Gute Vorsätze: Jeden Tag 45 Minuten mehr Zeit für wichtige Dinge
Zum Jahresende räumen die meisten noch einmal ordentlich ihren Schreibtisch auf, um frisch und ohne Altlasten ins neue Jahr zu starten. Doch dazu gehört eigentlich mehr als ein sauberer Tisch: Auch das Ablagechaos auf dem Server will geordnet sein! Die Softwarelösung orgavision hilft dabei.
Mehr als ein Viertel (27 Prozent) ihrer Arbeitszeit1) wenden Mitarbeiter:innen auf, um Dateien und Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu suchen. Rund 10 Prozent werden für die Suche nach den richtigen Dokumenten verschwendet.2) Eine Studie der Fachhochschule Berlin3) kam zu dem Ergebnis, dass das Wiederfinden eines Dokumentes dadurch durchschnittlich 1,91 Euro kostet. Kurzum: Schlecht organisierte Büros kosten wertvolle Arbeitszeit und bares Geld. Dabei suchen wir längst nicht mehr in Schubladen oder Schränken: Die größte Unordnung herrscht in vielen Firmen auf den Laufwerken.
Vieles, was gespeichert wurde, ist veraltet oder unvollständig. Als Software für das Dokumentenmanagement hingegen lässt orgavision Daten-Chaos nicht mehr zu und hilft beim Aufräumen: Statt vieler Versionen einer Excel-Liste oder eines Word-Dokuments erstellt das Programm immer genau eine aktuelle Version und archiviert die vorangegangen. Diese lassen sich jederzeit wieder aufrufen, die Änderungen lassen sich genau nachverfolgen. Werden Dateien angelegt oder geändert, durchlaufen sie einen Freigabeprozess – ganz effizient innerhalb eines Systems. Statt langwieriger Abstimmungsschleifen via E-Mail erhalten die Autor:innen digitale Lesebestätigungen – damit ist auch die Flut an elektronischer Post eingedämmt.
Zusätzlich kann jedes Dokument in orgavision mit einem Datum versehen werden, zu dem die Software eine Prüfungs-Erinnerung sendet. Diese Funktion eignet sich etwa für Formulare, die das Einhalten von Arbeitsschutz-Gesetzen nachweisen, für ablaufende IT-Zertifikate oder für Bestimmungen, die gesetzlichen Änderungen unterliegen und daher regelmäßig auf den neuesten Stand zu bringen sind. Über eine Historie ist zudem lückenlos nachvollziehbar, wer wann etwas geändert hat – wichtig für eine rechtssichere Dokumentation.
Beseitigt man also das Dokumenten-Chaos auf den Servern und in den Büros durch digitale Lösungen wie orgavision, gestalten sich die Abläufe nicht nur effizienter, sondern man spart im Schnitt jeden Tag 45 Minuten wertvolle Arbeitszeit – und die Mitarbeiter:innen zeigen sich auch zufriedener. Und das ist doch ein sehr lohnenswerter Vorsatz für das neue Jahr!
Quellen:
1) IDC Forschungsinstitut, 2016 (http://www.idc-central.de/files/infografik_mobile_content_management2016/)
2) Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung http://publica.fraunhofer.de/dokumente/N-44915.html
3) Studie der Fachhochschule Berlin, zitiert in „Der Info Cube“ von Guido Schmitz, Seite 86