Digitales Qualitätsmanagement: Home Care Aachen profitiert von orgavision

Die Lebensqualität schwer erkrankter oder sterbender Menschen zu wahren oder zu verbessern, ihnen einen Lebensabend in Würde und so selbstbestimmt wie möglich zu gestalten: Das ist die Aufgabe des Teams aus Fachkräften der Medizin, Pflege, Sozialen Arbeit und Verwaltung bei Home Care Aachen. Wenn Lebensqualität der Zweck ist, muss Qualität zweifellos ein wichtiges Mittel sein: Diese zu sichern, zählt zu den tagtäglichen Begleitaufgaben des Qualitätsmanagement-Teams (QM). Ein kontinuierliches Qualitätsmanagement gilt aus gutem Grunde im Gesundheitswesen als unerlässlich – und erzeugt entsprechenden administrativen Aufwand. Dabei erreichte Home Care Aachen im Wachstum ein Stadium, in dem die herkömmlichen Prozesse ein Upgrade brauchten. 

Die inzwischen rund 120 Mitarbeitenden bewältigten die administrativen Aufgaben ihres Tagesablaufs bis vor Kurzem über eine serverbasierte Ordnerstruktur mit Word- und PDF-Dokumenten. Für die QM-konforme Dokumentenlenkung notwendige Kopf- und Fußzeilen, Schreibschutz, Umsetzung von Vorgaben, Datumsanpassungen, Versionierung und vieles mehr: Alles wurde manuell bearbeitet. Für die bessere Auffindbarkeit markierte man die geänderten Stellen händisch – in jedem Dokument.  

Die aus manuellen Prozessen folgende Fehleranfälligkeit wuchs mit dem Unternehmen. Mitarbeitende brauchten oft lange, um das richtige Dokument zu finden. Eine einzige falsch bezifferte Versionierung konnte alles durcheinanderbringen. Es gab Probleme mit eindeutigen Dokumentennamen und Speicherpfaden, mit der QM-konformen Lenkung relevanter Dokumente, bei der Definition und Umsetzung von Zugriffs-/Bearbeitungsrechten sowie bei Freigabeverfahren. Eine sinnvolle Verknüpfung von Inhalten war gar nicht möglich. 

Wie so oft zögerte der alltägliche Arbeitsaufwand die grundsätzliche Beschäftigung mit dem Problem lange hinaus. Es wurde immer deutlicher, dass Handlungsbedarf bestand. Mit wachsender Komplexität schlug das Pendel zwischen Vor- und Nachteilen der bisherigen Lösung immer mehr in Richtung „Neuorientierung“ aus: Das System kam an seine Grenzen; an der Implementierung eines neuen digitalen Qualitätsmanagements führte kein Weg vorbei. 

„Da es galt, etwas sehr Gewohntes zu ersetzen, war es wichtig, die Anwendenden in den gesamten Prozess mit einzubeziehen – schon bei der Auswahl“, so das QM-Team von Homecare. Das Team evaluierte gemeinsam verschiedene Anbieter und entschied schließlich zugunsten von orgavision, „weil die Lösung unsere Anforderungen am besten erfüllt und besonders anpassungsfähig ist – z. B. auch, wenn einmal eine Zertifizierung im Zuge eines Audits nötig wird“, erläutern die Kolleg:innen aus dem QM-Team. Dies stehe zwar bisher nicht in Aussicht, man wolle jedoch mit einer flexiblen Lösung vorbereitet sein und nicht schlimmstenfalls noch einmal wechseln müssen. 

Gemeinsam mit orgavision bereitete das QM-Team die Implementierung und den Einsatz der Software im laufenden Betrieb akribisch vor, um die Akzeptanz bei den Beschäftigten und damit den Erfolg sicherzustellen. So wurde seitens orgavision die Struktur des Unternehmens genauestens er- und hinterfragt. Das spielte eine wesentliche Rolle u. a. bei der Definition der Handbuch- und Ordner-Struktur, der Rollen und Rechte. „Diese zeitintensive Vorgehensweise zahlt sich jetzt schon aus – je detailgenauer man hier arbeitet, desto mehr Aufwand spart man später ein“, so das Team aus dem Qualitätsmanagement. 

Inzwischen ist orgavision die zentrale Plattform im Unternehmen mit Zugriff aller Beschäftigten gemäß ihrer jeweiligen Rollen und Rechte. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Veröffentlichung relevanter Informationen mithilfe kenntnisnahmepflichtiger Foren. 

Dank der definierten Freigabeprozesse arbeiten alle Beteiligten nahtlos gemeinsam an den Inhalten und erstellen so mit wenig Aufwand die notwendigen, QM-konformen Dokumentationen. Es gibt Foren und eine Plattform mit tagesaktuellen Informationen für die Mitarbeitenden. In mehreren Bereichen wird das System bereits eigenständig durch die jeweils Verantwortlichen genutzt. 

Dass alle nach dem Einloggen sofort ihre Aufgaben und kenntnisnahmepflichtigen Inhalte sehen, erleichtert die Nutzung massiv. Besonders die Übersichtlichkeit loben alle Beteiligten gleichermaßen. Jedes Teammitglied überblickt sofort seine To-dos; insbesondere die Kenntnisnahmen erfolgen sehr zeitnah.  

Entsprechend hoch ist die Akzeptanz im Team, das Feedback durchweg positiv. „Da für die Beschäftigten die Arbeit mit den Patient:innen im Vordergrund steht, ist jede Minimierung des administrativen Aufwands willkommen“, sagen die Fachverantwortlichen aus dem Qualitätsmanagement-Team. Das Zugriffsprocedere schafft den optimalen Spagat zwischen Sicherheit und möglichst wenig Umstand. orgavision läuft auf verschiedenen, auch mobilen Endgeräten reibungslos. Damit ist eines der wichtigsten Hauptkriterien erfüllt: Die Nutzung der Software von den ambulanten Teams mit verschiedenen mobilen Endgeräten war nämlich ein wesentlicher Entscheidungsparameter für orgavision.  

Zufriedene Mitarbeitende, die mehr Energie für ihre eigentliche Aufgabe haben – nämlich die Betreuung ihrer Patient:innen, eine deutlich bessere Verfügbarkeit relevanter Informationen, QM-konforme Dokumentenlenkung, schnellere und rechtsichere Prozesse, weniger Aufwand und Fehler: Bei Home Care sind alle äußerst zufrieden mit der neuen Lösung im digitalen Qualitätsmanagement, ob in Leitung, Pflege oder Service. Zudem sind noch Optimierungen und die Integration weiterer Module möglich, sodass anders als bei der bisherigen Vorgehensweise einer Optimierung des Qualitätsmanagements keine Grenzen gesetzt sind. 

Dies kommt allen Beteiligten zugute: Dem Unternehmen, den Mitarbeitenden – und vor allem auch den Patient:innen. 

Home Care Aachen bietet seit Dezember 2009 mit ihrem Palliative Care Team (PCT) spezialisierte ambulante Palliativversorgung (SAPV), arbeitet mit ihrem ambulanten palliativpflegerischen Dienst (APD) mit Arztpraxen zusammen und betreibt seit 2015 ein stationäres Hospiz. Das Team aus speziell geschultem ärztlichen Fachpersonal sowie Fachkräften der Pflege, der Sozialen Arbeit und der Verwaltung ermöglicht schwerkranken Menschen ein würdiges Leben bis zum Tod – stationär oder in ihrer vertrauten häuslichen Umgebung.