Optimiertes Qualitätsmanagement in der Pflege

Für Menschen mit Pflegebedarf und mit geistigen und seelischen Beeinträchtigungen bietet die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen und Betreuen aus Berlin vielfältige Möglichkeiten: Insbesondere Menschen mit hohem Assistenzbedarf erhalten Unterstützung von der sozialwirtschaftlichen Organisation. Die tägliche Fürsorge und Pflege sind herausfordernde Aufgaben für die knapp 700 Mitarbeitenden. Langwierige administrative Prozesse sind da fehl am Platz. Deshalb setzt die Stiftung seit nunmehr 10 Jahren gerade im Qualitätsmanagement (QM) auf schlanke und effiziente Arbeitsabläufe. Wie mit orgavision in der Sozialwirtschaft eine Lösung geschaffen wurde, die alle Mitarbeitenden gern und intensiv nutzen, zeigt dieses Fallbeispiel im Bereich Qualitätsmanagement in der Pflege.

2012 fiel bei der Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen und Betreuen die Entscheidung, das Qualitätsmanagement zu optimieren. Dieses fand zu der Zeit noch fast ausschließlich über papierhafte Dokumente statt. „In jedem der insgesamt 12 Wohnbereiche stand jeweils ein QM-Ordner, in dem die Unterlagen aktuell gehalten werden mussten“, erinnert sich Catrin Buch, Qualitätsmanagementbeauftragte für den Bereich Wohnen für Menschen mit Pflegebedarf. Sollte ein neuer Prozess beschrieben werden, legte Catrin Buch die ausgedruckte Prozessbeschreibung in entsprechende Pendelmappen. „Die überholten Dokumente schickten mir die Verantwortlichen in den Wohnbereichen über die Pendelmappe zurück“, erläutert sie. So überwachte Catrin Buch den Austausch des alten Dokuments durch das Neue.

„Das war dann mein Nachweis, dass die aktuelle Prozessbeschreibung in dem entsprechenden QM-Ordner eingeheftet wurde. Der Austauschprozess dauerte mitunter sehr lange“, erklärt Catrin Buch − und in der Regel standen jeden Monat neue Änderungen an. Ihr Büro glich deshalb einem Archiv: Dicke Papierordner und bis zu 20 Pendelmappen stapelten sich auf dem Fußboden. Um den Überblick zu behalten, sammelte Catrin Buch alle Rückläufe in einer Liste. „Allein im Bereich Pflege sind Anpassungen und Neuerungen in den Prozessen und Standards recht häufig“, erklärt sie. Rückblickend wirke der Arbeitsablauf von einst wie aus einer anderen Zeitepoche: „Damals war das ein ganz normales Vorgehen. Heute kann man sich das gar nicht mehr vorstellen.“

Die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen entschied sich – inspiriert von der fortschreitenden Technik – 2013 für die Einführung der Qualitätsmanagement-Software orgavision. „Uns überzeugte von Anfang an die einfache, intuitive Bedienbarkeit“, begründet Catrin Buch die Entscheidung und fügt hinzu: „Heute wird orgavision von allen Mitarbeitenden gern und häufig benutzt. Das ist ein wesentlicher Vorteil, wenn man ein lebendiges Qualitätsmanagement etablieren möchte.“ Heute nutzen knapp 700 Mitarbeitende die Software as a Service-Lösung. „Uns ist es wichtig, dass alle über wesentliche Sachverhalte schnell informiert werden“, erläutert Catrin Buch. Digital, einfach und komfortabel ist das QM – und spart damit viel Zeit. Da die manuelle Verteilung von aktualisierten Dokumenten fast vollständig wegfällt, hat sich der Informationsprozess erheblich verschlankt.

Die hohe Akzeptanz der Lösung liegt auch an der Vollständigkeit und Aktualität der Dokumente: Neben dem digitalen QM-Handbuch finden die Mitarbeitenden hier auch Fortbildungsanmeldungen und das Intranet. „orgavision ist bei uns dadurch zu einer zentralen Anlaufstelle für die Informationsbeschaffung geworden“, erklärt Catrin Buch. Neue Dokumente, wie etwa ein aktualisiertes Covid19 Schutz- und Hygienekonzept, erstellen die Zuständigen direkt in orgavision, passen diese regelmäßig an und übergeben sie allen Beteiligten über integrierte Funktionen zur verbindlichen Kenntnisnahme.

„Die Mitarbeitenden sehen die Neuerungen in der Arbeitsanweisung dank farblicher Hervorhebungen sofort und müssen nicht erst danach suchen“, beschreibt Catrin Buch den Ablauf. „Das spart Unmengen an Zeit. Manchmal ändert sich ja nur ein Satz.“ Auf einen Blick erkennt Catrin Buch, wenn einmal eine Kenntnisnahme fehlt. Das Konzept des digitalen QM macht sich für die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen nach wie vor bezahlt. 

Die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen ist ein Unternehmen der Sozialwirtschaft, das für Menschen mit Pflegebedarf, Menschen mit geistigen Beeinträchtigungen und Menschen mit seelischen Beeinträchtigungen vielfältige Wohn- und Betreuungsangebote bereitstellt. Dabei kann die Stiftung auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen: Ihre Wurzeln reichen bis in das Jahr 1954 zurück. Heute bietet die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen ihre sozialen Dienstleistungen an über 20 Standorten im Berliner Nordosten an. Knapp 700 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und 100 Ehrenamtliche sind für rund 660 Nutzerinnen und Nutzer in den drei Betreuungsbereichen und den übergeordneten Servicebereichen tätig. Die Stiftung verfügt über eine flexible Organisationsstruktur, die sich durch flache Hierarchien auszeichnet. Mit schlanken Prozessen und effizienten Arbeitsabläufen ist die Albert Schweitzer Stiftung – Wohnen & Betreuen ein ideales Fallbeispiel für Qualitätsmanagement in der Pflege.