch „irgendwie“ alles noch auszuhalten ist. Wenn man aber nichts verändert, wächst man nicht. Und nichts wird besser.
In der Pflege, das wissen wir, läuft vieles schon seit langem nicht gut. Zeitmangel, Personalmangel, Geldmangel … Liebe Pflegedienstleitung, das ist sicherlich nicht Ihre Schuld, und Sie können wenig an der Gesamtsituation ändern. Sie haben aber durchaus einen Hebelpunkt zum Ansetzen.
Ein digitales QM schenkt Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen nämlich von Tag 1 an Zeit, z. B. indem es Ihre Dokumente klug lenkt, automatisch den richtigen Empfängerkreis benachrichtigt und die Kenntnisnahmen gleich mit einsammelt.
Jetzt sagen Sie vielleicht: „Ja, das klingt ganz schön – aber es kostet ja auch wieder Geld, und das können wir uns nicht leisten.“
Frage zurück: Ab wann könnten Sie sich eine Software denn leisten? Oder anders: Können Sie es sich denn überhaupt leisten, sie sich nicht zu leisten? Haben Sie schon einmal gegenübergestellt, was eine QM-Software kostet – und was sie an Kosten spart? Ob es sich dabei womöglich um eine sinnvolle Investition handelt? Schauen wir uns das zusammen näher an.
Arbeitszeit bestmöglich nutzen
Ganz klar: Arbeitszeit ist in der Pflege das kostbarste Gut. Damit gilt es achtsam umzugehen, Ihre Pflegefachkräfte müssen sinnvoll und effizient eingesetzt werden: Sie sollten das, was sie super können, nämlich Menschen pflegen, möglichst oft tun. Und administrative Aufgaben sollten von ihnen ferngehalten werden.
Nun können Sie Ihren Pflegekräften nicht alles ersparen – aber Sie können dafür sorgen, dass sie durch Verwaltungsaufgaben nicht mehr aufgehalten werden als nötig.
Rollenbezogen Informationen verteilen
Wie gehen Sie vor? Klären Sie zunächst, welche Rollen in Ihrem Pflegedienst auftauchen: hauswirtschaftliche Unterstützung, Pflegehilfskräfte, Pflegefachkräfte, Ehrenamtliche, Verwaltungskräfte.
Legen Sie fest, wen Sie mit welchen Informationen „beglücken“: Wer muss was wissen, wen geht was etwas an? Eine Software ermöglicht es Ihnen, verschiedene Rollen zu etablieren, mit individuellen Aufgaben und Rechten. So ist sichergestellt, dass die relevante Information nur diejenigen erreicht, die damit auch etwas anfangen können – oder müssen.
Interessant für Sie als PDL: Die Kenntnisnahmen der einzelnen Kolleg:innen sammelt eine Software automatisch ein – inklusive Erinnerung, falls nötig.
Visuelle Unterstützung im QM spart Zeit
Auch beim Aufnehmen der Information lässt sich Zeit sparen: Wenn wir die Augen auf das Wesentliche lenken, wenn also bei Änderungen lediglich das Neue farbig hervorgehoben ist, muss das einzelne Gehirn weniger „Verstehensarbeit“ leisten.
Dazu eine kleine Rechnung. Adaptierte Pausenregelungen, aktualisierte Pflegestandards, neue Urlaubsanträge: Gehen wir von drei veränderten Informationen im Monat in Ihrer Einrichtung aus. Ohne Hervorhebung der Änderung sucht das Auge im Text herum. Die Fachkräfte lesen sich die gesamte Information meist noch einmal in Gänze durch, um alles zu erfassen. „Was hat sich jetzt tatsächlich geändert?“ Sie denken sich in das Thema hinein und benötigen dafür vielleicht 4 Minuten – hingegen maximal eine, wenn der entscheidende Passus automatisch hervorgehoben daherkommt wie bei orgavision.
Bei einer angenommenen Zahl von 50 betroffenen Mitarbeiterinnen lassen sich so im Monat 450 Minuten „Informationsverarbeitungszeit“ einsparen, das sind 7,5 Stunden – die kann man besser nutzen!
Weitere „Zeitspar-Hacks“ mit orgavision entdecken Sie in diesem Blogartikel.
Lohnt sich eine QM-Software?
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Digitales QM: viele Vorteile, geringe Kosten
Wenn Sie Ihr QM digitalisieren, sparen Sie aber nicht nur Zeit bei Verteilung und der Aufnahme der Information: Im Handbuch bilden Sie auch das gesamte Wissen ab, das in Ihrer Einrichtung existiert. Alle wissen, wo sämtliche Informationen liegen – und sie finden sie auch, dank der Suchfunktion.
Verschiedene Mustervorlagen speziell für die Pflege erleichtern Ihnen zudem die Arbeit – und führen Sie entspannt durch die MDK-Prüfung.
Nicht zuletzt stellen Sie Ihre Einrichtung mit einem digitalen QM als ein modernes Unternehmen auf – ein wichtiger Punkt mit Blick auf den Arbeitskräftemarkt.
„Ja, aber können wir uns das nun leisten oder nicht?“ Ein Wort am Schluss zu den monatlichen Nutzerkosten: Abhängig von Ihrer Mitarbeiterzahl entlastet Sie orgavision bereits ab 1,00 € pro Mitarbeiter:in und Monat– und damit können Sie wirklich (los-)rechnen.