Komplexität normgerecht managen

Die Managementsysteme ISO 9001: 2008, ISO 14001:2004, HACCP EN 15593:2008, FSC und PEFC wurden seit 1991 kontinuierlich aufgebaut und weiterentwickelt, wobei die Umwelt- und Hygiene-Managementsysteme im Jahre 2007 zertifiziert wurden. Im September 2009 erfolgte durch einen Beschluss der Geschäftsleitung der Startschuss zur Umstellung der gesamten Dokumentation des Integrierten Managementsystems beider Werke in orgavision – mit dem Ziel einer erfolgreichen IMS-Zertifizierung. Den zeitlichen Rahmen gaben die Erneuerungsaudits im Juni 2010 vor. Voraussetzung für die Einhaltung dieses engen zeitlichen Rahmens war die fachkundige Begleitung durch die externen Berater und orgavision Partner Frau Elisabeth Zinnegger (Gesamtprojektleitung und Niklasdorf) und Herr Ewald Krajnc (für Vevče).

Für beide Werke wurde eine Projektgruppe gebildet und das Projekt über eine gemeinsame Lenkungsgruppe gesteuert. Der Projektablauf wurde parallel in beiden Werken abgewickelt. Die QM-Beauftragten wurden geschult und es wurde das Sprachmodul in Slowenisch erarbeitet und zur Verfügung gestellt. Führende Mitarbeiter wurden jeweils in ihrer Muttersprache, also Slowenisch oder Deutsch, geschult. Durch die Struktur des Projektes und die Möglichkeiten von orgavision wurden alle Prozesse, Abläufe und Dokumente im Sinne eines Re-Engineerings aktualisiert und eingespielt. Das Programm wurde durch die Mitarbeiter schnell und aktiv angenommen, ebenso die Tools für Korrektur/-Vorbeugungs- und Verbesserungsprojekte. So wurden die einzelnen Aufgaben der Projektmitarbeiter qualifiziert und planmäßig erarbeitet. Die Herausforderung, die einzelnen Managementsysteme zu integrieren, ist sehr gut gelungen. Die Auditoren der Zertifizierungsstellen wurden früh eingebunden und sie erhielten für die Audit-Vorbereitung einen Online-Zugang für die Dokumentenprüfung

Es ist gelungen, die gesamte, komplexe Dokumentation des integrierten Managementsystems mit seinen Bestandteilen ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, HACCP EN 15593:2008, FSC und PEFC allen Nutzern einfach zugänglich zu machen. Denn es ist B&B ein Anliegen, dass die Verantwortungen an allen Positionen wahrgenommen werden. Schon früh wurden die internen wie auch die externen Audits mit Hilfe von orgavision durchgeführt. Dies führte zu einer neuen Qualität und Klarheit und vor allem Effektivität bei den Audits, aber auch bei den daraus folgenden Verbesserungsmaßnahmen. Als Software-as-a-Service (SaaS) Lösung kann von jedem Internetarbeitsplatz auf orgavision zuge­griffen werden. Dies erspart B&B nicht nur die Installation und den Betrieb der Lösung, sondern die externen Auditoren erhielten für die Zeit des Audits zudem eine Zugangsberechtigung und so konnte die Dokumentenüberprüfung weitgehend online durchgeführt werden.

Das System wurde gemeinsam mit orgavision mehrsprachig entwickelt, d. h. jeder Benutzer kann mit der Arbeitsoberfläche in seiner Sprache arbeiten, was zu einer deutlich höheren Akzeptanz des Projekts und damit auch der Management-Systeme geführt hat. Ein weiterer Nutzen für die internationalen Verkaufsagenturen ist die Möglichkeit, einfach via Webbrowser auf einen für sie freigeschalteten Bereich in Englisch zugreifen zu können und somit ihre aktuellen Spezifikationen, Dokumente und Zertifikate schnell, aktuell und sicher abzurufen. Ein Vorgang, der sonst viel Zeit bei den entsprechenden Mitarbeitern im Vertrieb von B&B gekostet hat. Insgesamt ist es gelungen, den Gedanken des Re-Engineerings, die Überarbeitung, Vereinfachung und Zusammenführung der einzelnen Managementsysteme mit orgavision erfolgreich umzusetzen. B&B hat dadurch die gesteckten Ziele erreicht und somit die Basis für die nächsten Entwicklungen geschaffen.

B&B Labels & Flexpack, der führende Hersteller von Etiketten- und flexiblen Verpackungspapieren mit den beiden Werken in Niklasdorf (Österreich) und Vevče (Slowenien) ist Teil der ROXCEL Gruppe mit Sitz in Wien. Die ROXCEL Gruppe ist ein weltweit tätiges Handelsunternehmen welches die Druck- und Verpackungsindustrie mit nahezu allen benötigten faserbasierenden Ausgangsstoffen versorgt. Für B&B ist die Herstellung dieser Papiere ein hochtechnologischer und komplexer Prozess, für dessen Umgang eine hohe Ausbildung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen notwendig ist. Die Bedienung der modernen, hochtechnischen Produktionsanlagen ist komplex. Der Umgang und die Verarbeitung von Papier basiert heute auf moderner Forschung und auf permanenter Entwicklung. Die Herstellung geschieht unter Einsatz moderner Prozess- und Qualitätsleitsysteme. Brigl & Bergmeister ist angesiedelt im Herzen Europas in Niklasdorf / Österreich in der Steiermark und beschäftigt 254 MitarbeiterInnen. Papirnica Vevče liegt in Slowenien im Großraum Ljubljana, beschäftigt 312 MitarbeiterInnen und ist eine 100 %-ige Tochter von B&B.