Auch orgavision verringert die Bearbeitungsdauer von Prozessen und Dokumenten ganz enorm, indem es seinen Nutzern viele Schritte abnimmt oder erleichtert. Und weil das jeder von sich behaupten kann, beweisen wir es Ihnen anhand von drei konkreten Beispielen.
Beispiel 1: Hygieneverordnung
Die herausfordernde Situation: Eine neue Hygieneverordnung tritt in Kraft, zum Beispiel in der ambulanten Pflege. Wie informieren Sie nun alle, und zwar nachweislich – allein schon aus Haftungsgründen? Ihre Pflegekräfte sind ständig unterwegs, und das im Schichtsystem. Hinzu kommen Ausfälle wie Krankheit oder Urlaub. Ohne orgavision aktualisieren Sie also die Unterlage, verschicken E-Mails und warten auf Rückmeldungen, erfassen diese, gleichen Ihre Listen ab, fragen nach, sprechen persönlich an, kurz: Sie rennen allen hinterher und brauchen für diese Angelegenheit mitunter Wochen.
Es wäre doch schön, wenn … alles automatisch geschehen könnte: die Verteilung der Informationen, die Aufforderung zur Kenntnisnahme und schließlich deren Dokumentation.
So löst es orgavision: Bei Veränderungen werden betroffene Mitarbeiter:innen automatisch informiert und innerhalb der gewählten Frist zur Kenntnisnahme aufgefordert. Zugleich dokumentiert die Software, wer seinen Haken bereits gesetzt hat, wer also die Mitteilung rechtssicher zur Kenntnis genommen hat.
Wer spart so Zeit? In diesem Fall die Pflegedienstleitung, bzw. die Personen, die für das QM zuständig sind – aber auch die Mitarbeiter:innen, weil alles rasch per Klick zu erledigen ist.
Beispiel 2: Onboarding
Die herausfordernde Situation: Neue Kolleg:innen im Team stellen sich, früher oder später, immer die gleichen Fragen: „Wo finde ich die Besprechungsregeln? Wie nehme ich einen Gleittag? Welchen Drucker soll ich nutzen?“ Man fragt die Kollegin, die ist schließlich schon länger da – aber irgendwann gibt’s von ihr nur noch genervte Blicke: „Bin ich die Auskunft? Steht doch alles im Intranet (auf dem Sharepoint, im roten Aktenordner, am Schwarzen Brett)!“ Auch wenn sie freundlicher antworten könnte – ein bisschen kann man die Kollegin schon verstehen.
Es wäre doch schön, wenn … es einen Ort gäbe, an dem solche Informationen digital gesammelt würden, damit man sie dann von dort aus auf Knopfdruck an neue Kolleg:innen senden kann.
So löst es orgavision: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder beim Wechsel von Verantwortungsbereichen stellt die „nachträgliche Kenntnisnahme“ sicher, dass alle wichtigen Informationen rund ums Arbeiten bei denjenigen ankommen, die sie in ihren jeweiligen Rollen benötigen – in der aktuellen Version.
Wer spart so Zeit? Die Organisation, weil weder Teamleitung noch HR noch die Teamkolleg:innen sich darum kümmern müssen, die relevanten „Basics“ an Wissen an die Neulinge weiterzugeben. Und die neuen Mitarbeiter:innen suchen nicht herum, sondern
finden ihre Infos an einem Ort.
