10.11.2022

Die wunderbare Welt des Wissensmanagements

Wer schon länger im Unternehmen arbeitet, kennt es: Kolleg:innen kommen mit den unterschiedlichsten Fragen auf einen zu. Wo steht der Kaffee zum Nachfüllen? An wen muss ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Gehaltsabrechnung habe? Was tun, wenn eine Kundenbeschwerde auf meinem Tisch landet?

Füße auf Zehenspitzen auf einem Buchstapel um höher reichen zu können

Explizites und implizites Wissen

So banal einige Fragen erscheinen – sie betreffen zahlreiche (Mikro-)Themen, die in ihrer Gesamtheit den Arbeitsalltag innerhalb einer Organisation ausmachen. Im Laufe der Zeit sammelt sich immens viel Wissen an – teils explizit, also formell dokumentiert, teils in Form von implizitem Wissen. Auch alltägliche Erfahrungen und Kenntnisse, die sich in den Köpfen einzelner Kolleg:innen verstecken, zählen dazu.

Wissen organisieren und bereitstellen

Dieses gesammelte Wissen lässt sich durchaus organisieren und digitalisieren: Ein professionelles Wissensmanagement-System (WMS) entlastet die gesamte Belegschaft, indem es das komplette implizite Wissen in explizites überführt – und damit für die gesamte Belegschaft abrufbar bereitstellt. Mit einem lebendigen WMS schaffen Sie also einen messbaren Mehrwert für alle Beschäftigten unternehmensweit, sofern – ja, sofern alle mitmachen.

Eine breite Basis für das WMS schaffen

Um ein WMS in einer Organisation erfolgreich zu implementieren, sollten alle an einem Strang ziehen: Das System muss in der gesamten Organisation gelebt und auch nachgefragt werden. Dies gelingt, wenn alle Beteiligten erkennen, welche Vorteile ein professionelles Wissensmanagement für sie und ihr Team bereithält – wenn also viele engagierte Nutzerinnen und Nutzer mit Freude ihr Wissen dokumentieren und austauschen.

Wie das gelingt? Wir haben 11 Erfolgsfaktoren für Sie zusammengestellt, damit dürften Sie leichtes Spiel haben.

So erwecken Sie Ihre Wissensplattform zum Leben

1. Ziele definieren

Steht schon Ihre klare Vision? Haben Sie Ziele abgeleitet? Um die notwendige Aufmerksamkeit zu bekommen, benötigen Sie eine klare Zielsetzung. Nur so entwickeln Sie innerhalb der Organisation eine Haltung, die zum Erfolg führt.

2. Den ersten Eindruck nutzen

Nutzen Sie Ihre erste Chance geschickt, wenn Sie das WMS der Belegschaft präsentieren – denn damit bereiten Sie früh die Basis für eine engagierte Mitarbeit. Ausführliche Tipps dazu finden Sie in unserem Whitepaper.

3. Durch Teilhabe begeistern

Von wegen Silos: Pflegen Sie das offene Miteinander, machen Sie die einzelnen Beiträge sichtbar! Eine solidarische, werteorientierte Kultur und ein partizipatives Führungsmodell sind da hilfreich.

4. Einen leichten Zugang schaffen

Ein weiterer wesentlicher Baustein, der über den Erfolg eines WMS entscheidet: der leichte und möglichst barrierefreie Zugriff auf das System selbst – selbstverständlich auch mobil, von unterwegs aus.

5. Usability berücksichtigen

Auch die Benutzerfreundlichkeit („Usability“) trägt zum Gelingen eines Wissensmanagement-Projekts bei. Wer möchte schließlich seine Zeit für eine Software opfern, die er nicht versteht oder deren Handhabung umständlich ist?

11 Faktoren für ein erfolgreiches Wissensmanagement

Unser Whitepaper erklärt Ihnen ausführlich,

wie Sie Wissen aktuell und transparent halten.
wie eine Software Sie dabei perfekt unterstützt.
wie Sie alle zu bringen, mitzumachen.

Zum Download

6. Ansprechend gestalten

Wer wird Ihr Wissensmanagement in erster Linie nutzen? Richten Sie die visuelle Gestaltung an den Bedürfnissen dieser Menschen aus. Wählen Sie Inhalte mit Mehrwert, lebendige Texte sowie ein gutes Design aus.

7. Für Interaktion sorgen

Ein Wissensmanagement darf keine Einbahnstraße, kein Frontalunterricht sein: Achten Sie darauf, dass die Inhalte nicht nur vorgegeben werden, sondern auch kommentiert werden können. Mehr verrät Ihnen unser Whitepaper.

8. Push- & Pull-Prinzip beachten

Einige Infos müssen die Belegschaft zwingend erreichen: Man spricht hier vom „Push-Prinzip“. Freiwillig („Pull-Prinzip“) wird das WMS genutzt, wenn es Informationen aktueller und verlässlicher anbietet als andere Quellen.

9. Transparent und aktuell bleiben

Je transparenter Prozesse, Inhalte, Organigramme, Rollenbeschreibungen usw. abgebildet werden, desto motivierter sind alle, die Plattform als „Unternehmens-Wikipedia“ zu nutzen und selbst ihr Wissen darauf zu teilen.

10. Klein anfangen

Die meisten Herzen gewinnt man, wenn man große Themen in kleine Schritte portioniert und diese Erfolge gebührend hervorhebt, vielleicht sogar feiert. So wird niemand abgeschreckt, weil der Aufwand zu groß erscheint.

11. Regelmäßig evaluieren

Erfahrungsgemäß ist die allgemeine Motivation im Unternehmen bei der Einführung eines WMS recht hoch. Damit sie danach nicht abflacht, hinterfragen Sie in regelmäßigen Zeitabständen die Nutzung und bessern Sie nach!

Fazit

Oh ja, das Thema Wissensmanagement ist komplex und braucht Aufklärungsarbeit und Fingerspitzengefühl. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren haben Sie nun in Kürze kennengelernt. In unserem
Whitepaper finden Sie eine ausführliche Darstellung samt Tipps und Tricks.

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Bild-Credit:

Rabie Madaci | Unsplash