Mit orgavision für Notsituationen gerüstet

Die Regionalleitstelle Nordwest der Feuerwehr Potsdam hat in 2021 ihre Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 erhalten. In einem besonderen Arbeitsumfeld, wo nie alle Mitarbeitenden gleichzeitig anwesend sind und Notrufe Sitzungen unterbrechen, ist es der Qualitätsmanagement-Beauftragten Julia Senf mit orgavision gelungen, ein effizientes und von allen Beteiligten gern genutztes Qualitätsmanagement aufzubauen.

Im Gespräch mit der Qualitätsmanagement-Beauftragten Julia Senf von der Feuerwehr Potsdam war Ines Lehrke von orgavision:

Liebe Frau Senf, vielen Dank, dass Sie sich für unser Interview die Zeit nehmen.
Sehr gern. Ich denke, von unseren Erfahrungen im Qualitätsmanagement können auch andere Feuerwehren profitieren.

Das klingt ja toll. Wann fing diese positive Entwicklung an?
Mit der Optimierung des Qualitätsmanagements ging es in 2016 so richtig los. Damals wurde die DIN EN ISO 9001:2015 vom Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) für die fünf Regionalleitstellen des Landes Brandenburg gefordert. Im selben Jahr fing ich bei der Feuerwehr Potsdam als Qualitätsmanagerin an. Wir starteten sofort mit dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems. Das bedeutete: Wir bestückten unzählige Aktenordner mit Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen auf Papier und aktualisierten die Dokumente fortwährend. Das war natürlich für alle sehr zeitaufwändig. Auch war es schwer, alle so schnell wie möglich über Neuerungen beispielsweise in Dienstanweisungen oder Prozessabläufen zu informieren. Schon alleine, weil viele Kolleginnen und Kollegen zwei Tage je 24 Stunden pro Woche arbeiten – und eben nicht wie in anderen Organisationen fünf Werktage im Büro sein können.

Wie haben Sie gemerkt, dass Sie sich im Bereich Qualitätsmanagement weiterentwickeln müssen?
Das dauerte nicht lange. Wir stießen mit dem damaligen System schnell an unsere Grenzen. Denn eine aktualisierte Dienstanweisung für die Notrufbearbeitung beispielsweise müssen alle sofort kennen und anwenden können. Darum haben wir die Entscheidung getroffen, neue Wege zu gehen.

Wie sind Sie auf orgavision aufmerksam geworden?
Wir haben unter anderem andere Leitstellen befragt, wie sie das Qualitätsmanagement lösen. In den Leitstellen Lausitz und Nordost arbeiten die Kolleginnen und Kollegen sehr erfolgreich mit orgavision. Die Einladung, uns die Software einmal vor Ort im Einsatz anzusehen, nahmen wir gern an. Damals war gerade die Sturmlage Kyrill ein Thema. Die Leitstelle Cottbus zum Beispiel hatte erstklassige Prozesslandkarten vorbereitet, die alle Beteiligten einsehen konnten. Wir waren sofort überzeugt, dass uns diese Lösung helfen kann. Umso froher waren wir dann, dass orgavision die Ausschreibung als Anwendungspartner im Bereich Qualitätsmanagement für die Feuerwehr Potsdam gewann.

Wie gestaltete sich die Einführung von orgavision?
Überraschend einfach. Und gleichzeitig zu Beginn auch sehr zeitaufwändig, da wir die Altdokumente der gesamten Feuerwehr Potsdam in orgavision erfasst haben. Es galt also alle bisherigen Prozessbeschreibungen einzupflegen und teilweise neu zu erstellen. Das hat am Anfang schon eine Menge Arbeit gemacht, aber es hat sich sehr gelohnt.

Inwiefern wirkte sich denn die Einführung von orgavision auf die Zertifizierung aus?
Um ganz sicherzugehen, dass wir alle Anforderungen für die Zertifizierung erfüllen, haben wir im September 2020 mithilfe unseres Qualitätsmanagementsystems orgavision ein internes Audit durchgeführt. Dabei haben wir unsere Lücken erkannt. Unsere größte Schwachstelle: Es fehlte ein Ticketsystem für Verbesserungsvorschläge. Das passende Erweiterungsmodul „Ereignismanagement“ von orgavision kam uns hier sehr gelegen.

Unsere Führungskräfte waren davon so begeistert, dass auch hier schnell entschieden wurde, das neue Feature einzuführen. Seit Dezember 2020 läuft das Ereignismanagement stabil und gut. In Vorbereitung auf das externe Audit holten wir uns sicherheitshalber auch noch einmal einen externen Berater an die Seite. Er gab uns zum Beispiel Tipps, welche Dokumente erforderlich sind. Nun haben wir gerade sehr erfolgreich die DEKRA-Zertifizierung DIN 9001-2015 abgeschlossen. Der Auditor war – von unserer Vorbereitung und wie wir das Thema Qualitätsmanagement umsetzen – absolut begeistert. Er konnte in orgavision sofort alle relevanten Dokumente in ihrer aktuellsten Fassung und mit allen relevanten Freigaben sowie Kenntnisnahmen finden. Unser erfolgreiches Audit hat sich schon bei anderen Feuerwehren rumgesprochen. Wir bekommen sogar Anfragen, wie wir das Qualitätsmanagement lösen.

Das freut uns sehr. Klingt ganz so, als ob die Einführung des Qualitätsmanagements mit orgavision ein voller Erfolg war?
Absolut. Wir haben heute keinen einzigen Aktenordner mehr. Alle Prozessbeschreibungen und Dienstanweisungen sind digitalisiert. Alle Mitarbeitenden können und wollen mit orgavision arbeiten. In der Volltextsuche geben sie den entsprechenden Suchbegriff ein, beispielsweise „Reanimation von Kindern“, und es öffnet sich das entsprechende Dokument in seiner neuesten Fassung. Auch auf fremdsprachige Checklisten, etwa für die Hilfe von Migrantinnen und Migranten können unsere Mitarbeitenden im Handumdrehen zugreifen. Die Arbeit mit orgavision bedeutet für uns alle hier eine enorme Arbeitserleichterung. Wir sparen nicht nur Zeit. Wir sind auch immer alle auf dem neuesten Stand – auch wenn nicht alle Mitarbeitenden zeitgleich im Büro sein können.

Wie gestaltete sich die Einführung von orgavision für die Mitarbeitenden der Feuerwehr Potsdam?
Gemischt. Wie in jeder anderen Organisation auch, arbeiten hier Menschen, die sind neuen Lösungen gegenüber aufgeschlossener als andere. Gerade ältere Kolleginnen und Kollegen vermissten anfangs die Aktenordner. Letztendlich hat es insgesamt etwa ein ¾ Jahr gebraucht, um alle Mitarbeitenden einzugewöhnen. Das liegt auch daran, dass es bei der Feuerwehr ganz schwer ist, alle Mitarbeitenden aufgrund von Schichtdiensten und Wochenendarbeit zu erreichen. Mein größter Erfolg war es, als eine ältere Kollegin eines Tages in mein Büro kam und mir feierlich den letzten Aktenordner überreichte. Sie meinte damals, den brauche sie nun nicht mehr. Sie hätte ja jetzt orgavision. Damit wusste ich, dass alle unser System nutzen. Der Weg dorthin mag manchmal steinig gewesen sein. Wir haben immer wieder  die Vorteile in den Fokus gerückt. Und wir haben allen den Zugang zum System erleichtert. Beispielsweise ermöglichten wir eine Synchronisierung mit den Passwörtern. Wenn es Neuerungen gibt, dann erhalten alle Mitarbeitenden eine E-Mail – sie müssen also nicht jeden Tag in orgavision nachschauen. Letztlich ist diese Rechnung aufgegangen. Das hat sich auch im Audit bestätigt. Der Auditor fragte beispielsweise wahllos Mitarbeitende, ob sie ihm zeigen können, wo sie die Prozessbeschreibung zu Wildunfällen finden. Jeder wusste sofort, wo sich das Dokument in orgavision befindet.

Vielen Dank für den freundlichen Austausch, Frau Senf.