Eine Wissensplattform für alle

Seit der DIN ISO Norm 9001:2015 sind gedruckte Handbücher nicht mehr zwingend, modernes Wissensmanagement ist dafür umso wichtiger. Unternehmen sind nun gefordert, das notwendige Wissen über ihre Prozesse zu ermitteln und für die Mitarbeiter nachhaltig verfügbar zu machen. Die mittelständische punker GmbH mit Standorten in Eckernförde und in Hickory, USA, findet mit einem Unternehmenswiki einen ganz individuellen Weg, eher trockene Verfahrensanweisungen mit lebendigem Wissensaustausch zu verbinden. punker hat Lösungen für die gesamte Bandbreite von Ventilatorenrädern – von Sämaschinen bis zu Wäschetrocknern, von Klimatechnik bis zu Medizintechnik – und beliefert Kunden weltweit.

Bei einem Produktportfolio von über 22.000 Einzelvarianten hat Qualitätsmanagement (QM) hier von jeher einen besonderen Stellenwert. Bereits seit 2002 ist das Unternehmen nach der ISO-Norm zertifiziert. 2016 standen neue Herausforderungen an: Die Dokumentenlenkung sollte vereinfacht und der Wissenstransfer verbessert werden. Auslöser waren die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 im Bereich des Wissensmanagements. Entsprechend diesen neuen Vorgaben sollen Organisationen das notwendige Wissen über ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zunächst bestimmen, aber auch erhalten und vermitteln. Neue Erfordernisse und der Erwerb künftigen Zusatzwissens sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen. punker ist ein Unternehmen mit 60-jähriger Geschichte. Natürlich liegen da zusätzlich zu den reinen QM-Dokumenten viele Informationen, die für die tägliche Arbeit genutzt wurden, auf einzelnen Computern oder in Papierform vor. Hinzu kam als größter Schatz das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter, Experten mit langjähriger Erfahrung, von denen nicht wenige in absehbarer Zeit in den Ruhestand gehen würden. Wie konnte man dieses wertvolle implizite Wissen auch anderen zugänglich machen?

Martin Brunkert, Leiter Qualität und Operational Excellence, erklärt: „Wir wollten einen fließenden Übergang von den eher trockenen Verfahrensanweisungen hin zum Wissensaustausch, zu einer lebendigen Kommunikation. Deshalb haben wir nach einer Software gesucht, die klassisches Qualitätsmanagement nach Freigabeprozessen mit einem Wiki verbindet – damit unsere Mitarbeiter eigene Beiträge eingeben und sich mit anderen Nutzern austauschen können.“ Kriterien waren neben der Eignung als QM-Tool und dem Wiki-Ansatz auch Mehrsprachigkeit und ein modernes, an Social Media Plattformen angelehntes Design. Die Lösung sollte nicht überdimensioniert sein und auch preislich im Rahmen liegen. Wichtigstes Ziel: Die 2017 anstehende Zertifizierung nach der neuen ISO-Norm sollte bereits mit der neuen Software absolviert werden. Nach eingehender Prüfung fiel die Entscheidung zugunsten von orgavision. Die Software unterstützt – neben vielen anderen Vorteilen – den Wissenstransfer: Durch gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, den Blog und die Kommentarfunktionen und eben auch durch ein Firmenwiki.

Bei der Software-Einführung fragte man sich: Welche Informationen benötigen die Mitarbeitenden an den einzelnen Standorten, welche Inhalte betreffen das gesamte Unternehmen, was muss zweisprachig verfügbar sein? Grundsätzlich ging es um Dokumente und Informationen, die nicht bereits in den Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten oder Archiven enthalten waren. So zum Beispiel auch Wartungsverträge oder Benutzungsanleitungen für die verschiedenen Kundenportale, um auch im Vertretungsfall eine optimale Kundenbetreuung zu gewährleisten. Das Redaktionsteam – Key User aus allen Unternehmensbereichen – pflegte auch schon einen Grundstock an aktuellen Informationen in das neue System ein. Um von Anfang an auch einen Mehrwert für die Mitarbeitenden zu schaffen, wurden auch aktuelle sowie häufig gesuchte Informationen wie Dienstreise- und Urlaubsanträge mit eingebunden. Über Beiträge im Unternehmensblog und der Mitarbeiterzeitschrift hielt das Kernteam alle auf dem neuesten Stand, bevor Schulungen für das ganze Unternehmen erfolgten.

Eine besondere Idee war es, die neue Software mit eigenem Logo und Namen einzuführen: pia. Das Kürzel steht für punker.info.app. „Wir wollten, dass unsere Mitarbeiter das neue System von Anfang an als unsere eigene, zum Unternehmen gehörende Plattform verstehen“, erklärt Martin Brunkert. In beiden Sprachen wurde pia zum Begriff. „Frag pia!“ oder „Sag’s pia!“ gehören heute zum täglichen Sprachgebrauch im Unternehmen, wie Martin Brunkert berichtet.

Im Sommer 2017 durchlief punker erfolgreich die Zertifizierung nach der neuen ISO Norm 2015. Die benötigten Dokumente sind über das neue QM-System verfügbar und werden ständig aktualisiert und gepflegt. Für die Zukunft wünscht sich der Qualitätsmanager, dass noch mehr Nutzer nicht nur lesen, sondern selbst mit neuen Inhalten zum Wachstum der Wissensplattform beitragen. Technisch ist das derzeit noch nicht für alle möglich, weil die Mitarbeiter in der Produktion meist keinen eigenen Zugang zum Unternehmenswiki haben. Das wird sich im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Nutzung von mobilen Devices und Tablets auch in Produktionsbereichen ändern. Dafür hat punker schon mit Computer-Terminals in den Produktionshallen vorgesorgt. 

Aber es ist vor allem eine Frage der Motivation. „Das neue Tool ist für uns eine gute Grundlage, aber Wissensaustausch muss Teil der Unternehmenskultur sein, muss gelebt und gefördert werden“, so Martin Brunkert.

Mit über 22.000 Einzelvarianten an Produkten bietet die punker GmbH Lösungen für die gesamte Bandbreite von Ventilatorenrädern – von Sämaschinen bis zu Wäschetrocknern, von Klimatechnik bis zu Medizintechnik – und beliefert aus den Standorten in Deutschland und den USA Kunden weltweit. Bereits seit 2002 ist das Unternehmen nach der ISO-Norm DIN EN ISO 9001 zertifiziert.