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@orgavision ∙ 17. Aug

Dass #Digitalisierung im #Qualitätsmanagement mehr ist, als auf dem Share-Ordner abgelegte Dokumente, zeigt die Vermicon AG. Vor gut einem Jahr hat das Unternehmen die Software #orgavision eingeführt und baut nun auf ein stabiles Prozessfundament auf. https://bit.ly/qm-vermicon 

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Effiziente Dokumentensteuerung
für über 160 Einrichtungen

AWO Alten-, Jugend- und Sozialhilfe gGmbH
  • 4.000 Mitarbeiter
  • über 160 Einrichtungen
  • Sozialwesen
  • Qualitäts- & Wissensmanagement
  • Dokumentenlenkung
Lesezeit
6 Min.

Herausforderung
Schnelle Einführung einer flexiblen QM-Lösung, die eine flexible Lenkung von Dokumenten in einer dezentralen, heterogenen Unternehmensstruktur ermöglicht.

Lösung
Dokumentensteuerung und normgerechte Dokumentation aller AWO-Einrichtungen zentral ver­waltet und online erreichbar durch orga­vision.

Mehrwert
Gesteigerte Mitarbeiterakzeptanz, da Dokumentenlenkung auf Bedürfnisse einzelner Einrichtungen und verschiedener Mitarbeiter ausgerichtet ist.


Effizienz und Qualität trotz Heterogenität  

Das Thema Qualitätsmanagement hatte von Anfang an eine zentrale Rolle innerhalb der Organisation. Dabei erwies sich die spezifische Organisationsstruktur als besondere Herausforderung. Dr.  Annett Thomalla, Leiterin Qualitätsmanagement bei der AWO AJS, berichtet: »Die schiere Vielzahl der Dokumente und Verfahrens­anweisungen, die Heterogenität der einzelnen Fachgebiete von der Kinderkrippe bis zur Altenhilfeeinrichtung mit ihren über das ganze Bundesland verstreuten Einrichtungen machen das Qualitäts­manage­ment in unserem Hause zu einer sehr komplexen Angelegenheit. Als wir uns auf die Suche nach einer neuen QM-Lösung machten, war eines der entscheidenden Kriterien, dass diese nicht nur eine unkomplizierte Einbindung aller Dokumente und deren zentrale Steuerung ermöglicht, sondern vor allem auch ein hohes Maß an indi­vi­du­eller Gestaltung innerhalb der einzelnen Fachgebiete zulässt.«

Die meisten Lösungen erwiesen sich als nicht praktikabel und eine auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Ein­richtungen ausgerichtete Dokumentenlenkung war so nicht möglich. Somit wurden einzelne Dokumente an die Mitarbeiter und Einrichtungen verschickt und jeweils vor Ort mit enormen Aufwand angepasst. Unterschiedliche Ergebnisse und Abweichungen in der Qualität waren die Folge. 

Die AWO AJS kam schließlich mit orgavision in Kontakt, dessen flexible Architektur und intuitives Anwendungskonzept perfekt auf die Belange des Unternehmens zugeschnitten waren. Bereits wenige Wochen später erfolgte der Projektstart und nach einem halben Jahr konnte mit der Einführung von orgavision begonnen werden.

"Einfache Lenkung und Freigabe von Dokumenten, Maßnahmenplanung und -überwachung haben ganz wesentlich zu einer effizienteren Arbeit beigetragen.“

Basisdemokratisches QM & Dokumentenlenkung

Die Etablierung von orgavison, die federführend von zwei Mitarbeitern gesteuert wurde, erfolgte etappenweise und startete in der Hauptgeschäftsstelle der AWO AJS. Anschließend wurden die Pflege­heime integriert und Mitarbeiterschulungen vollzogen; schließlich folgten die ambulanten Pflegedienste und die Kitas, später die Einrichtungen der Behindertenhilfe. Die Arbeit mit orgavision als QM-System und Plattform zur Lenkung von Dokumenten wird laut Dr. Annett Thomalla heute als basisdemo­kratischer Prozess verstanden und gelebt: »Das System wird mit und vor allem von unseren Mitarbeitern gestaltet und formuliert. Der Anteil, den die Einrich­tungen und Mitarbeiter frei definieren und gestalten können, beträgt etwa ein Drittel des gesamten Dokumentations­volumens. Diese Inhalte werden nach der Fertigstellung dann noch einmal auf Konformität geprüft und gegebenenfalls angepasst. Dank dieser Einbeziehung der Mitarbeiter ist die Akzeptanz für die Lösung ausgesprochen hoch.«

Zentral gesteuert und doch einfach

Jede Einrichtung der AWO AJS besitzt einen eigenen orgavision Zugang mit allgemeinen und einrichtungsspezifischen Inhalten. Dokumentationen werden zen­tral zur Verfügung gestellt und bei Bedarf inhaltlich an die jeweilige Institution angepasst. Individuelle Änderungen werden von der zentralen Stabsstelle gesichtet und auf zentrale Konformität hin geprüft, gegebenenfalls Korrekturen veranlasst. »So wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ganz natürlich gelebt. Das Ergebnis ist eine große Arbeitserleich­terung, auf die keiner unserer Mitarbeiter verzichten möchte«, berichtet Dr.  Annett Thomalla, Leiterin QM. 

»Die komplexe Dokumentenlenkung über ein verteiltes System von über 160 Einrichtungen ist schnell und transparent organisiert und funktioniert inklusive aller Anhänge überaus zuverlässig.« 

Die hohe Mitarbeiter­akzeptanz gründet sich außerdem auf der umfassenden Suchfunktion: Durch einfache Eingabe eines Suchbegriffs wie ›Pflegehilfsmittel‹ können alle relevanten Inhalte gefunden werden, auch aus archivierten Protokollen, Rundschreiben usw. 

Die AWO AJS strebt eine Tandem-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 und zusätzlichen AWO-spezifischen Anforderungen als Gütesiegel ihrer Qualität an. Durch die Einführung von orgavision sind alle Voraussetzungen für ein effi­zientes Qualitätsmanagement erfüllt und die Weichen für eine umfassende, unab­hängige Prüfung gestellt.


Über AWO AJS Thüringen

Mit 4.000 Mitarbeitern und mehr als 160 sozialen Einrichtungen (u. a. 44 Kinder­tagesstätten und 30 Altenpflegeheime) ist die AWO Alten-, Jugend- und Sozial­hilfe (AJS) gGmbH mit Sitz in Erfurt die größte gemeinnützige Trägergesellschaft innerhalb der AWO Thüringen. In den Jahren 1999 bis 2010 hat das moderne Dienst­leistungsunternehmen, welches Teil des bundesweit agierenden Verbandes Arbeiter­wohlfahrt ist, über 100 Mio. Euro in soziale Projekte investiert. 

Durch die Übernahme der Trägerschaft von kommunalen Einrichtungen und die Integration sozialer Dienst­leistungen von AWO Kreisverbänden in Thüringen ist die Gesellschaft in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Zahlreiche Seniorenpflegeheime wurden neu gebaut, viele Einrichtungen saniert.

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