QM-Software: Dokumente lenken & Wissen managen
- Integriertes Managementsystem und QM-Komplettlösung
- Dokumente und Informationen lenken
- Workflows automatisieren und viel Zeit sparen
14 Tage kostenlos & unverbindlich testen.
Ohne Abfrage von Zahlungsdaten.
Die Vorteile unserer QM-Software
Austausch fördern
orgavision steht für klare Prozesse – und bindet dabei alle mit ein. Die perfekte QM-Software, um eine transparente Kultur aufzubauen: Tschüss, Silos!
Hürden abbauen
Ob PC, Tablet oder Smartphone: In orgavision findet sich jede:r schnell zurecht. Alle machen aktiv mit – auch ohne großes technisches Wissen.
Ordnung schaffen
orgavision räumt auf und verknüpft sinnvoll: bei der Dokumentenlenkung, beim Wissensmanagement und bei vielen Prozessen in Organisationen.
Audits bestehen
orgavision bereitet Sie sicher auf Zertifizierungen vor und unterstützt Sie bei der erfolgreichen Durchführung. Ergebnis: Audit bestanden!
Lebendiges Qualitätsmanagement durch smarte Software-Features
Schauen Sie sich das an: Mit diesen Funktionen unterstützt orgavision Sie beim Aufbau Ihres QM, bei der QM-Dokumentation – und vor allem bei Ihren täglichen Verwaltungs-Anforderungen.
Freigabe-Workflows
Suchfunktion
Prozess-Diagramme
Automatische Versionierung
Visueller Versionsvergleich
Organigramme
Optimiert für mobile Geräte
Erinnerungsfunktion
Nutzerrollen und -rechte
Kommentare und Hinweise
Verweisfunktion
Textvorlagen und Templates
orgavision Zusatzmodule
Enterprise Login
Analyse Werkzeug
Audit Modul
Ereignismanagement
Alle orgavision Funktionen auf einen Blick
Live-Einblicke in die Features der orgavision QM-Software
Bald gibt's hier noch mehr zu sehen!
Wir arbeiten bereits daran, Ihnen weitere orgavision Funktionen auf diese Art vorzustellen.
Sie wollen nicht warten?
orgavision als Integriertes Managementsystem
Ressourcen einfach bündeln: Das Integrierte Managementsystem nutzt die Tatsache aus, dass sich die Anforderungen einzelner Managementsysteme überschneiden. Fassen Sie Aufgaben und Abläufe zusammen – sparen Sie Zeit und Geld!
Qualitätsmanagement
Ein Qualitätsmanagement legt mit seinem Handbuch den Grundstein. Es umfasst Themen wie Dokumentenlenkung, Prozessmanagement (BPM) oder Rechtssicherheit.
Wissensmanagement
Die ISO 9001 fordert, das Mitarbeiterwissen für die Organisation transparent und nutzbar zu machen: Mit orgavision meistern Sie Ideenmanagement (KVP) und Wissenstransfer.
Umweltmanagement
Ein zertifiziertes Umweltmanagement zahlt auf die nachhaltige Entwicklung Ihrer Organisation ein. Sie sparen Kosten, minimieren Risiken und verbessern Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Informationssicherheit
Die Informationssicherheit managen, IT-Systeme schützen: Anhand des orgavision Handbuchs bilden vor allem Unternehmen mit kritischer Infrastruktur ein ISMS nach ISO 27001 normgerecht ab.
Energiemanagement
Bei hohen Energiekosten hilft Ihnen ein EnMS nach ISO 50001, diese zu drosseln, Ihre Energieeffizienz und Wirtschaftlichkeit zu verbessern sowie CO2-Emissionen zu reduzieren.
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Prozesse für das Notfall-Management, Arbeitsschutz: orgavision bildet sämtliche Anforderungen regelkonform ab, und Sie erfüllen rechtssicher die Erwartungen aller Parteien.
QM-Software kostenlos testen
Testen Sie orgavision komplett kostenlos und unverbindlich: webbasiert, ohne Installation oder die Abfrage von Zahlungsdaten. Der Testzeitraum endet automatisch, ohne Wenn und Aber.
Das sagen Nutzer:innen über orgavision
Wer eine Webseite verwenden kann, kann auch orgavision verwenden. Außerdem begeistert mich, dass orgavision Inhalte miteinander vernetzt und dadurch in Beziehung gesetzt werden.
Vor allem die Auswahl der Funktionen im Bereich Dokumentation, Freigabe/Benachrichtigung, Rollen und Rechten etc. überzeugt, da wirklich alles aus einem Guss ist.
Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verwundert wie einfach sie die aktuellste Version eines Dokuments finden können. Die Auditoren (u.a. 9001:2015, 13485, DaKKS) äußerten sich stets positiv.
QMS-Features im Überblick
Freigabe-Workflow
- Dokumentenlenkung
- Kenntnisnahme
- Erinnerungsfunktion
In orgavision lässt sich der gesamte Veröffentlichungsprozess nach Ihren Wünschen konfigurieren: Den Freigabe-Workflow legen Sie für alle gelenkten Informationen vorab fest. Wer prüft die Änderungen, wer gibt sie frei – und welcher Empfängerkreis erhält die Dokumente nach der Veröffentlichung zur Kenntnisnahme? Besetzen Sie die einzelnen Schritte Sie mit Rollen oder Personen: Die Software überwacht sämtliche Aufgaben und erinnert die Kolleg:innen auch an ihr fälliges „To-do“.
Suchfunktion
- Volltextsuche
- Suchvorschläge
- Filterfunktion
Die volltextindizierte Suchfunktion findet alles in orgavision! Tippen Sie etwas in das Suchfeld ein: Die Software vervollständigt Ihre Eingabe und macht Ihnen Suchvorschläge. Das gesamte Handbuch mit extern erstellten Dateien (wie Word, PDF, Excel, PowerPoint) wird komplett durchforstet (Volltextsuche). Auch Prozessdiagramme und Organigramme sind über die Suche auffindbar. Alle Nutzer erhalten dabei nur die Ergebnisse, für die sie laut ihrer Rolle auch eine Berechtigung besitzen. Exakte Treffer listet orgavision zuerst auf, Filter grenzen die Suchergebnisse ein.
Prozessdiagramme
- Integrierter Editor
- BPMN 2.0
- Rollenbezogen
Modellieren Sie Geschäftsprozesse in orgavision einfach und einheitlich nach BPMN 2.0! Der integrierte Prozessdiagramm-Editor lässt sich ganz intuitiv bedienen: Ziehen Sie einfach Elemente auf die Zeichenfläche, beschriften und verknüpfen Sie diese. Intelligente Hilfslinien unterstützen Sie bei der exakten Ausrichtung. Genauso leicht erstellen Sie Swimlanes und Unterprozesse oder hinterlegen Fotos, Videos und Texte.
Automatische Versionierung
- Revisionssicher
- Versionshistorie
- Automatische Anpassung
Stichwort Dokumentenlenkung in orgavision: Überarbeiten Sie eine Information und veröffentlichen Sie den neuesten Stand, dann ist nur diese aktuelle Version zu sehen. Die Vorgänger werden jedoch archiviert, und der Zugriff darauf bleibt Ihnen erhalten – mit allen Informationen wie Freigabe-Workflows und Lesebestätigungen. Sämtliche Änderungen, also die gesamte Versionshistorie, lassen sich so über Jahre nachvollziehen. Die Software kümmert sich automatisch um chronologisch aufsteigende Versionsnummern und passt in Word-Dokumenten auch die Kopf- und Fußzeilen entsprechend an.
Visueller Versionsvergleich
- Hervorgehobene Änderungen
- Klares Farbsystem
- Auch für Endnutzer:innen
Ein Dokument, z. B. eine Arbeitsanweisung, hat sich verändert? Vor allem bei längeren Texten fällt es schwer, die eigentliche Neuinformation zu erkennen. Deshalb setzt orgavision den optischen Versionsvergleich ein, der alle Änderungen farbig hervorhebt. Ein wertvolles Feature für Hauptanwender:innen, die zwei Versionen miteinander vergleichen möchten – aber auch für Endnutzer:innen: Diese sehen vor ihrer Lesebestätigung dank des klaren Farbsystems sofort, was geändert, gelöscht oder ergänzt wurde.
Organigramme
- Integrierter Editor
- Interaktiv
- Rollenbeschreibungen
Wer erfüllt welche Aufgaben im Unternehmen? Stellen Sie mit dem orgavision Organigramm-Editor Ihre Aufbauorganisation visuell dar: Alle Rollen lassen sich frei definieren. Über das interaktive Organigramm gelangen Sie per Klick direkt zum Profil der einzelnen Nutzer:innen, inklusive Stellenbeschreibung. Nutzerbezogene Änderungen übernimmt die Software auch im Organigramm – und umgekehrt.
Lohnt sich eine QM-Software?
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orgavision „App”
- Optimiert für PC, Tablet und Smartphone
Gibt es auch eine orgavision App? Jein! Eine waschechte App, die Sie im App-Store kaufen, haben wir nicht entwickelt. Dennoch ist orgavision auch von unterwegs aus per Smartphone oder Tablet erreichbar. Sie brauchen nur eine Internetverbindung und rufen orgavision dann über den Browser auf. Auf mobilen Endgeräten läuft die Software als „Single Page Application“ (SPA). Das hat den großen Vorteil, dass der gesamte Funktionsumfang voll erhalten bleibt und nicht, wie oft bei Apps, eingeschränkt wird. Ein App-Icon für den Startbildschirm können Sie trotzdem erstellen.
Erinnerungsfunktion
- Wiedervorlage
- Aufgabenlisten
- Reminder-Funktion
orgavision hat Ihre Aufgaben im Blick und erinnert Sie auch daran. Besonders hilfreich ist das beim Veröffentlichungsworkflow: Steht hier eine Prüfung, Freigabe oder Kenntnisnahme an, schickt Ihnen die Software eine freundliche Aufforderung, zusätzlich auch per E-Mail. Sie können auch eigene Aufgaben anlegen und mit anderen teilen. Immer gilt: Sollten Sie etwas aus der To-do-Liste nicht fristgerecht erledigen, setzt orgavision dies auf Wiedervorlage, und Sie erhalten einen Reminder.
Kenntnisnahme-Workflow
- Lesebestätigung
- Digitale Unterschriftenlisten
- Auch nachträglich
Sie wollen sichergehen, dass eine Information alle Mitarbeiter:innen oder eine bestimmte Gruppe erreicht hat? Vielleicht möchten Sie eine Lesebestätigung anfordern, um die Kenntnisnahme nachzuweisen? orgavision führt digitale Unterschriftenlisten, in denen die Empfänger:innen ihre Kenntnisnahme dokumentieren. Wer sich dabei zu viel Zeit lässt, erhält eine Erinnerung. Diese Listen bleiben auch in den alten Versionen eines Dokuments lückenlos erhalten und sind jederzeit einsehbar. Übrigens: Neuen Kolleg:innen können Sie sämtliche Informationen zur nachträglichen Kenntnisnahme zusenden.
Was muss eine QM-Software können?
Eine QM-Software sollte die Möglichkeit bieten, alle Geschäftsprozesse, die für ein gutes Qualitätsmanagement erforderlich sind, in einem digitalen und zentralen Ort zu steuern und zu verwalten. Wichtig ist, dass die Software Funktionen aufweist, die dabei helfen, das Dokumenten-, Wissens-, Audit- und Prozessmanagement im Unternehmen effizienter zu gestalten. Eine gute Qualitätsmanagement-Software erfüllt alle Normen und Richtlinien des Qualitätsmanagements sowie die ISO 9001.
Wie baue ich ein Qualitätsmanagement-System auf?
Zunächst sollte die Einführung der ISO 9001 im Unternehmen klar kommuniziert werden und ein Qualitätsmanager ernannt werden. Alle Geschäftsprozesse im Unternehmen sollten beschrieben und in ein Handbuch überführt werden. Eine QM-Software kann dafür sorgen, sämtliche Prozesse des QM effizienter zu gestalten. Nachdem die Entscheidung für eine Software gefallen ist, muss diese richtig im Unternehmen eingeführt werden. Nach der erfolgreichen Implementierung eines passenden QM-Systems sollte kontinuierlich daran gearbeitet werden, es zu verbessern.
Warum ist eine Software für Qualitätsmanagement so wichtig?
Eine digitale QM-Software ist der zentrale Ort für die Steuerung des Qualitätsmanagements im Unternehmen. Sie hilft bei der Qualitätssicherung-, Lenkung- und -Verbesserung und sorgt dafür, dass Qualitätsmanagementprozesse zeit- und kosteneffizienter werden. Die Software erleichtert die Erfüllung von Compliance-Anforderungen und trägt dazu bei, dass das Unternehmen bei externen Audits und Zertifizierungen erfolgreicher ist. Eine QM-Software ermöglicht es, qualitätsbezogene Informationen und Daten zentral zu verwalten, was Informationssilos vorbeugt und den internen Austausch fördert.
Für wen eignet sich eine QM-Software?
Eine QM-Software ist für Unternehmen und Organisationen sämtlicher Branchen geeignet, die ihr Qualitätsmanagement (QM) aufbauen oder optimieren möchten. Die Software erleichtert die Dokumentenlenkung, das Wissensmanagement sowie Kenntnisnahmen und Freigaben, wodurch die Prozesse effizienter gestaltet werden. Darüber hinaus ist sie flexibel skalierbar und kann an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden, wodurch sie sich als ideale Lösung sowohl für kleine, mittlere als auch große Unternehmen erweist.
Wie lange dauert die Implementierung der orgavision QM-Software?
Die Dauer der Implementierung einer QM-Software hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Dazu gehören die Größe und Struktur eines Unternehmens, die spezifischen Anforderungen und auch die Ziele. Somit können wir hier nicht genau sagen, wie lange die Implementierung von orgavision bei Ihnen dauern wird. In einem ersten Gespräch können wir Ihnen aber bereits eine Schätzgröße nennen.
Weitere Funktionen für ein lebendiges QM
Nutzerrollen und -rechte
In orgavision können Sie nicht nur Nutzer:innen anlegen, die dann jeweils ihr persönliches Profil samt Foto befüllen. Auch personenunabhängige Rollen lassen sich definieren. Beide lassen sich z. B. in Organigrammen verwenden, und Sie können Rechte sowohl an Rollen als auch an Nutzer vergeben.
Kommentare und Hinweise
Im Sinne des KVP haben alle Nutzer:innen die Möglichkeit, in orgavision Kommentare zu hinterlassen. Wer jemanden auf eine bestimmte Stelle im Handbuch aufmerksam machen möchte, verschickt einfach von dort aus einen Hinweis.
Verweisfunktion
In orgavision lässt sich alles mit allem verknüpfen, und diese Verweise aktualisieren sich selbst: Auch wenn Sie etwas umbenennen oder verschieben, funktionieren die darauf verweisenden Links einwandfrei.
Text-Editor
Nutzen Sie den integrierten Text-Editor, um Ihr Handbuch möglichst lebendig zu gestalten: Wählen Sie sinnvolle Farben aus, arbeiten Sie mit Absätzen und Zwischenüberschriften, bauen Sie Grafiken ein oder legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an!
Textvorlagen und Templates
orgavision bietet einen eigenen Bereich mit Textvorlagen, Templates und Schablonen. Hier können Sie etwa eine Word-Export-Schablone für Aushänge hinterlegen. Auch das Corporate Design eines Unternehmens lässt sich hier abbilden.
Erweitern Sie orgavision durch Zusatzmodule!
Je nach Ihren Zielen und Anforderungen lässt sich orgavision gezielt ausbauen: Vier Zusatzmodule stehen Ihnen zur Verfügung.
Audit-Modul
- Audits
- Maßnahmen
- Abweichungen
Sie führen Audits direkt in orgavision durch – gemeinsam mit dem Auditor und ohne zusätzliche Dokumente. Gleichzeitig lassen sich Maßnahmen erfassen und nachvollziehen: Perfekt, um Abweichungen zuverlässig zu erkennen und zu beseitigen.
Analyse-Modul
- Auswertungen
- Unternehmensdaten
Gewinnen Sie umfassende Analysedaten aus Ihrem Qualitätsmanagement: Übersichtlich, individuell anpassbar und leicht erfassbar stellt orgavision die wesentlichen Kennzahlen für Ihre QM-Planung zusammen.
Ereignismanagement
- Beschwerden
- Reklamationen
- Ideen
- Unfälle
- Compliance
- Ursachen
Hier dokumentieren Sie alle Ereignisarten und behalten deren Bearbeitungsstand stets im Blick. In individuell zusammengestellten Teams erarbeiten Sie Lösungen, und über detaillierte Auswertungen spüren Sie Ursachen auf.
Enterprise-Login
- Single-Sign-On
- LPAD
Profitieren Sie von unterschiedlichen Login-Methoden: Single-Sign-On, LDAP oder klassisches Login. Kompatibel mit Microsoft 365, okta, Microsoft Active Directory und anderen gängiger Software-Lösungen.
Wie sieht die Anwendung einer QM-Software in der Praxis aus, gibt es Beispiele?
Beispiel Kosmetik-Produktion: Geänderte Rezeptur
In einem Kosmetik-Unternehmen nimmt die Fachabteilung Produktentwicklung eine Änderung an der Rezeptur einer Handcreme vor. Diese muss in das Produktinformationsblatt eingetragen werden.
Ohne QM-Software
Es gilt, das „amtierende“ Datenblatt herauszusuchen und anzupassen – aber so einfach ist das gar nicht: Wer mit einer Ordnerstruktur auf seinem Laufwerk oder in einer Cloud arbeitet, benutzt oft PDFs oder Office-Dokumente und legt sie in Ordnern ab. Meist verstehen aber nur diejenigen, die das Ganze pflegen, auch die Logik der Struktur. Alle anderen fragen sich:
- Wo ist das aktuell geltende Dokument?
- Welches Blatt dient als Grundlage für den neuen Entwurf?
- Darf ich das überhaupt verändern?
- Unter welchem Namen muss ich das neu abspeichern?
Und dann entstehen Dokumentenbezeichnungen mit exotischen Endungen:
- _neu
- _alt
- _final
- _final-v2
- _final-220421
- _public
- _lehmann
Mit QM-Software
Eine automatisierte Dokumentenlenkung durch eine Software läuft hingegen anders ab: In orgavision besitzen sämtliche Rollen (bzw. Teams) individuelle Berechtigungen zum Editieren. Wird ein Original-Dokument verändert, erstellt die Software automatisch eine neue Entwurfs-Version, ohne dabei das Original zu überschreiben. Vielmehr speichert orgavision neben der aktuellen auch sämtliche älteren Versionen und zeigt dazu die komplette Versionshistorie an: Wer hat wann was geändert? Was hat zu welchem Zeitpunkt gegolten?
Beispiel ambulante Pflege: Informationen verteilen
Wie häufig kommt das vor: Eine Änderung ist zu beachten – etwa, weil es neue Hygienestandards oder ein neues Hilfsmittel gibt, oder weil sich das Vorgehen beim Abschließen der Haustür ändert … In der professionellen ambulanten Pflege zählen viele Details.
Ohne QM-Software
Wie informiert man nun alle, die davon wissen müssen – nachweislich natürlich, um die Patientensicherheit zu gewährleisten, und aus Haftungsgründen? Ambulante Pflegekräfte sind ständig unterwegs – und das im Schichtsystem. Hinzu kommen Ausfälle durch Krankheit, Urlaub und Elternzeit. Die Pflegedienstleitung aktualisiert also die Unterlage, verschickt E-Mails und wartet auf Rückmeldungen, erfasst diese, gleicht ihre Listen ab, fragt nach, spricht persönlich an, kurz: rennt allen hinterher und erntet möglicherweise nur genervte Blicke.
Mit QM-Software
All das umgeht eine Pflegedienstleitung durch die Dokumentenlenkung, die ein digitales QM neben anderen Vorzügen bietet. Hierbei legt sie vorab fest,
- wer ein Dokument bearbeiten darf,
- wer es prüfen und freigeben muss,
- wer es – in der aktualisierten Fassung – zur Kenntnis nehmen muss
- und bis wann!
Die Pflegedienstleitung ändert also das Dokument, und der festgelegte Empfängerkreis wird automatisch informiert. Die Mitarbeiter:innen bestätigen per Klick, dass sie die Information zur Kenntnis genommen haben – und werden erinnert, falls ihre Frist verstreicht.
QM-Software 14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten
Wer eine Hose im Internet bestellen kann, findet sich auch mühelos in unserer QM-Software zurecht: Testen Sie orgavision jetzt für 14 Tage ohne Risiko! Kostenlos, unverbindlich, ohne Installation, ohne Abfrage von Zahlungsdaten. Der Testzeitraum endet automatisch.