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Der digitale Rettungsalltag

Ambulanz Schrörs
  • 50 Mitarbeiter
  • 30 Fahrzeuge
  • Rettungswesen
  • Gesundheitswesen
  • Qualitäts- & Informationsmanagement
  • Digitalisierung
Lesezeit
6 Min.

Herausforderung
Im Gesundheitswesen bestehen komplexe, gesetzliche Anforderungen. Die Dokumentations- und Prüfpflichten sind extrem streng und umfangreich. Krankentransporte sind immer in Bewegung und haben keinen festen Einsatzort. Dokumente können so nur schwer aktuell gehalten werden, wenn sie in Papierform vorliegen. Gleiches gilt für das Informieren der Mitarbeiter über neue Richtlinien und Vorschriften.

Lösung
orgavision ist mobil einsetzbar. Statt Ordnern mit veralteten Dokumenten aus Papier, kennt das System nur digitale Versionen. Ideal für mobile Einsatzteams und deren Kommunikation mit den jeweiligen Standorten und der Zentrale.

Mehrwert
Zuständige Behörden können per definierter Leseberechtigung Zugang zum System bekommen. Das erleichtert den Prüfaufwand für Unternehmen und Amt.


Dokumentenlenkung mit moderner Software bei Rettungsambulanz

Während der Rettungswagen auf dem Weg zum Unfallort im Hamburger Hafen ist, checkt Kollege Simon S. nochmal den Plan für Desinfektionsmaßnahmen. Welche Schutzmaßnahmen müssen sie bei der Ankunft ergreifen? Dazu nutzt Simon S. einen Tablet-PC. Auf jedem der 30 Einsatzfahrzeuge von Ambulanz Schrörs steht den Rettungssanitätern ein mobiles Endgerät zur Verfügung. Per Fingerwisch kann er zudem den Wegeplan des nächsten Krankenhauses aufrufen und herausfinden, welche Zufahrt er am schnellsten erreichen kann. Stellt Simon S. nach dem Einsatz fest, dass das Rücklicht seines Einsatzfahrzeuges defekt ist, greift er erneut zum Tablet. Automatisch erhält der Fuhrparkmanager den Hinweis seines Kollegen: Rettungsfahrzeug Nummer 14 ist auf dem Weg in die Werkstatt, Rücklicht defekt. Der Fuhrparkmanager bestätigt den Vorgang und die Buchhaltung weiß im selben Moment, dass eine Werkstatt-Rechnung eintrieffen wird.

Für Mirko Schweimer, dem zuständigen Qualitätsmanager und Vertriebsleiter bei Ambulanz Schrörs, ist es seit fast fünf Jahren Alltag, dass die Kollegen auf den Einsatzfahrzeugen keine Ordner mit altem Papier und Formularen mehr mit sich führen. „Wir haben alles digitalisiert“, bestätigt der Betriebswirt. Dieser Schritt sei für das im Rettungswesen tätige Familienunternehmen notwendig gewesen. Der Grund: Durch den Einsatz der Software zur Dokumentenlenkung orgavision haben alle Mitarbeiter sämtliche Prozessbeschreibungen, Dienstanweisungen, Formulare und Hygienepläne immer tagesaktuell und elektronisch im Zugriff.

„Wir sind in der Lage, extrem flexibel auf Veränderungen des Marktes, neue Kundenwünsche und Anforderungen der medizinischen Forschung zu reagieren. Das verschafft uns Wettbewerbsvorteile.“

Das freut das Amt

Durch die Digitalisierung stehen der Ambulanz Schrörs auch alle Hygienedokumentationen virtuell zur Verfügung. Meldet sich etwa ein Beamter des Gesundheitsamts, schickt QM-Manager Mirko Schweimer ihm einen Link. Klickt der Mann vom Amt darauf, landet er im orgavision System des Krankentransportbetriebes. Per exakt definierter Leseberechtigung kann er nun alle gewünschten Hygieneprotokolle übers Internet einsehen und auswerten. „Das ist für die Kollegen von den Ämtern oft ein echtes Highlight“, erklärt Mirko Schweimer. Üblicherweise bekommen sie umständlich fünf Aktenordner geliefert, durch die sie sich durchquälen müssen. Ebenso elegant ist die persönliche Personalakte, auf die nur der jeweilige Mitarbeiter und Vorgesetzte Zugriff haben. Eine solche Akte hat jeder einzelne Kollege. Dort findet er fein säuberlich alle Zertifikate und Urkunden, die er etwa durch Absolvieren von Pflichtweiterbildungen erhalten hat. Auch seinen aktuellen Impfstand kann er oder sie jederzeit nachlesen – nicht unwichtig für Menschen, die im Gesundheitswesen arbeiten und etlichen Infektions- und Gefahrenquellen ausgesetzt sind.

Medizinprodukte im Schnell-Check

EKG, Defibrillator, Blutdruckmanschette oder Trage und Transportstuhl – bei einem Krankentransport sind viele Medizinprodukte im Einsatz. Industrienormen wie die DIN ISO 9001:2015 oder das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz fordern, dass diese Geräte spätestens alle zwei Jahre überprüft werden. Bei Ambulanz Schrörs sind alle Medizinproduktebücher, die aktuellsten Prüfprotokolle sowie die kommenden Prüftermine im System von orgavision digital hinterlegt. Steht ein Audit an, finden Rettungssanitäter über die Suchfunktion alle Dokumente – auf dem neusten Stand und mit Seriennummern hinterlegt. Statt langem Fahnden nach entsprechenden Formularen und Blättern, reicht die Eingabe dieser Seriennummer (SN), um die zur Trage oder zum EKG gehörenden Dokumente zu finden. Praktisch ist in diesem Zusammenhang die automatische Termin-Erinnerungsfunktion der Software. So wird kein Termin mehr verpasst.

Einen Grund für die schlanke Aufstellung des Unternehmens sieht Mirko Schweimer im Einsatz von einer Software für QM- und Informationsmanagement: »Wir ersparen dadurch den Fachbereichsleitungen zeitaufwändige Formalitäten, sodass sie ihre Ressourcen sinnvoller einsetzen können«, bringt es der QM-Manager auf den Punkt. Denn alle Prozessschritte laufen über orgavision. Die komplette Kommunikation zwischen Rettungsfahrzeugen und Leitstellen wird ebenso über das Online-System abgewickelt. Es bewegt alle Beteiligten sich permanent mit der Qualitätssicherung zu beschäftigen. Wird beispielsweise eine neue Arbeitsanweisung erstellt, erhalten alle betreffenden Kollegen einen Link zum Dokument und bestätigen mit einem Klick, dass sie es gelesen und damit zur Kenntnis genommen haben. »Dadurch sind wir in der Lage, extrem flexibel und in Echtzeit auf Veränderungen des Marktes, neue Kundenwünsche und Anforderungen der medizinischen Forschung zu reagieren. Das verschafft uns Wettbewerbsvorteile.«

Fehler- und Beschwerdemanagement

Ambulanz Schrörs lebt ein aktives Fehler- und Beschwerdemanagement. So können etwa Mitarbeiter anonym – nach Datenschutzrichtlinien – über orgavision Fehler melden, die ihnen im Einsatz aufgefallen sind. Etwa wenn ein Kollege eine Trage oder einen Krankentransportstuhl fehlerhaft betätigt. Nach Prüfung durch den zuständigen Fachbereichsleiter, Betriebsrat und Geschäftsführung führt das gegebenenfalls zu Nachschulungen oder löst eine Prozesskette aus – mit dem Ziel, den Fehler abzustellen. Gleiches Prinzip gibt es auch für Kunden, die etwa zu lange auf einen Krankentransport warten mussten und das reklamieren. Beide Kommunikationswege bildet orgavision ab. Wobei eine Dokumentenhistorie ebenso den Verlauf eines geänderten Arbeitsprozesses abbildet. Etwas, das Normer und Zertifizierer gerne sehen wollen.


Über Ambulanz Schrörs

Vor knapp 20 Jahren startete Robert Schrörs mit zwei Krankentransportwagen im Hamburger Süden. Heute sind 30 Fahrzeuge mit 50 Besatzungsmitgliedern in der 2,5 Millionen Menschen Metropolregion unterwegs. Der Familienbetrieb betreibt inzwischen in sechs Hamburger Stadteilen Leitstellen, hinzu kommt im benachbarten Niedersachsen eine weitere Wache. Inklusive Verwaltung sind gerade einmal sechs Kollegen für die Administration zuständig. Zur Einsatzkoordination betreibt Schrörs eine Einsatzleitstelle in Hamburg-Bramfeld. Neben der zentralen Dienstleistung „Qualifizierter Krankentransport“ hat das Unternehmen weitere Geschäftsfelder der Gesundheitswirtschaft etabliert und zu einem ganzheitlichen Portfolio der präklinischen Versorgung und Notfallmedizin ergänzt.