Ein QM für den gesamten Verband

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Caritasverbands leisten in vielen Bereichen wertvolle Arbeit für Schwache und Menschen in Not. Der Caritasverband Bruchsal e.V. engagiert sich in den Bereichen Alter und Gesundheit, Gemeindepsychiatrie, Kinder und Jugend, Familie und Arbeit, Tafeln und wohnungslose Menschen. Das Wohl der Hilfebedürftigen steht dabei stets im Fokus aller. Umso wichtiger ist es, die knappen, wertvollen Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen. Dieser Anspruch muss auf allen Ebenen des Wohlfahrtsverbands gelten, auch im Qualitätsmanagement.

Die Anforderungen an die Qualitätssicherung sind insbesondere im Bereich Altenpflege sehr hoch. Darum entschloss sich der Caritasverband vor zehn Jahren entsprechende Managementprozesse zu etablieren. „Wir starteten ein breit angelegtes Projekt“, erinnert sich Jürgen Häffner, Qualitätsmanagementbeauftragter des Caritasverbands Bruchsal. „In dem damaligen Qualitätsmanagementsystem wurden die Prozesse für die stationäre, ambulante und teilstationäre Pflege abgebildet.“ Die Anwendung leistete zunächst gute Dienste, stieß allerdings Ende 2017 an ihre Grenzen.

Damals beschloss der Caritasverband, ein System für den gesamten Verband zu etablieren. „Der Verband ist stark heterogen organisiert“, erläutert Häffner. „Das damals eingesetzte Tool war aus meiner Sicht mit dieser vielschichtigen Struktur überfordert.“ Aus diesem Grunde startete die Recherche nach einer geeigneten und praxisbewährten Lösung – ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) für den Gesamtverband.

Auf der Suche nach einem passenden System hörte sich Jürgen Häffner natürlich auch bei anderen sozialwirtschaftlichen Verbänden um und stellte schnell fest, dass sich das integrierte Managementsystem (IMS) orgavision hier länger schon als feste Größe etabliert hatte.

Das IMS unterstützt seine Benutzer schnell und strukturiert bei der täglichen Bearbeitung von diversen organisatorischen Aufgaben. Überzeugend war dabei vor allem die mit dem Tool mögliche Abbildung aller Qualitätsmanagement-relevanten Aufgaben, wie beispielsweise die Dokumentenlenkung oder die automatische Versionierung der Dokumente und Prozessbeschreibungen. „Diese Funktionen erleichtern unsere Arbeit sehr“, erläutert der Qualitätsmanager. „Mit dem alten System mussten wir die Dokumente händisch abgleichen, mit orgavision funktioniert die Versionierung automatisch.“ Auch kann das Organisationshandbuch des Caritasverbands Bruchsal nun wie ein Intranet abgebildet werden, inklusive personalisierter Startseite mit Willkommensgruß.

Der Verband nutzt orgavision „as a Service“ – was viele Vorteile mit sich bringt. „Da das Programm in der Cloud liegt, hat unsere EDV mit der Pflege und Wartung kaum Aufwand“, sagt Jürgen Häffner. Die intuitive Web-Oberfläche des Systems schätzt man beim Caritasverband sehr: Jeder kann unabhängig vom jeweiligen Standort notwendige Informationen, wie etwa Anleitungen für die Hygiene abrufen. „Es ist insbesondere bei unseren vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sehr wichtig, dass sie auch von unterwegs auf orgavision zugreifen können“, erläutert Häffner. „Auf diese Weise sind Kenntnisnahmen beispielsweise von neuen Prozessanweisungen von überall aus möglich.“

Das System des Freigabeprozesses ist aus Sicht von Jürgen Häffner ohnehin einer der größten Gewinne seit der Einführung von orgavision. „Man kann ganz genau angeben, wer eine neue Prozessbeschreibung prüfen, freigeben und zur Kenntnis nehmen soll“, erläutert er. „Alles ist im System hinterlegt, abrufbar und lückenlos dokumentiert.“ Eine besondere Dynamik erlebte diese orgavision-Funktionalität in der Corona-Krise. „Unsere Mitarbeitenden mussten stets und innerhalb kürzester Zeit die neuen Corona-Verordnungen kennen und die Kenntnis bestätigen“, erklärt Jürgen Häffner. „Wenn wir beispielsweise einen SARS-CoV-19 Ausbruch im Pflegeheim feststellen, was uns bis jetzt Gott sei Dank erspart blieb, muss alles ganz schnell gehen. Da ist es sehr hilfreich, dass wir auch mithilfe unseres Organisationshandbuchs orgavision wissen, wer welche Verantwortung trägt und wer sich um was kümmert. Klare Prozesse und die Maßgabe, dass in orgavision nur die aktuellsten Dokumente hinterlegt werden dürfen, führen zu einem erheblichen Zeitgewinn: kein Suchen, keine Unsicherheiten.“

Diesen Erfolgskurs will der Caritasverband Bruchsal e.V. auch künftig beibehalten. „Wir werden demnächst unsere Sicherheitsbelehrungen in orgavision abbilden“, stellt Jürgen Häffner in Aussicht. „Wir sind sehr glücklich damit, uns für orgavision entschieden zu haben“, fasst der Qualitätsmanagementbeauftragte zusammen. Mit orgavision ist es dem Caritasverband Bruchsal e.V. gelungen, seine Qualitätsmanagementprozesse auf ein neues Level zu heben. „Nach einer kleinen Mitarbeiterumfrage im Rahmen der Einführung nennen wir das System übrigens ,Caripedia´“, verrät Jürgen Häffner. „Für orgavision ist dieses Wortspiel aus meiner Sicht sehr passend, denn für uns Caritasmitarbeitende stellt es ein wichtiges internes Nachschlagewerk dar.“

Der Caritasverband Bruchsal vereint zahlreiche Standorte, verteilt über den gesamten nördlichen Landkreis Karlsruhe. Als Wohlfahrtsverband der katholischen Kirche engagiert er sich in den Bereichen Alter und Gesundheit, Gemeindepsychiatrie, Kinder und Jugend, Familie und Arbeit, Tafeln und wohnungslose Menschen. Der Caritasverband Bruchsal bietet eine breite Palette von sozialen Diensten an. Er betreibt drei Pflegeheime, vier Tages-Oasen, eine ambulant betreute Wohngemeinschaft, eine Sozialstation und 97 seniorengerechte Wohnungen für betreutes Wohnen, verteilt auf mehrere Häuser. Hinzu kommt ein Wohnheim und eine Tagesstätte für psychisch kranke Menschen, fünf Jugendzentren, Schulsozialarbeit an neun Schulen, Schulkindbetreuungsgruppen, ein Quartiersbüro, zwei Tagesstätten für Wohnungslose, sechs Tafelläden und ein Wohnheim für Menschen, die auf dem freien Wohnungsmarkt keine Unterkunft finden.
 

Der Verband wurde 1945 gegründet und hat heute etwa 700 hauptamtliche und 300 ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.