Moderne Organisation in der Stiftungsarbeit

Zunächst stand das Qualitätsmanagement im Fokus  – heute nutzt die auf Innovation ausgerichtete Stiftung ihre integrierte Managementplattform auch für Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Datenschutz und Wissenstransfer, mit allen Synergieeffekten. Und wenn es heißt, „ich habe da mal ’ne Frage“ wird das jetzt meistens ganz selbstverständlich online beantwortet. Diese Zukunftsorientierung der Stiftung sollte sich auch in der eigenen Arbeitsorganisation widerspiegeln – durch klare Strukturen und komfortable, digitale Lösungen.

„Wir sind davon überzeugt, dass Wettbewerbsfähigkeit, Innovationskraft, Wissen und Lernen unmittelbar zusammenhängen und einander bedingen“, sagt Martin Rosorius, Leiter Verwaltung und Kommunikation. Intern sah man da Handlungsbedarf vor allem im Bereich Qualitätsmanagement (QM): Zwar absolvierte die nach ISO 9001 zertifizierte Organisation seit über zwanzig Jahren alle Audits ohne Beanstandungen. Doch in der täglichen Arbeit waren die benötigten Informationen und Dokumente oft nicht leicht zu finden, Lenkung und Freigabe von Dokumenten liefen nicht mehr reibungslos und es war aufwendig geworden, alle Versionierungen nachzuhalten und zentral zu pflegen „Das Qualitätsmanagement-System wurde nicht mehr wirklich von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gelebt, mit der bisherigen Darstellung und unserem QM-Handbuch stießen wir an Grenzen“, umreißt Martin Rosorius die Situation Anfang 2017. Da zudem die Zertifizierung nach der neuen Norm DIN EN ISO 9001:2015 mit ihren erhöhten Anforderungen im Wissensmanagement anstand, war die Zeit reif für eine neue Softwarelösung im Qualitätsmanagement.

Eine besondere Herausforderung ergab sich dabei bereits aus der recht komplexen Struktur der Stiftungsgruppe: Neben der Dr. Reinold Hagen Stiftung selbst umfasst die Organisation noch zwei Beteiligungsgesellschaften – die Hagen Engineering GmbH und die Weiterbildungsgesellschaft der IHK Bonn/Rhein-Sieg. Das Netzwerk der letzteren ist gemäß den Vorgaben der IHK physikalisch getrennt von den anderen Netzwerken der Stiftung zu halten. Damit trotzdem alle Verantwortlichen Zugriff auf die benötigten Informationen hatten, mussten die Server jeweils in kurzen Abständen synchronisiert werden. Die neue Lösung sollte also in der Lage sein, diese organisatorischen Strukturen abzubilden und einen reibungslosen Datenaustausch unter Beachtung aller Datenschutzvorgaben zu ermöglichen. Auch in der täglichen Anwendung war eine Anpassung der Software an die besonderen Belange gewünscht. So sind zum Beispiel  Dokumentenvorlagen, wie etwa Reiseanträge, innerhalb der gesamten Stiftungsgruppe identisch – bis auf das Logo der jeweiligen Gesellschaft; sie sollten auch nur einmal zentral gepflegt und dann automatisch mit dem jeweiligen Logo versehen werden.

Vor allem aber musste das System leicht zu administrieren und nahezu intuitiv zu bedienen sein, denn es war geplant, die Eingabe und Pflege der Inhalte künftig auf mehrere Schultern zu verteilen. Aber auch für die Akzeptanz unter den Mitarbeitern sah man klare Strukturen, übersichtliche Menüführung und eine moderne, optisch ansprechende Gestaltung als grundlegende Voraussetzung. Diese Kriterien führten in der Recherche zu orgavision. Mittels Cloud-Speicherung ließen sich hier auch die Daten der einzelnen Beteiligungsgesellschaften komfortabel und sicher verwalten. Da für die Umsetzung des Projekts kaum interne Ressourcen zur Verfügung standen, griff man gern auf die Möglichkeit der Beratung und Mitarbeiterschulung durch den Anbieter zurück. Nach einem halben Jahr war das neue, an die Stiftungsvorgaben angepasste System bereits im Einsatz und wurde in den Folgemonaten immer weiter ausgebaut und mit Inhalten angereichert. Die Inhalte der einzelnen Bereiche werden nun jeweils durch eigene, speziell geschulte Redakteure gepflegt. Klare Strukturen und einfache Bedienung erleichtern die tägliche Arbeit und sorgen für die nötige Akzeptanz bei den Redakteuren und den Mitarbeitern.

Eine besondere Herausforderung ergab sich aus dem Umstand, dass während des Projekts parallel auch eine bereits geplante Umstrukturierung der Stiftung umzusetzen war: Der Ausbildungsbereich der Hagen Stiftung wurde in die Weiterbildungsgesellschaft überführt und die Organigramme und alle verwendeten Dokumente und Vorlagen mussten entsprechend angepasst werden. Früher hätte man nun jedes einzelne Dokument zeitaufwändig manuell ändern müssen. Mit Hilfe der Schablonenfunktion von orgavision konnten die Dokumente automatisch umgestellt werden und auch die Anpassungen im Organigramm waren mit wenigen Klicks erledigt. Auch die Vorbereitungen des ISO 9001-Audits verliefen wesentlich entspannter als in den Jahren zuvor. Die Umstellung auf die neue ISO-Norm 9001:2015 gelang problemlos, denn alle Normforderungen konnten in orgavision gut abgebildet werden. „Mit orgavision können wir nun  komfortabel und ohne Beeinträchtigungen auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten“, sagt Martin Rosorius.

Schon kurz nach der Einführung zeigte sich, dass orgavision mehr sein kann als eine komfortable Qualitätsmanagement-Lösung. Über sogenannte Musterinhalte und Content-Pakete können auch Themen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit und Umweltschutz abgebildet, gesteuert und verwaltet werden. Die Datenbasis für die meisten dieser Managementthemen ist ja zu großen Teilen identisch und themenspezifische Gliederungen, Textvorlagen, Checklisten und Prozesse liegen so direkt im unternehmenseigenen Handbuch vor und können befüllt und verwendet werden. „Das macht es für mich rund, dass wir nun alles in einem System haben und nicht für jeden dieser Bereiche eine extra Software benötigen. Inzwischen haben wir mehrere Musterpakete zu Themen wie Arbeitssicherheit und Datenschutz im Einsatz.“, verrät Martin Rosorius.

Bei der Hagen-Stiftung entwickelte sich aus der ursprünglichen QM-Lösung in wenigen Monaten eine ganzheitliche integrierte Managementplattform. So ist es nicht nur eine Organisationsplattform, sondern auch eine Kommunikationsplattform für die gesamte Gruppe. „Ich hab da mal `ne Frage“ ist ein bestimmter Bereich im Handbuch, indem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre fachlichen Fragen stellen können. Und die Kollegen antworten. Tipps und Tricks werden schnell geteilt und sind immer wieder auffindbar – auch wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach bestimmten Themen suchen. Ergänzt wird das ganze durch das sogenannte „Schwarze Brett“, welches ebenso im digitalen Handbuch zur Verfügung steht. Jeder kann hier privat etwas zum Verkauf anbieten, Gesuche aufgeben oder zum Gartenfest einladen. „Unser Ansprechpartner bei orgavision vor Ort bringt sich auch selbst mit Vorschlägen ein und unterstützt uns zum Beispiel beim Datenschutz oder der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagement-Systems auch durch inhaltliche Beratung.“

Menschen fördern, Technik gestalten – unter diesem Leitmotiv entwickelt die Dr. Reinold Hagen Stiftung Initiativen in der beruflichen Aus- und Weiterbildung sowie der Forschung und Entwicklung im Bereich der Kunststofftechnik und des Maschinenbaus. Für ihren Forschungsbereich unterhält die Stiftung zudem ein eigenes Technikum für die Kunststoffverarbeitung, einen Bereich für Konstruktions- und Simulationsaufgaben, einen Vorrichtungs- und Musterbau sowie ein Prüflabor. Ihr Know-how geben die Stiftungsmitarbeiter aber nicht nur an Auszubildende weiter. Im Auftrag der europäischen Weltraumorganisation ESA finden regelmäßig Lehrgänge statt, in denen zukünftigen Astronauten relevantes technisches Wissen und Handfertigkeiten zur Instandhaltung im Weltraum vermittelt werden. Allen Projekten und Aktivitäten der Dr. Reinold Hagen Stiftung ist gemein, dass sie sich mit gesellschaftlichen Herausforderungen, wie beispielsweise der Digitalisierung, beschäftigen und konkrete Lösungswege aufzeigen.