Motor des KVP

Zur Sicherung der Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen wie auch der internen Arbeitsabläufe setzte der DRK-Kreisverband lange Jahre auf das klassische QM-Handbuch. Die regelmäßig erforderlichen Aktualisierungen wurden den Mitarbeitern in der Zentrale und den Außenstellen in Papierform oder über ein Ordnersystem als PDF zur Verfügung gestellt. Dieses System stieß allerdings aus einer Vielzahl von Gründen an seine Grenzen. Angesichts der Größe und dezentralen Struktur des Unternehmens konnte nicht sichergestellt werden, dass alle Updates zeitnah vorgenommen wurden und die Handbücher den jeweils letzten Informationsstand aufwiesen. Der zeitliche Aufwand für die Bearbeitung und Freigabe der Dokumente uferte immer mehr aus, eine Kenntnisnahme der aktualisierten Inhalte konnte nicht lückenlos nachvollzogen werden.

Unter der Federführung von Qualitäts- und Bildungsmanager Ralf Bösel machte sich das Unternehmen so auf die Suche nach einer alternativen Lösung, für die ein umfangreicher Kriterienkatalog entwickelt wurde. Dieser beinhaltete unter anderem folgende Punkte: Überschaubarkeit der laufenden Kosten, Verwendbarkeit bereits vorhandener Dokumente, keine hohe Ressourcenbelastung, orts- und zeitunabhängiger Zugriff, geringe Anforderungen an die vorhandene Infrastruktur, hohe Nutzerakzeptanz und die Möglichkeit, die potenzielle Lösung ebenfalls als Kommunikationsplattform nutzen zu können. Der anschließende Evaluierungsprozess der unterschiedlichen Anbieter zog sich über einen Zeitraum von 18 Monaten, bis Herr Bösel von dem auf die Sozialwirtschaft spezialisierten Beratungsunternehmen Consolutions  auf die Lösung von orgavision aufmerksam gemacht wurde, die alle Wunschkriterien erfüllte. 

Als web- und browserbasierte Lösung war eine aufwändige Implementie­rung des Systems nicht notwendig, der Kreisverband konnte als Projekt­start unmittelbar mit der Schulung der projektverantwortlichen Mitarbeiter beginnen. Diese, in Person des stell­vertretenden Geschäftsführers und Herrn Bösels, wurden von einer Consolutions Mitarbeiterin in zwei Tagen mit den elementaren orgavision-Funk­tionen und Workflows vertraut gemacht und konnten anschließend mit dem Anlegen der firmenspezifischen Struk­tur und der Eingabe aller vorhandenen Dateien beginnen.

Nach fünf Monaten war dieser Part abgeschlossen und anschließend erfolgte die Einweisung an 200 mit Zugriffsrechten ausgestattete Mitarbeiter, eine weiterführende Schu­lung der Abteilungsleiter und der finale Roll-out der neuen Lösung.

Liefen die Freigabeprozesse und die Dokumentenverwaltung und -lenkung von Anfang an problemlos, so war der Zugriff durch die Mitarbeiter in den ers­ten Wochen noch nicht zufriedenstellend. Es wurde eine Dienstanwei­sung herausgegeben, welche die Mitarbeiter mit Sys­temzugriff verpflichtete, sich täglich (Verwaltung) oder mindestens einmal wöchentlich (Rettungsdienst) einzu­loggen. Das sorgte dafür, dass alle Involvierten zeitgleich immer mit den aktuellsten Dokumenten und Informationen versorgt und die Kenntnisnahme jederzeit nachvollzogen werden konnten.

Stellte dieser Projektschritt schon eine deutliche Verbesserung gegenüber dem alten Verfahren dar, so sorgte die später unternehmensweit ein­geführte Nutzung von orgavision als Kommunikationsplattform für einen weiteren Meilenstein. Das verhalf der Lösung zu einem wahren Popularitäts­schub. Ab diesem Zeitpunkt wurden alle Mitarbeiterinfos nur noch über orga­vision kommuniziert und das altgediente „schwarze Brett“ in den Ruhestand versetzt. So wurde die Plattform zur exklusiven und hochfre­quentierten Informationsquelle. Da der Zugriff auf die unterschiedlichen Informationen über ein umfangreiches Rechtema­nagement gesteuert werden kann, nutzen auch einzelne Abteilungen die Eignung als Kommunikationslösung und stellen Protokolle, Abteilungsziele und weitere relevante Informationen in eigens dafür angelegte Ordner ein.

Mit der Einführung des Audit- und Maß­nahmenmanagements wurde dann das volle Potenzial der neuen Plattform er­schlossen. Verbesserungsvorschläge, Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen sowie die Vorbereitungen für interne und externe Audits werden komplett über das System abgewickelt und sor­gen für eine wesentlich höhere Effizienz innerhalb des Unternehmens. Ralf Bö­sels Fazit fällt so insgesamt überaus positiv aus: „Die Anwendungsbereiche, innerhalb derer wir von orgavision pro­fitieren, sind breit gefächert. Über die reine Dokumentenverwaltung hinaus setzen wir die Lösung als Kommu­nikationsplattform ein, nutzen es für Mitarbeiterumfragen, zur Maßnahmen­steuerung und Audit-Abarbeitung. Wir können heute jederzeit nachvollziehen, ob Termine eingehalten und wichtige Informationen von den zuständigen Stellen registriert wurden. orgavision ist zum Motor eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses geworden, erspart uns Materialkosten und ver­ringert nicht zuletzt auch meinen per­sönlichen Aufwand für die Umsetzung des betriebsinternen Qualitätsmanage­ments beträchtlich. Heute bin ich kein Bittsteller mehr, der ständig um die Er­ledigung wichtiger Aufgaben anhalten muss. orgavisions Ampelsystem sorgt dafür, dass diese zeitnah und termin­gerecht umgesetzt werden.“

Der DRK-Kreisverband Zollernalb e.V. nimmt in seiner Region mit 160 haupt­amtlichen und über 1.400 ehrenamtlichen Mitarbeitern eine Vielzahl sozialer Aufga­ben wahr. Neben dem DRK-Hausnotruf, dem Angebot für  Essen auf Rädern, einer Einrichtung für betreutes Wohnen, zwei als Außenstellen betriebenen Rettungs­wachen und individuellen Besuchs­diensten bietet er mit seiner Sozialstation ebenfalls einen häuslichen Pflegedienst für Kinder und Erwachsene an. In der in Balingen beheimateten Zentrale betreibt der Verband darüber hinaus ein eigenes Ausbildungszentrum mit einem breiten Spektrum an Kursen und Fortbildungs­angeboten.