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@orgavision ∙ 23. Nov

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Effiziente Dokumentensteuerung
für über 200 Einrichtungen

AWO Alten-, Jugend- und Sozialhilfe gGmbH
  • mehr als 5.000 Mitarbeitende
  • Über 200 Einrichtungen
  • Sozialwirtschaft
  • Qualitäts- & Wissensmanagement
  • Dokumentenlenkung
Lesezeit
5 Min.

Herausforderung
Schnelle Einführung einer flexiblen QM-Lösung, die eine leicht anpassbare Lenkung von Dokumenten in einer dezentralen, heterogenen Unternehmensstruktur ermöglicht.

Lösung
Dokumentensteuerung und normgerechte Dokumentation aller AWO-Einrichtungen zentral ver­waltet und online erreichbar durch orga­vision.

Mehrwert
Gesteigerte Mitarbeiterakzeptanz, da Dokumentenlenkung auf Bedürfnisse einzelner Einrichtungen und verschiedener Mitarbeiter:innen ausgerichtet ist.


Effizienz und Qualität trotz Heterogenität  

Das Thema Qualitätsmanagement spielte von Anfang an eine zentrale Rolle innerhalb der Organisation. Dabei erwies sich die spezifische Organisationsstruktur als besondere Herausforderung. Dr.  Annett Thomalla, Leiterin Qualitätsmanagement bei der AWO AJS, berichtet: „Die schiere Vielzahl der Dokumente und Verfahrens­anweisungen, die Heterogenität der einzelnen Fachgebiete von der Kinderkrippe bis zur Altenhilfeeinrichtung mit ihren über das ganze Bundesland verstreuten Einrichtungen machen das Qualitäts­manage­ment in unserem Hause zu einer sehr komplexen Angelegenheit. Als wir uns vor nunmehr zehn Jahren auf die Suche nach einer neuen QM-Lösung machten, war eines der entscheidenden Kriterien, dass diese nicht nur eine unkomplizierte Einbindung aller Dokumente und deren zentrale Steuerung ermöglicht, sondern vor allem auch ein hohes Maß an indi­vi­du­eller Gestaltung innerhalb der einzelnen Fachgebiete zulässt.“

Die meisten Lösungen erwiesen sich als nicht praktikabel und eine auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Ein­richtungen ausgerichtete Dokumentenlenkung war so nicht möglich. Somit wurden damals einzelne Dokumente an die Mitarbeiter:innen und Einrichtungen verschickt und jeweils vor Ort mit einem enormen Aufwand angepasst. Unterschiedliche Ergebnisse und Abweichungen in der Qualität waren die Folge. 

Die AWO AJS kam schließlich mit orgavision in Kontakt, dessen flexible Architektur und intuitives Anwendungskonzept perfekt auf die Belange des Unternehmens zugeschnitten waren. Bereits wenige Wochen später erfolgte der Projektstart und nach einem halben Jahr konnte mit der Einführung von orgavision begonnen werden.

„Die einfache Lenkung und Freigabe von Dokumenten, Maßnahmenplanung und -überwachung haben ganz wesentlich zu einer effizienteren Arbeit beigetragen.“

Einheitlich und anpassbar: QM & Dokumentenlenkung

Die Etablierung von orgavison, die federführend von zwei Personen gesteuert wurde, erfolgte etappenweise und startete in der Hauptgeschäftsstelle der AWO AJS. Anschließend wurden die Pflege­heime integriert und Mitarbeiterschulungen vollzogen; schließlich folgten die ambulanten Pflegedienste und die Kitas, später die Einrichtungen der Behindertenhilfe. Die Arbeit mit orgavision als QM-System und Plattform zur Lenkung von Dokumenten wird laut Dr. Annett Thomalla heute als basisdemo­kratischer Prozess verstanden und gelebt: „Das System wird mit und vor allem von unseren Mitarbeiter:innen gestaltet und formuliert. Der Anteil, den die Einrich­tungen mit ihren Teams frei definieren und gestalten können, beträgt etwa ein Drittel des gesamten Dokumentations­volumens. Diese Inhalte werden nach der Fertigstellung dann noch einmal auf Konformität geprüft und gegebenenfalls angepasst. Dank dieser Einbeziehung aller ist die Akzeptanz für die Lösung ausgesprochen hoch.“

Zentral gesteuert und doch einfach

Jede Einrichtung der AWO AJS besitzt einen eigenen Ordner in orgavision mit allgemeinen und einrichtungsspezifischen Inhalten. Dokumentationen werden zen­tral zur Verfügung gestellt und bei Bedarf inhaltlich an die jeweilige Institution angepasst. Individuelle Änderungen werden von der zentralen Stabsstelle gesichtet und auf Konformität mit verbindlichen Regelungen hin geprüft, gegebenenfalls Korrekturen veranlasst. „So wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ganz natürlich gelebt. Das Ergebnis ist eine große Arbeitserleich­terung, auf die keiner unserer Mitarbeiter:innen verzichten möchte“, berichtet Dr. Annett Thomalla, Leiterin QM. 

„Die komplexe Dokumentenlenkung über ein verteiltes System von über 200 Einrichtungen ist schnell und transparent organisiert und funktioniert inklusive aller Anhänge überaus zuverlässig.“

Die hohe Mitarbeiter­akzeptanz gründet sich außerdem auf den einfachen „Social-QM-Funktionen“: Mitarbeiter:innen können unkompliziert Dokumente kommentieren, weitere Informationen ergänzen und auf Verbesserungspotentiale hinweisen. Sie erhalten zeitnah eine Antwort zur Umsetzung ihrer Vorschläge, so wird QM bei uns lebendig.

Integriertes Managementsystem zum selber bauen

Was in der AJS vor mehr als zehn Jahren als klassisches QM-System begann, hat sich inzwischen zu einem komplexen integrierten Managementsystem entwickelt. Ausgehend von den Werten der Arbeiterwohlfahrt wurden neben Qualität auch die Themen Nachhaltigkeit, Compliance, Gesundheitsmanagement und Personalentwicklung integriert. Dieser Prozess wäre ohne orgavision undenkbar gewesen.


Über AWO AJS Thüringen

Mit mehr als 5.000 Mitarbeiter:innen und 200 sozialen Einrichtungen (u. a. 52 Kinder­tagesstätten und 39 Altenpflegeheime) ist die AWO Alten-, Jugend- und Sozial­hilfe (AJS) gGmbH mit Sitz in Erfurt die größte gemeinnützige Trägergesellschaft innerhalb der AWO Thüringen.

Durch die Übernahme der Trägerschaft von kommunalen Einrichtungen und die Integration sozialer Dienst­leistungen von AWO Kreisverbänden in Thüringen ist die Gesellschaft in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Zahlreiche Seniorenpflegeheime wurden neu gebaut, viele Einrichtungen saniert.

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