So gelingt Wissensmanagement im Krankenhaus

Warum wurde ein Qualitätsmanagementsystem in den KSOB eingeführt, Herr Frank? 

In den Kliniken Südostbayern wurde eine neue Stabsstelle für Qualitätsmanagement geschaffen. Es war eine Aufgabe, ein zentrales, digitales Handbuch zu erstellen, das unter anderem über eine Suchfunktion verfügt. Damit sollten Mitarbeitende Ideen und Kommentare direkt über das System abgeben können. Zum damaligen Zeitpunkt lagen Arbeitsanweisungen, Formulare oder Ablaufbeschreibungen lediglich in Papierform in Ordnern vor – und als Word-Dokumente auf unterschiedlichen Laufwerken. Wichtige Dateien wurden ins Intranet eingespielt. Doch es fehlte an Struktur. Unsere Ärzte etwa konnten nicht erkennen, dass eine neue Verfahrensanweisung zur ärztlichen Aufklärungspflicht veröffentlicht wurde. Auch Hinweise waren lediglich außerhalb des Intranets möglich – was oft dazu führte, dass Stationsleiter mit E-Mails überhäuft wurden, wenn beispielsweise die Ablaufbeschreibung eines Verbandswechsels Lücken hatte. Ein Unternehmensberater empfahl uns orgavision. Nach einer Testphase stand fest, dass wir mithilfe der Software ein richtiges Krankenhaus-Wissensmanagement aufbauen und damit das Qualitätsmanagement vorantreiben können.

Gab es in den KSOB besondere Herausforderungen bei der Einführung des Wissensmanagements?

Bis das Management der KSOB überzeugt war, brauchte ich Geduld. Für einen sinnvollen Einsatz der Software mussten wir unsere internen Strukturen und Standards überarbeiten. Zu Beginn war man skeptisch, ob sich dafür genügend Zeit und Ressourcen freistellen ließen – und ob sich diese Investition in das Qualitätsmanagement für das Krankenhaus lohnt. Die Unternehmensleitung beschloss deshalb, orgavision „häppchenweise“ einzuführen. Nacheinander wurden zunächst Verantwortliche für die einzelnen Bereiche bestimmt. Sie haben vorhandene Standards überarbeitet und ins System eingepflegt. Wann notwendig, erstellten die Teams neue Prozessbeschreibungen. Das Einführen eines Qualitätsmanagementsystems oder vielmehr eines Wissensmanagementsystems ist im ersten Schritt mit Aufwand verbunden. Die tägliche Arbeit schrittweise zu beschreiben, fällt nicht jedem leicht. Einige Kollegen haben da die Notwendigkeit, Wissen transparent zu machen, infrage gestellt. Da war schon viel Überzeugungsarbeit notwendig.

Wie haben Sie als Leiter des Qualitätsmanagements die Widerstände überwunden?

Wir hatten letztlich Erfolg, weil orgavision intuitiv nutzbar ist, weil wir zentral unterstützen können und der Schulungs- und Strukturaufbau Hand in Hand geschah. Inzwischen gehört orgavision bei den KSOB zum Alltag. Wir hören jetzt Sätze wie „Endlich sehe ich, wer wofür zuständig ist“ oder „Heute finde ich Formulare viel schneller“. Das freut uns natürlich. Es hat mich auch überrascht, wie schnell die in orgavision enthaltene Kommentarfunktion zum Einsatz gekommen ist. Plötzlich diskutieren die Mitarbeiter in orgavision über Dokumente, die zuvor im Intranet mehrere Jahre unbeachtet blieben. So ist ein konstruktiver Austausch entstanden, den ich vorher oft vermisst habe.

Was macht orgavision für Sie zu einem Wissensmanagementsystem für das Krankenhaus?

Die Kenntnisnahme- und Kommentar-Funktion des Systems – und dass es intuitiv zu benutzen ist. So beschäftigen sich die Kollegen heute mehr mit den Inhalten von Anweisungen oder Beschreibungen. Bei wichtigen Dokumenten muss der Empfänger bestätigen, dass er den Inhalt gelesen hat.

Das frühere Intranet glich eher einem digitalen „Schwarzen Brett“, dessen Inhalte den einen mehr, den anderen weniger interessierten. orgavision sorgt jetzt für einen einheitlichen Wissensstand in den KSOB. Auch die Übersichtlichkeit der Software hilft, unser Wissen an allen Standorten aktuell und transparent zu halten. Uns fehlten zum Teil klare Prozessbeschreibungen, oder sie waren in Papierordnern versteckt. Wir hatten unterschiedlichste Dateiversionen, die auf dem Server vor sich hin verstaubten. Nur wenige wussten, welche Version die aktuelle war.

Wie soll die Zukunft für das QM und Wissensmanagement bei den Kliniken Südostbayern aussehen?

Wir haben 2011 mit 100 orgavision Nutzern begonnen, inzwischen gibt es bei den KSOB 1.600 Lizenzen. Mittlerweile sind alle – ob Management, Führungskräfte, Ärzte oder Fachpersonal – von der Software überzeugt. Wir wünschen uns, dass alle 3.700 Mitarbeitenden einen persönlichen Zugang zum System erhalten. Dafür hat die Klinikleitung im Zuge einer Digitalisierungsstrategie mehr als 100 Laptops angeschafft, die auf den Stationen als mobile Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. So erreichen wir auch Kollegen ohne festen PC-Arbeitsplatz und ohne Firmen-E-Mail. Wir planen, dass sich alle Mitarbeiter an diesen Laptops oder an den festen PCs in den Dienstzimmern mit ihrer ID-Karte per Docking-Station einloggen und direkt auf orgavision zugreifen. Die Funktion Single Sign-on war daher ein wichtiges Feature bei der Auswahl des Systems.

Uns ist es wichtig, dass sich jeder einzelne einbringen kann: Statt statische Dokumente zu verwalten, soll das Wissensmanagementsystem leben und Ideen und Hinweise der Mitarbeiter sichtbar machen.

Dass sich anhand der Software die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 erfüllen lassen, war ein weiterer Grund, sich für orgavision zu entscheiden. Nun sind das Onkologische Zentrum in Traunstein, die geriatrische Rehabilitation in Trostberg sowie in Berchtesgaden, das Endoprothetik-Zentrum in Berchtesgaden sowie die Strahlentherapie und die Radioonkologie des Klinikums Traunstein zertifiziert. Mittelfristig wollen sich die Kliniken Südostbayern an allen Standorten zertifizieren lassen.

Zertifikate waren jedoch nicht der Treiber für den Aufbau eines Wissensmanagements in unseren Kliniken. Es sollte ein integriertes Managementsystem entstehen, das allen Standorten als Informations-, Kommunikations- und Organisationsplattform dient. Die über 16.000 angelegten Elemente sprechen dafür, dass die Entscheidung für orgavision richtig war. Der Inhalt hat sich im Vergleich zum „alten“ Intranet, das Anfang 2017 abgeschaltet wurde, verdreifacht.