Zentrales QM-Tool erleichtert Zertifizierung

Die Humanomed-Gruppe hat sich bereits vor einigen Jahren zum aktiven Qualitätsmanagement bekannt und sich entschlossen, alle Einrichtungen nach der DIN EN ISO 9001 zu zertifizieren. Für die softwareunterstützende Dokumentenlenkung wurde ein System gesucht, dass in allen Betrieben nach abteilungsübergreifenden Strukturen funktionieren sollte. Die Entscheidung fiel auf orgavision. Die webbasierte Lösung garantiert, dass Änderungen zentral durchgeführt werden können und der Zugriff auf einzelne Dokumente über Zugriffsregelungen sehr detailliert steuerbar wird. Weitere bedeutende Entscheidungskriterien für die neue Lösung waren zudem die Möglichkeit der Abbildung unterschiedlicher Normen und Regelwerke sowie automatisierte Dokumentenlenkungs- und Freigabe-Workflows.

Humanomed stellte für dieses Vorhaben ein internes Projektteam auf, welches mit einem eigens definierten Projektmanagement zunächst die QM-Strukturen definierte. Bereits in der Vorbereitungsphase war die Implementierung von orgavision ein Meilenstein: Das Team begann schnell mit dem initialen Aufbau der Ordnerstrukturen, dem Import des Rollenkonzepts und der Nutzerdaten sowie dem übersichtlichen Design und ansprechenden Layout der Dokumente. Außerdem wurden auch alle Kern-, Unterstützungs- und Management-Prozesse der Organisation in orgavision abgebildet.

Parallel hierzu startete das Projektteam bereits mit den Schulungen der Hauptanwender der jeweiligen Verantwortungsbereiche. Diese legen als „QM-Moderatoren“ in Zusammenarbeit mit den Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) Dokumente wie z.B. Verfahrensanweisungen, Formulare oder Organigramme an und pflegen diese dann im Alltag. Da in diesem Zuge mehr als 1.000 Dokumente für einen Standort in orgavision erstellt werden sollten, galt es zunächst, die Zugriffsrechte der unterschiedlichen Rollen sowie die einzelnen Prüf- und Freigabeworkflows der Dokumente festzulegen. Diese komplexe Herausforderung löste das Projektteam über eine umfassende Rechtematrix in Kombination mit einheitlichen, langfristig angelegten Lenkungsregeln für jeden Standort.

Im letzten Schritt erhielten schließlich alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen lesenden Zugriff auf die Dokumente in orgavision. Hier zahlte sich das intuitive Anlegen der Ordner und Dokumentenstrukturen aus: Eine breite Schulung war nicht erforderlich, da sich alle Mitarbeiter schnell und eigenständig in orgavision zurecht fanden. Einen weiteren Beitrag zu diesem Erfolg leistete zudem das ausgeklügelte Rechtekonzept. Denn jeder Nutzer sieht so nur genau die Inhalte, die auch wirklich für ihn relevant sind – vollkommen transparent und ohne Informationsflut.

Durch die gemeinsame Expertise der Humanomed Consult und Humanomed IT Solutions wurde sowohl die Einführung von orgavision als auch die Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit komplett in Eigenregie umgesetzt. Im Zuge der angestrebten Zertifizierungen stellte es sich zudem als klarer Vorteil heraus, dass alle QM-relevanten Dokumentationen und Informationen in nur einem System bereit stehen. Besonders das integrierte „orgavision Audit-Modul“ unterstützte auf dem Weg zur Zertifizierungsreife. Bereits 18 Monate nach Start des Projekts wurde das Humanomed Zentrum Altenhofen mit über 630 Betten und 500 Mitarbeitern nach der DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert und lebt zusätzlich das Qualitätsmanagementsystem Reha®. Die Zertifizierung der Privatklinik Villach mit 152 Betten und 290 Mitarbeitern wurde im März 2015 abgeschlossen und die Privatklinik Maria Hilf in Klagenfurt in 2016.

orgavision ist in der Humanomed-Gruppe als zentrales QM-Informationswerkzeug fest etabliert und hat unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schnell eine breite Akzeptanz gefunden. Diese schätzen besonders die transparentere, schnellere Kommunikation im Unternehmen und steigerten durch die konsequente Dokumentation ihrer Tätigkeiten in orgavision ihr Verantwortungsbewusstsein spürbar. Da nun alle Verbesserungsvorschläge, Ideen und Aufgaben im „orgavision Maßnahmen-Modul“ erfasst werden, stellt die Humanomed-Gruppe auf einem strukturierten Weg die Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses auch in Zukunft sicher.

Die Humanomed-Gruppe wurde 1975 in Österreich gegründet und ist bis heute in Familienbesitz. Gegenwärtig zählt das Unternehmen zu einem der größten privaten Anbieter im österreichischen Gesundheitswesen mit rund 1.100 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von rund 90 Mio. Euro. Neben einem Kur- und Rehabilitationszentrum und zwei Privatkliniken vereinen sich unter dem Dach der Gruppe außerdem der Softwarehersteller Humanomed IT Solutions und die Managementberatung Humanomed Consult.