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@orgavision ∙ 23. Nov

Für alle Bildschirmgrößen und Geräte – ergonomischer & übersichtlicher: orgavision ist #mobil 🎉 
Das heutige #Release ist ein #Meilenstein unserer #QM-Software.
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Veröffentlicht am in Software

3 Zeitspar-Hacks mit orgavision

Was würden Sie mit 5 gesparten Minuten anfangen? Was mit einer ganzen Stunde, die Ihnen plötzlich frei zur Verfügung steht? Durchatmen, einen Kaffee trinken, spazieren gehen, die Oma anrufen … oder zu neuen Projekten brainstormen? Lebenszeit ist so kostbar – gut, dass wir mittlerweile viele technische Lösungen kennen, die uns Zeit sparen helfen.

Auch orgavision verringert die Bearbeitungsdauer von Prozessen und Dokumenten ganz enorm, indem es seinen Nutzern viele Schritte abnimmt oder erleichtert. Und weil das jeder von sich behaupten kann, beweisen wir es Ihnen anhand von drei konkreten Beispielen.

 

Beispiel 1: Hygieneverordnung

Die herausfordernde Situation: Eine neue Hygieneverordnung tritt in Kraft, zum Beispiel in der ambulanten Pflege. Wie informieren Sie nun alle, und zwar nachweislich – allein schon aus Haftungsgründen? Ihre Pflegekräfte sind ständig unterwegs, und das im Schichtsystem. Hinzu kommen Ausfälle wie Krankheit oder Urlaub. Ohne orgavision aktualisieren Sie also die Unterlage, verschicken E-Mails und warten auf Rückmeldungen, erfassen diese, gleichen Ihre Listen ab, fragen nach, sprechen persönlich an, kurz: Sie rennen allen hinterher und brauchen für diese Angelegenheit mitunter Wochen.   

Es wäre doch schön, wenn … alles automatisch geschehen könnte: die Verteilung der Informationen, die Aufforderung zur Kenntnisnahme und schließlich deren Dokumentation. 

So löst es orgavision: Bei Veränderungen werden betroffene Mitarbeiter:innen automatisch informiert und innerhalb der gewählten Frist zur Kenntnisnahme aufgefordert. Zugleich dokumentiert die Software, wer seinen Haken bereits gesetzt hat, wer also die Mitteilung rechtssicher zur Kenntnis genommen hat. 

Wer spart so Zeit? In diesem Fall die Pflegedienstleitung, bzw. die Personen, die für das QM zuständig sind – aber auch die Mitarbeiter:innen, weil alles rasch per Klick zu erledigen ist.  

 

Beispiel 2: Onboarding

Die herausfordernde Situation: Neue Kolleg:innen im Team stellen sich, früher oder später, immer die gleichen Fragen: „Wo finde ich die Besprechungsregeln? Wie nehme ich einen Gleittag? Welchen Drucker soll ich nutzen?“ Man fragt die Kollegin, die ist schließlich schon länger da – aber irgendwann gibt’s von ihr nur noch genervte Blicke: „Bin ich die Auskunft? Steht doch alles im Intranet (auf dem Sharepoint, im roten Aktenordner, am Schwarzen Brett)!“ Auch wenn sie freundlicher antworten könnte – ein bisschen kann man die Kollegin schon verstehen.  

Es wäre doch schön, wenn … es einen Ort gäbe, an dem solche Informationen digital gesammelt würden, damit man sie dann von dort aus auf Knopfdruck an neue Kolleg:innen senden kann.  

So löst es orgavision: Beim Onboarding neuer Mitarbeiter:innen oder beim Wechsel von Verantwortungsbereichen stellt die „nachträgliche Kenntnisnahme“ sicher, dass alle wichtigen Informationen rund ums Arbeiten bei denjenigen ankommen, die sie in ihren jeweiligen Rollen benötigen – in der aktuellen Version.  

Wer spart so Zeit? Die Organisation, weil weder Teamleitung noch HR noch die Teamkolleg:innen sich darum kümmern müssen, die relevanten „Basics“ an Wissen an die Neulinge weiterzugeben. Und die neuen Mitarbeiter:innen suchen nicht herum, sondern  
finden ihre Infos an einem Ort. 

 

Beispiel 3: Verfahrensanweisung

Die herausfordernde Situation: Wir befinden uns in der industriellen Fertigung, ein Parameter in der Maschinenkonfiguration wurde überarbeitet. Waren es früher 125°C, so sind es nun 110°C, die als Temperatur nicht überschritten werden dürfen. Nur eine Zahl hat sich geändert – alles andere ist gleichgeblieben: die Verantwortlichen, die Arbeitsmittel, der Prozess. Nun gilt es, die Produktionsmitarbeiter:innen zu informieren – aber Achtung! Wenn die Belegschaft keine komplett neue Information, sondern nur eine abgeänderte erhält, erzeugt dies oft Verunsicherung: Was ist nun tatsächlich das Neue daran? Viele Mitarbeiter:innen vergleichen beide Versionen, um sich wirklich sicher zu sein. Ein Job für orgavision! 

Es wäre doch schön, wenn … die Mitarbeiter:innen keine langen Texte lesen oder abgleichen müssten, sondern bei der Benachrichtigung auf einen Blick sehen könnten, wo genau Veränderungen innerhalb des Informationstextes vorgenommen wurden – und dadurch Klarheit und Sicherheit gewinnen.  

So löst es orgavision: Änderungen werden automatisch farbig markiert – diese Hervorhebung lenkt sogleich den Blick auf das Wesentliche.  

Wer spart so Zeit? Die einzelnen Mitarbeiter, dadurch die Organisation – und das nicht zu knapp. Wir haben es mal für Sie durchgerechnet:

Rechenbeispiel: Gehen wir von 3 veränderten Informationen im Monat aus. Ohne farbige Hervorhebung der Änderung sucht das Auge im Text herum. Die Kollegen lesen sich die gesamte Information meist noch einmal in Gänze durch, um alles zu erfassen. Sie denken sich in das Thema hinein und benötigen dafür vielleicht 4 Minuten – hingegen maximal eine, wenn der entscheidende Passus automatisch hervorgehoben daherkommt. Bei einer angenommenen Zahl von 50 betroffenen Mitarbeiter:innen lassen sich so im Monat 450 Minuten „Informationsverarbeitungszeit“ einsparen, das sind 7,5 Stunden – die kann man sicherlich besser nutzen.

Weitere orgavision Features, die Zeit sparen 

Neben den drei vorgestellten Arbeitserleichterungen bietet orgavision aber noch etliche weitere Möglichkeiten, um Zeit und Aufwand einzusparen: 

  • Die Suchfunktion berücksichtigt bei ihren Treffern nur aktuelle Dokumente und Informationen – und außerdem stets die individuellen Zugriffsrechte des Nutzers.  

  • Dank der Volltextindexierung, die Dateiinhalte berücksichtigt, zeigt orgavision auch Inhalte aus Word-, PDF- oder Excel-Dateien an.  

  • Grundsätzlich greifen Nutzer:innen in orgavision immer auf die aktuelle Fassung eines Dokuments zu, die Versionierung läuft automatisch.  

  • Auch die Versionshistorie eines Dokuments erfolgt automatisiert: Sie zeigt Ihnen die Versionsnummer sowie sämtliche Personen, die an der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung und Freigabe gearbeitet haben.  

  • Alle Versionsstände können eingesehen und miteinander verglichen werden: Jede historische Kenntnisnahme, jeder Freigabeprozess lässt sich auf diese Weise rechtssicher nachweisen. 

  • Word-Dokumente innerhalb von orgavision erhalten auf Wunsch automatisiert einheitliche Kopf- und Fußzeilen mit allen Informationen zur jeweiligen Version des Dokuments. 

  • Bezüge innerhalb der Dokumentation bleiben erhalten, auch wenn Informationen verschoben oder umbenannt werden – oder gar gelöscht: Hier erfolgt ein Warnhinweis. 

  • Die Software hat im Blick, ob Aufgaben fristgerecht erledigt werden, und erinnert bei Bedarf die Zuständigen. Nur wenn etwas entgegen der Regel liegenbleibt, eskaliert orgavision den Fall an den hauptverantwortlichen Nutzer. 

  • Auf orgavision kann man jederzeit und vor allem: auch mit mobilen Endgeräten zugreifen, nicht nur vom Schreibtisch aus.

 

Fazit 

Sie sehen: orgavision nimmt Ihnen viele lästige und zeitraubende Arbeitsschritte ab; pragmatisch und intelligent organisiert die Software im Hintergrund Ihre Prozesse und Informationen. Viele kleine durchdachte Features erleichtern Ihnen das Arbeitsleben – und den Mitarbeiter:innen Ihrer Organisation die Zusammenarbeit. 

Schreiben Sie sich doch schon einmal eine Liste mit Dingen, für die Sie gern mehr Zeit hätten – und für die Sie mit orgavision auch bald wieder mehr Zeit haben! (Nur „E-Mails checken“ gilt aber nicht.) 

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Credits Bild Wecker: Lukas Blazek | Unsplash  
Credits Bild Laptop: NordWood Themes | Unsplash