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@orgavision ∙ 17. Aug

Dass #Digitalisierung im #Qualitätsmanagement mehr ist, als auf dem Share-Ordner abgelegte Dokumente, zeigt die Vermicon AG. Vor gut einem Jahr hat das Unternehmen die Software #orgavision eingeführt und baut nun auf ein stabiles Prozessfundament auf. https://bit.ly/qm-vermicon 

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Wiederbelebung des Qualitätsmanagements

Feuerwehr Cottbus – Regionalleitstelle Lausitz
  • Feuerwehr
  • 7.179 km² Zuständigkeitsbereich
  • ca. 50 Mitarbeiter
  • Qualitäts- und Dokumentenmanagement
Lesezeit
6 Min.

Herausforderung
Aktivierung des Qualitätsmanagements – vom unwirksamen Papier-Handbuch zum interaktiven QMS mit digitaler Dokumentenverwaltung

Lösung
Umstrukturierung und Neuausrichtung: Einführung von standardisierten Kernprozessen in Form von Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formularen & Verfahrensanweisungen

Mehrwert
Wirkungsvolles und interaktives Qualitätsmanagementsystem als Grundstein für eine ISO 9001-Zertifizierung


Dokumente mit Leben füllen

Qualitätsmanagement ist schon lange nicht mehr nur ein Thema des Gesundheitswesen und der Industrie. Auch der Rettungsdienst, insbesondere Feuerwachen, setzt zunehmend auf die Einhaltung der normativen Vorgaben. Ziel ist das Erreichen von Standards, die jedem Mitarbeiter als Richtlinie dienen und damit die Abläufe routinieren, die im Notfall Leben retten. Kernprozesse werden dabei dokumentiert; Sonderfälle erfasst und jedem Einzelnen zugänglich gemacht. Jeder Notrufmeldende muss letztlich die gleiche Dienstleistungsqualität erhalten: vom Notrufeingang bis zum Eintreffen der Einsatzkräfte vor Ort. Soweit die Theorie.

Der Umsetzung in die Praxis stellte sich vor einiger Zeit auch die Feuerwehr Cottbus. Die größten Herausforderungen waren die Mitarbeiterakzeptanz, die Steuerung aktueller Informationen und die Dokumentenverwaltung. Das bisherige Qualitätsmanagement in Papierform wurde von den Kolleg*innen nicht gelebt und die aktive Beteiligung war sehr gering. 

Standards und Routine für den Notfall schaffen

Motiviert, die Transparenz und Akzeptanz rund um das Thema „Qualität“ zu steigern und gleichzeitig die Dienstleistungsqualität spürbar und nachhaltig zu erhöhen, begann die Leitstelle mit der Suche nach einem interaktivem, wirkungsvollerem QM-System. Nach kurzer Zeit entschied sich das Projekt-Team für die QM-Software orgavision. Vor allem überzeugten die umfangreichen Funktionalitäten und die zahlreichen Möglichkeiten zur Einbindung aller Mitarbeiter.

Mit einer internen Befragung wurden alle Anforderungen an die neue Dokumentation gesammelt. Das Projektteam formulierte daraufhin grundlegende Richtlinien zur Qualitätspolitik und übergreifende Qualitätsziele, die nun richtungsweisend für die künftige Arbeit sind. Ebenfalls wurde eine umfassende Prozesslandkarte entwickelt, welche alle vorhandenen Abläufe beschreibt und abbildet. „Unser Schwerpunkt liegt auf der Einführung von Standards, nach denen sich die Mitarbeiter richten können. Das gilt insbesondere für unsere Kernprozesse. Wir nehmen diese in Form von Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formularen und Verfahrensanweisungen auf. Zudem beschreiben wir auch alle Prozesse, die nicht alltäglich sind, aber gebraucht werden“, erklärt Ingolf Zellmann.

orgavision wird auch für die gezielte Verteilung von Informationen, zur Lenkung von Dokumenten und zur Dokumentationsverwaltung bei der Feuerwehr Cottbus genutzt. Automatisch wird dokumentiert, wann und an wen eine Neuigkeit oder Änderung kommuniziert wurde und wer diese zur Kenntnis genommen hat. So ist ein hohes Maß an Rechtssicherheit hergestellt und Haftungsrisiken werden minimiert. 

Wir hatten in der Vergangeheit schon viele Prozesse dokumentiert und für jeden zugänglich gemacht. Diese aber immer aktuell zu halten und sicherzustellen, dass bei Änderungen auch wirklich jeder Bescheid weiß, ist mit einem Papier-Handbuch kaum machbar.

Ein gelebtes QMS

Natürlich hat ein so großes Vorhaben auch seine Stolpersteine: Anders als erwartet, war die Herausforderung nicht die Implementierung und Anwendung der Software, sondern das initiale Überzeugen der Mitarbeitenden. Nach erster Skepsis erkannten diese jedoch schnell, dass der anfängliche Mehraufwand letztlich zur alltäglichen Erleichterung führt. Mittlerweile wird orgavision bei der Feuerwehr Cottbus aktiv als QM-Werkzeug genutzt. Mitarbeitende der Leitstelle verfassen Kommentare zu Elementen, erledigen ihre Aufgaben und Kenntnisnahmen über orgavision und sind so immer auf dem neusten Stand. Zukünftig soll das erfolgreiche Qualitätsmanagementsystem auch auf alle anderen Servicebereiche ausgeweitet werden.

Jetzt hat die Regionalstelle ein gelebtes QM-Handbuch, das Qualitätsmanagement wird kontinuierlich weiterentwickelt und die digitale Dokumentenverwaltung steiert die Effizienz. Damit wurde auch die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 erfolgreich durchgeführt. Das dient jedoch nicht nur als Gradmesser für die eigene Qualität, sondern gibt vor allem Sicherheit in der täglichen Arbeit: Damit im Notfall alles funktioniert.


Über die Regionalleitstelle Lausitz

Die Regionalstelle (RLS) Cottbus verfügt über 46 Mitarbeiter und zählt rund ca. 110.000 Einsätze pro Jahr. Die RLS übernimmt Aufgaben im Brandschutz, Rettungsdienst und Katastrophenschutz sowie Krankentransporte und Kassenärztliche Bereitschaftsdienste. Der Zuständigkeitsbereich der RLS Cottbus umfasst das Gebiet der Stadt Cottbus, die Landkreise Spree Neiße, Oberspreewald Lausitz, Dahme Spreewald und Elbe Elster (mit einer Gesamtfläche von 7.179 km² und einer Einwohnerzahl von rund 662.000).

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