Führt man sein QM-Handbuch auf dem Papier oder auf dem Fileserver, muss fast alles von Hand erledigt werden – und meist allein durch den QMB: Informationen aktuell halten, Dokumente korrekt versionieren, Unterschriften einholen oder Erinnerungen versenden. Das bekommt weder dem Image des Qualitätsmanagements noch den Nerven der Verantwortlichen …
QM – nicht nur etwas für QMBs!
Qualitätsmanagement betrifft im Idealfall nicht nur den QMB, sondern die ganze Firma. Wie Sie ein lebendiges QM-System erschaffen, das alle begeistert? Lassen Sie sich inspirieren: Fünf Impulse geben wir Ihnen mit auf den Weg.
Nutzen Sie diese fünf Impulse, um ein Qualitätsmanagement-System samt Handbuch zu erschaffen, das alle begeistert!
1. QM-Handbuch als Single-Point-of-Truth
Erklären Sie Ihr QM-System zum Single-Point-of-Truth: Es gibt nur den einen Ablageort, der die aktuell gültigen Dokumente und Informationen beherbergt. Das stärkt die Verbindlichkeit und das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in die gesamte Dokumentation.
2. Schnell wie eine Suchmaschine
In unserer Welt findet man per Suchmaschine innerhalb von Sekunden Antworten auf alle Fragen. Gleiches sollte auch gelten, wenn Mitarbeiter:innen auf fachliche Dokumentationen und Informationen zugreifen.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr QM-Handbuch auf sämtlichen Endgeräten verfügbar ist, dann klappt der rasche Zugriff auch von unterwegs aus. Wichtig für alle ohne eigenen PC-Arbeitsplatz!
3. „Easy QM“ für alle
Manchmal vergisst man es: Nicht jede:r ist der geborene PC-Profi und kommt mit Computern und Software sofort zurecht. Damit alle daran teilhaben können, sollte sich Ihr digitales QM-System so leicht bedienen lassen, wie es nur geht. Eine einfache und intuitive Handhabe erspart Ihrer Organisation lange Schulungen und baut Hürden ab.
4. Gezielt informieren
Sie kennen das sicher: Stapeln sich zu viele E-Mails im Postfach, übersieht man schon mal etwas Relevantes. Wichtige Regelungen müssen aber unbedingt und nachweislich bei allen Verantwortlichen ankommen – vielleicht hängen sogar Haftungsrisiken daran! Das lässt sich am besten mit digitalen Unterschriftenlisten lösen. Falls dennoch mal eine Kenntnisnahme vergessen wird, hilft eine automatische E-Mail-Erinnerung.
Wichtig: Je genauer und gezielter Informationen auf einzelne Personen oder Rollen zugeschnitten werden, desto weniger „Informationsflut“ überrollt deren Postfächer.
5. QM als Multitalent
Informationstool, Wissensspeicher und Impulsgeber in einem: Zeigen Sie, dass Qualitätsmanagement über das strikte Dokumentieren von Normen hinausgeht! QM lässt sich mitreißend und dabei praktisch ausgestalten – und als die wichtigste Informationsquelle im Unternehmensalltag einsetzen.
Haben Sie schon über eine Art „Blog“ nachgedacht? Dort finden kurze Beiträge Platz, die das QM-Team oder andere Kolleg:innen verfassen. Hat jemand eine Weiterbildung absolviert und dabei etwas Interessantes erfahren? Oder hat sich ein interner Ablauf oder der eines Zulieferers geändert? Haben Sie ein positives Feedback von Kund:innen erhalten? Das alles ist ein Lob und einen Hinweis auf die entsprechende Stelle in Ihrer Dokumentation wert.
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