Wie schafft man ein gelebtes QM?

Qualitätsmanagement ist schon lange nicht mehr nur ein Thema des Gesundheitswesens und der Industrie. Auch der Rettungsdienst, insbesondere Feuerwachen, setzt zunehmend auf die Einhaltung der normativen Vorgaben. Ziel ist das Erreichen von Standards, die jedem Mitarbeiter als Richtlinie dienen und damit die Abläufe routinieren, die im Notfall Leben retten. Kernprozesse werden dabei dokumentiert; Sonderfälle erfasst und jedem Einzelnen zugänglich gemacht. Jeder Notruf-Meldende muss letztlich die gleiche Dienstleistungsqualität erhalten: vom Notrufeingang bis zum Eintreffen der Einsatzkräfte vor Ort. Soweit die Theorie.

Der Umsetzung in die Praxis stellte sich vor einiger Zeit auch die Feuerwehr Cottbus. Die größten Herausforderungen waren die Mitarbeiterakzeptanz, die Steuerung aktueller Informationen und die Dokumentenverwaltung. Das bisherige Qualitätsmanagement in Papierform wurde von den Kolleg*innen nicht gelebt und die aktive Beteiligung war sehr gering.

Motiviert, die Transparenz und Akzeptanz rund um das Thema „Qualität“ zu steigern und gleichzeitig die Dienstleistungsqualität spürbar und nachhaltig zu erhöhen, begann die Leitstelle mit der Suche nach einem interaktivem, wirkungsvollerem QM-System. Nach kurzer Zeit entschied sich das Projekt-Team für die QM-Software orgavision. Vor allem überzeugten die umfangreichen Funktionalitäten und die zahlreichen Möglichkeiten zur Einbindung aller Mitarbeiter.

Mit einer internen Befragung wurden alle Anforderungen an die neue Dokumentation gesammelt. Das Projektteam formulierte daraufhin grundlegende Richtlinien zur Qualitätspolitik und übergreifende Qualitätsziele, die nun richtungsweisend für die künftige Arbeit sind. Ebenfalls wurde eine umfassende Prozesslandkarte entwickelt, welche alle vorhandenen Abläufe beschreibt und abbildet. „Unser Schwerpunkt liegt auf der Einführung von Standards, nach denen sich die Mitarbeiter richten können. Das gilt insbesondere für unsere Kernprozesse. Wir nehmen diese in Form von Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formularen und Verfahrensanweisungen auf. Zudem beschreiben wir auch alle Prozesse, die nicht alltäglich sind, aber gebraucht werden“, erklärt Ingolf Zellmann.

orgavision wird auch für die gezielte Verteilung von Informationen, zur Lenkung von Dokumenten und zur Dokumentationsverwaltung bei der Feuerwehr Cottbus genutzt. Automatisch wird dokumentiert, wann und an wen eine Neuigkeit oder Änderung kommuniziert wurde und wer diese zur Kenntnis genommen hat. So ist ein hohes Maß an Rechtssicherheit hergestellt und Haftungsrisiken werden minimiert.

Natürlich hat ein so großes Vorhaben auch seine Stolpersteine: Anders als erwartet, war die Herausforderung nicht die Implementierung und Anwendung der Software, sondern das initiale Überzeugen der Mitarbeitenden. Nach erster Skepsis erkannten diese jedoch schnell, dass der anfängliche Mehraufwand letztlich zur alltäglichen Erleichterung führt. Mittlerweile wird orgavision bei der Feuerwehr Cottbus aktiv als QM-Werkzeug genutzt. Mitarbeitende der Leitstelle verfassen Kommentare zu Elementen, erledigen ihre Aufgaben und Kenntnisnahmen über orgavision und sind so immer auf dem neusten Stand. Zukünftig soll das erfolgreiche Qualitätsmanagementsystem auch auf alle anderen Servicebereiche ausgeweitet werden.

Mittlerweile wird orgavision bei der Feuerwehr Cottbus aktiv als Qualitätsmanagement-Werkzeug genutzt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Leitstelle verfassen Kommentare zu Elementen, erledigen ihre Aufgaben und Kenntnisnahmen über orgavision und sind so immer auf dem neusten Informationsstand. Das digitale QM ist nicht nur ein Gradmesser für die eigene Qualität, sondern gibt vor allem Sicherheit in der täglichen Arbeit: Damit im Notfall alles funktioniert. Das QMS soll auch auf weitere Servicebereiche ausgeweitet werden.