Effizientes Qualitätsmanagement schafft Freiräume

Blinden, sehbehinderten oder mehrfachbehinderten Menschen die Teilhabe am Leben in der Gesellschaft ermöglichen und sie in ihrer Selbständigkeit unterstützen: Das ist das Ziel der Förder- und Wohnstätten gGmbH (FWS). Mit Wohneinrichtungen, Pflegedienst, Werkstatt, Tagesförderstätte und einem Therapie- und Fachzentrum hat sich die FWS zu einem renommierten Leistungserbringer verschiedener Einrichtungen für Menschen mit Behinderung im nördlichen Rheinland-Pfalz entwickelt.

Mit einem schlanken und effizienten Qualitätsmanagement sorgt der gemeinnützige Leistungserbringer für Menschen mit Behinderung dafür, dass Mitarbeitende effizient arbeiten können und mehr Zeit für ihre Klienten haben.

Die Entscheidung, das Qualitätsmanagement zu optimieren, fiel bei der FWS im Jahr 2018. Dokumente wurden bis dahin in einem Ordner „QM-Handbuch“ gesammelt, die Zuständigkeiten, Version und Wiedervorlage in der Fußzeile händisch eingetragen. Parallel pflegte die Geschäftsführung eine Freigabeliste, in der alle Dokumente aufgelistet waren. „Alle Revisionsdaten führten wir zu dieser Zeit in meinem Outlook-Kalender, um sie an die zuständigen Mitarbeitenden weiterzugeben“, erinnert sich Ute Heumann, Assistenz der Geschäftsführung. Flussdiagramme der Prozesse erstellte die FWS mit Visio und kopierte diese anschließend in Word-Dokumente. Für eine bessere Auffindbarkeit wurden sie zudem im Intranet veröffentlicht. „Pflicht-Kenntnisnahmen beispielsweise von Dienstanweisungen, Betriebsvereinbarungen, Ablaufbeschreibungen oder anderen Dokumenten transportierten wir in Papierform in die Bereiche. Die Kenntnisnahme durch Unterschrift wurde auf einer den Unterlagen beigefügten Liste in einem sogenannten Unterschriftenordner dokumentiert. Es war unglaublich zeitaufwändig, alles im Blick und auf dem neuesten Stand zu halten – da waren viel Fleiß und Hartnäckigkeit gefragt“, sagt Ute Heumann. Weil viele Arbeitsschritte im Qualitätsmanagement an einer Person hingen, geriet das Ganze ins Stocken, wenn diese nicht im Haus war. Die Prozessbeschreibungen waren zudem unübersichtlich und schwer lesbar.

Mit dem Gedanken, eine moderne Software für das QM einzuführen spielte die FWS schon länger. Zwar gab es dafür bereits ein System – dieses war jedoch den zunehmenden Anforderungen nicht mehr gewachsen. Als die Anregung zu einer QM-Software dann auch noch vom Auditor der Zertifizierungsgesellschaft kam, sahen sich Geschäftsführerin Iris Schubert und ihr Team einige Lösungen genauer an – unter anderem orgavision, das auch vom Auditor empfohlen wurde. Über die Paritätische Qualitätsgemeinschaft Rheinland-Pfalz/Saarland als Dachverband konnten zudem Sonderkonditionen vereinbart werden, sodass auch der Preis eine Rolle in der Entscheidung für orgavision spielte.

„Zu Beginn hatten wir eine engmaschige Betreuung durch den orgavision-Support und mehrere Inhouse-Schulungen. Sehr angenehm war, dass wir immer den gleichen Ansprechpartner hatten. Die Zusammenarbeit war sehr gut“, erinnert sich Christoph Weiand, zuständig für das Qualitätsmanagement, die Projektkoordination und Arbeitssicherheit, an die Einführung der Lösung. Die Basis der Mitarbeitenden einbeziehen und das System nach ihren Bedürfnissen aufbauen: Mit einer 15-köpfigen Projektgruppe ging die FWS dieses Vorhaben erfolgreich an. Mit dem Hochladen aller Dokumente, dem Einrichten von Rollen und Berechtigungen und Lenkungsinformationen der Dokumente folgte die Fleißarbeit. Für Weiand ideal in einer Phase mit viel Homeoffice zu erledigen. „Unser Anspruch war, eine intuitive Bedienbarkeit für verschiedene Altersgruppen zu erreichen. Die „Älteren“ klicken sich meist eher durch den Explorer, der unserer Serverstruktur sehr ähnelt. Die „Digital-Natives“ nutzen gerne den Bereich, der optisch an die Bedienung eines Smartphones erinnert und in dem man sich über Icons durch die verschiedenen Abteilungen bis hin zu den Abläufen und Dokumenten klicken kann. Die Volltextsuche ist immer auch eine Alternative“, erläutert Christoph Weiand mögliche Arbeitsweisen.

Der Anspruch: Zeitgewinn für die Klient:innen

Vorgänge, die sich mit dem vorherigen QM-System über Wochen ziehen konnten, bildet die FWS mit orgavision heute in transparenten Workflows ab – und gewinnt so jede Menge Zeit. Christoph Weiand erklärt: „Mit der nun verfügbaren Zeit konnten auf Leitungsebene viele neue und wichtige Themen angestoßen werden, mit denen wir uns weiterentwickeln können.“

Im Bereich der Werkstatt ist das QM bei der FWS so abgebildet, dass Prozessbeschreibungen auf den Prozesslandkarten klickbar sind. Das erleichtert die Navigation erheblich. Auch bei Audits erleichtert orgavision die Abläufe spürbar: Auditoren können ganz einfach als Gast hinzugeschaltet werden. So läuft die Zertifizierung zumindest in weiten Teilen virtuell ab – also zum Beispiel das Sichten des QM-Handbuchs. Erst zu den Interviews mit den Mitarbeitenden kommt der Auditor ins Haus. So war es auch im Lockdown 2020, als das Revisionsaudit für DIN EN ISO 9001 und AZAV stattfanden. „In der Lockdown-Phase konnte unser externer Auditor die Dokumentenprüfung komplett als Remote-Audit durchführen, das spart Zeit und Wege“, freut sich Weiand. So sind auch die Audits komfortabler realisierbar. Genauso erfolgreich wurde in 2021 die Rezertifizierung nach ISO 9001 und die Revision der AZAV durchgeführt.

Informationsplattform für die täglichen Aufgaben

„Wir nutzen orgavision heute auch als Wissensplattform. In unserem Info-Point stehen aktuelle Informationen, die unsere rund 650 Mitarbeitenden für ihre Arbeit brauchen. Das Abrufen dieser Seite gehört zu den täglichen Aufgaben aller Kolleginnen und Kollegen“, erklärt Christoph Weiand. Pflicht-Kenntnisnahmen etwa von Betriebsvereinbarungen, Dienstanweisungen oder aushangpflichtigen Gesetzen werden in einem digitalen Unterschriftenbuch dokumentiert. Über die Startseiten des Arbeitsbereichs können sich alle in ihre Arbeitsabläufe bis hin zu den Dokumenten navigieren. So kommt man auch im Vertretungsfall gut zurecht. Die am häufigsten genutzten Dokumente oder Links finden die Mitarbeitenden direkt in der Schnellstart-Leiste auf ihrer Startseite. Weiterführende Informationen bis hin zum Wissensmanagement sind im FWS-Wiki für alle verfügbar. FAQ-Seiten helfen bei den alltäglichen Fragestellungen. Für die Redakteure und Ordnerverantwortlichen werden Freigabe-Workflows komplett digital realisiert. Dadurch spart die FWS mit orgavision viel Zeit und Aufwand im Vergleich zu früher.

Effizientes Arbeiten durch transparente Prozesse

„Durch schnellere Auffindbarkeit und komfortablere Revisionen und Freigaben arbeiten wir heute deutlich effizienter und sparen einiges an Zeit. Früher mussten wir zum Teil Sitzungen abwarten, bis klar war, ob ein Dokument geändert werden soll oder einfach weiter gültig bleibt. Heute erledigen wir das sehr zügig. Entwicklungen und Kenntnisnahmen lassen sich lückenlos dokumentieren“, fasst Christoph Weiand zusammen. Künftig will die FWS ihre Kenntnisnahme-Workflows noch weiter verfeinern, um noch besser abbilden zu können, wer eine Information bereits bekommen hat und wer eine Erinnerung erhalten soll. Direkt in orgavision baut die FWS außerdem gerade ein weiteres QM-Handbuch für das Therapie- und Fachzentrum auf.

Die Förder- und Wohnstätten gGmbH (FWS) ist ein gemeinnütziger Leistungsanbieter für Menschen mit Behinderung. Ihr Schwerpunkt liegt seit der Gründung 1991 in der Arbeit mit blinden, sehbehinderten oder mehrfachbehinderten Menschen. Mit Angeboten in drei Schwerpunkten hilft die FWS Klientinnen und Klienten am Leben in der Gesellschaft teilzuhaben und sie in ihrer Selbständigkeit zu unterstützen: An sieben Standorten betreibt die FWS vielfältige Wohnmöglichkeiten für Menschen mit Unterstützungsbedarf. Außerdem gibt es eine Werkstatt für die Teilhabe am Arbeitsleben und eine Tagesförderstätte. Ein Therapie- und Fachzentrum bietet breit gefächerte Therapiemöglichkeiten für Menschen mit Einschränkungen an. Mit schlanken Prozessen und effizienten Arbeitsabläufen ist die FWS ein ideales Fallbeispiel für Qualitätsmanagement bei Förder- und Wohneinrichtungen.

Quelle Bildmaterial: FWS Kettig