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QualitätsmanagementWissensmanagement

Wie gelingt die Einführung eines Unternehmenswikis?

Wissen ist Macht – und gut gesammeltes, organisiertes, regelmäßig aktualisiertes und vor allem geteiltes Wissen dient Wirtschaftsunternehmen als Schlüssel für einen erfolgreichen und effizienten Betrieb. Flurfunk, Mundpropaganda oder Dokumentenkammern können diesem Ziel nicht gerecht werden. Der schlimmste Fall: Sachverstand und Expertise gehen einer Organisation mit dem Ausscheiden von Teammitgliedern verloren. Deshalb sollten Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – stets auf einen durchdachten Wissens- und Erfahrungstransfer setzen.

Katja Boscheinen
Beraterin | QMB
Themenübersicht
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Dabei rückt sofort eine einfache und doch vielversprechende Maßnahme in den Blick: die Einführung eines Unternehmenswikis. Hauptziel dabei ist, Wissen ganzheitlich abzubilden und allen im Betrieb zur Verfügung zu stellen. So sagen Organisationen unnötigem Wissensverlust, einer langwierigen Informationssuche und individuellen Erfahrungsvorsprüngen entschlossen den Kampf an.  

 

Definition: Was ist ein Unternehmenswiki? 

Beim Wiki-Prinzip geht es nicht nur darum, Artikel zu verschiedenen Sachverhalten an einem Ort, dem sogenannten Single Point of Truth, zu sammeln und für alle abrufbar vorzuhalten. Sondern darum, diese Inhalte gemeinsam als Team zu verändern, zu erweitern und im Idealfall kommentieren zu können. So gelingt die Weiterentwicklung des Unternehmenswissens in Gänze. Das Ziel: Von der Weisheit der Masse profitieren.  

Ein gutes Firmenwiki lebt beispielsweise von der Vernetzung passender Einträge miteinander. Querverweise, Tags oder klassische Links ermöglichen es, das Wissen schnell und einfach zu einzelnen Topics auszubauen – ohne aufwendige Suche. Da die Angestellten Inhalte nicht nur konsumieren, sondern aktiv optimieren dürfen, sind weitere Features für die Arbeit mit dem Unternehmenswiki hilfreich:  

  • ein bunter Blumenstrauß an Medienformaten wie Text, Bild oder Video 
  • eine zeitsparende Suchfunktion 
  • ein Texteditor 
  • Blog- und Kommentarfunktionen 
  • ein Rechtemanagement, das Dateizugriffe und Freigaben regelt, und 
  • eine optisch ansprechende Benutzeroberfläche, mit der die Wiki-Arbeit Spaß macht. 

Firmenwiki als Pflichterfüller

Die ISO 9001:2015 fordert von Unternehmen, Wissen zu erwerben und sicherzustellen. Ein Firmenwiki erfüllt diesen Anspruch – und geht sogar noch einen Schritt weiter: Durch die kollaborativen Features wie Texteditor oder Kommentarfunktionen lässt sich Teilhabe in Organisationen aktiv umsetzen, und es entsteht eine lebendige Wissensbasis.

Wie Sie das genau mit orgavision lösen, zeigen wir Ihnen hier.

Wozu benötigen Teams ein Unternehmenswiki? 

Viele Organisationen entscheiden sich für den Aufbau eines Firmenwikis, um ihr Wissensmanagement zu optimieren. Dafür braucht es ein geeignetes und kostengünstiges Tool, das kollaborativ funktioniert. Mit einem Wiki für Unternehmen entsteht ein zentraler Ort, der Informationen zu Abläufen, Bedienungsanleitungen oder Produktbeschreibungen einsehbar macht, die Kommunikation zwischen den Abteilungen fördert und neueste Änderungen für das gesamte Team markiert. Gleichzeitig dient er als eine Art Rückversicherung, um Informationen auch bei Systemausfällen zu schützen und Datenverlusten vorzubeugen.  

Einerseits legt ein Enterprise-Wiki so den Grundstein für ein strukturiertes Innovationsmanagement: Indem Unternehmen einen Raum bieten, um Ideen zu sammeln und gemeinsam auf diese zu blicken (z. B. für Produktentwicklungen, die Steigerung der Servicequalität oder die Verbesserung interner Abläufe), appellieren sie an die Kreativität der Mitarbeitenden und rufen zur Partizipation auf.  

Andererseits bildet ein Firmenwiki das Qualitätsmanagement, bei dem viele Betriebe heute noch auf ein physisches Qualitätshandbuch bauen, digital und somit zeitgemäß ab: Durch die Einhaltung von Prozessen, die Definition von Freigabe-Workflows oder eine Rollen- und Rechteverwaltung lassen sich Anforderungen der ISO 9001:2015 an QM-Systeme einfach und smart erfüllen. Organisationen werden mit dem Einsatz eines Enterprise-Wiki also gleich mehreren Aufgabenbereichen gerecht.  

Worauf muss man bei der Erstellung eines Unternehmenswikis achten?

Bei dem Aufbau eines Firmenwikis sind Verantwortliche nicht auf sich allein gestellt: Sie können auf verlässliche Unternehmenswiki-Software vertrauen, beispielsweise von orgavision. Durch die Unterstützung von externen Expert:innen ist damit bereits ein großer Schritt in Richtung Wissensdatenbank gemacht. Bei der Einführung dürfen Organisationen aber einen wichtigen Aspekt nicht vernachlässigen: Zu Beginn muss ein Plan stehen, der die Wünsche an das Wiki für das Unternehmen festhält und deren Realisierung forciert.  

Folgende Schritte sind empfehlenswert, um die Umsetzung strukturiert durchzuführen, die Qualität der Maßnahmen zu steigern und die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu fördern:  

  • Ziele definieren: Welche Ziele soll das Unternehmenswiki künftig erfüllen?  
  • Verantwortlichkeiten festlegen: Wer ist im Prozess für den Aufbau verantwortlich? Wer pflegt das Firmenwiki nach Livegang?  
  • Roadmap festzurren: Welche Artikel müssen bis wann umgesetzt werden? 
  • Arbeit mit dem Wiki: Sollen Inhalte überprüft werden? Wie lässt sich eine Aktualisierung kommunizieren?  
  • Rollen- und Rechteverteilung: Wer erhält Administrationsrechte? Wer hat Freigaberechte?  

Welche Benefits bietet ein Unternehmenswiki?

Sind Antworten auf die Fragen gefunden und ist die Umsetzung mit einer passenden Unternehmenswiki-Software erfolgt, öffnet die Wissensdatenbank ihre virtuellen Pforten: Das gesamte Team erhält Einlass zu strukturierten, kollaborativ erarbeiteten und verknüpften Inhalten. Im Kern profitieren Organisationen und ihre Angestellten dabei von mehr Transparenz, Effizienz und Teilhabe. So macht das Firmenwiki sämtliche Informationen abteilungsübergreifend zugänglich. Es vermeidet, dass Fachwissen Einzelnen vorbehalten bleibt, und fördert den unternehmensweiten Austausch und schafft höchstmögliche Transparenz.  

Der vernetzen Struktur ist es zu verdanken, dass ein effizienteres Arbeiten Einzug in Organisationen erhält. Informationen lassen sich einfach per Suchfunktion finden und weitere dazugehörige Artikel sind unmittelbar sichtbar – was Zeit und Ressourcen spart. Als Cloudlösung ist das Unternehmenswiki zudem von überall nutzbar. Ein weiterer Punkt für die bereits gewachsene Pro-Liste: Das Wiki schafft Teilhabe. Eine jede und ein jeder ist aufgefordert, eigenes Know-how beizusteuern, zu teilen und andere von den Erfahrungen lernen zu lassen. Das fördert in letzter Konsequenz eine intakte, lebhafte Unternehmenskultur.  

Gewinn für alle Unternehmensbereiche

Beim orgavision Firmenwiki legen wir Wert darauf, transparente, effiziente und kollaborative Arbeit noch stärker zu fördern. Mit diesen Tools setzen wir hier für Ihr Unternehmensmanagement an:  

  • Prüfungs- und Freigabeworkflow: Dokumentenlenkung leicht gemacht – mit ein- oder mehrstufigen Workflows, dem Einfügen von Lesebestätigungen oder stets korrekten Versionierungen. 
  • Prozessdiagramm-Editor: Unternehmensprozesse verständlich abbilden – ein Kinderspiel. Jeder Ablaufschritt lässt sich im Wiki durch Text, Bild oder Videos ergänzen.   
  • Organigramm-Editor: Interaktiv erstellte Organigramme für den maximalen Durchblick.  

Unternehmenswiki – ein voller Erfolg bei der punker GmbH

Was alles möglich ist, zeigt die Praxis. Die punker GmbH, die sich auf die Produktion von Ventilatorrädern spezialisiert hat, fasste 2016 einen Entschluss: Das Wissen, das bislang auf verschiedenen Computern oder in Dokumentenordnern verstreut war, wollte die Firma an einem zentralen Ort speichern. Dabei war das Ziel, die eher trockenen Themen rund um Verfahrensanweisungen und Produktdetails in ein modernes Wissensmanagement zu überführen – das die Angestellten stärker zur Mitarbeit motiviert. Auch die Mehrsprachigkeit und ein modernes Design lagen dem Unternehmen für das geplante Firmenwiki am Herzen.  

Nicht zu kurz kommen durfte der Aspekt des Qualitätsmanagements, beispielsweise ein lückenloser Freigabeprozess. Ein gewünschter Meilenstein: Die 2017 bevorstehende Zertifizierung nach der neuen ISO-Norm 2015 sollte sich mit dem System absolvieren lassen. Die Lösung musste demnach QM-Tool und Wissensmanagement vereinen. Wie gerufen kam hier die Unternehmenswiki-Software von orgavision. Mit allen Anforderungen im Gepäck machte sich das Team an die Umsetzung. Vorbildlich stellten sie sich die Fragen nach den Informationszielen, den Verantwortlichkeiten und den benötigten Inhalten. Da Mitarbeitende an zwei unterschiedlichen Standorten – Eckernförde in Schleswig-Holstein und Hickory, USA – beteiligt waren, stand auch noch die zweisprachige Aufbereitung für einzelne Themen auf der Agenda. Bereits kurze Zeit später erfüllte das erstellte Firmenwiki alle Kriterien zur Zufriedenheit des Kunden.  

Durch den mit Bedacht gewählten Namen und die Einbindung des eigenen Logos in das Unternehmenswiki von orgavision gelang der punker GmbH ein Meisterstück: Das Firmenwiki wurde pia getauft – ein Kürzel für punker.info.app. Die Idee, die dahintersteckte: Mitarbeiter sollen das neue Tool von Beginn an als Teil der Organisation wahrnehmen. Das fördert die Akzeptanz und trägt positiv zum Wissensaustausch bei – der sich auf diese Weise zu einem essenziellen Bestandteil der Unternehmenskultur entwickelt.  

Die ganze Geschichte, wie die punker GmbH mit orgavision ein effizientes Firmenwiki geschaffen hat, lesen Sie hier.  

Warum nicht gleich mit einem Unternehmenswiki starten? 

Ein Unternehmenswiki ist mehr als eine reine Plattform für den Wissensaustausch. Es kann effizientes Arbeiten ermöglichen, den Erfahrungsaustausch untereinander fördern, und somit das Know-how einer Organisation kontinuierlich weiterentwickeln. Ein Wiki ist für Unternehmen nicht nur der erste Schritt in Richtung Wissens- und Erfahrungstransfer, sondern wirkt sich auch positiv auf die Unternehmenskultur aus. Ein Grund mehr, am besten gleich die Planung für ein eigenes Enterprise-Wiki aufzunehmen!